YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
- Belediye Meclisi ve Encümenin düzenli çalışabilmesi için gerekli işlemleri yapmak.
- Hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi için gerekli desteği vermek. Meclise ve Encümene sunulacak dosyaları tanzim etmek.
- İlgili mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde Meclis ve Encümen toplantılarının düzenlenmesi ve kararların alınmasını sağlamak.
- Kuruma gelen ve kurumdan gidecek olan her türlü evrakın kaydını yapmak ve birimlerle koordineli çalışmak. Belediyeye evlenmek için müracaat eden kişilerin evlilik akitlerini gerçekleştirmek.
- Belediyenin genel arşivinin istenen kalitede ve verimde çalışmasını sağlamakla görevlidir.
AMAÇ VE KAPSAM
Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.
Bu prosedür Serdivan Belediyesi’nde yapılan Başkanlık iş ve işlemleri, Meclis ve Encümen toplantıları, nikah işlemleri, posta faaliyetlerini kapsar.
TANIMLAR VE KISALTMALAR
Belediye Encümeni: 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 33-34-35-36. maddelerinde belirtilen hükümleri kapsayan ve belediyenin kısmen karar, kısmen yürütme organıdır. Üyeleri Belediye Meclis üyeleri içinden seçilen ve Belediye Başkanınca görevlendirilen birim müdürlerinden oluşur.
Belediye Meclisi: 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 17…-32. maddelerinde belirtilen hükümleri kapsayan, belediyenin karar organıdır.
Resmi Evrak: Resmi kurum ve kuruluşlar tarafından yapılan yazışmalar.
Havale: Resmi ve özel kurum ve kuruluşlar ile vatandaşların yazılı taleplerinin ilgili birim /müdürlük tarafından işlem görmesi için ilgili olduğu birime /kişiye yönlendirilmesi.
Zimmet Defteri: Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların ilgilisine imza karşılığı teslimi.
Posta: Kurumumuzun resmi ve gayri resmi kurum/kuruluşlar ile resmi posta yolu ile haberleşmesi
Md: Müdür
V. : Vekil
a : Adına
PROSEDÜR AYRINTISI
1- Gelen Evrak ve Dilekçe Kayıt:
Kurye, Kep üzerinden, posta ile resmi kurum ve kuruluşlardan gelen resmi evraklar bilgisayar ortamında kayıt altına alınır. Kaydı yapılan evrak, Yazı İşleri Müdürü tarafından kontrolü yapılarak ilgili müdürlüğe havale edilir. Ayrıca Çözüm Masasına gelen dilekçe ve diğer evrakların kaydı yapılarak ilgili müdürlüklere havale edilir.
2- Giden Evrak Kayıt:
Belediye Başkanlığımıza bağlı Müdürlüklerin; kurum dışındaki resmi kurum ve kuruluşlar ile şahıslara yazmış oldukları evraklar Kep üzerinden veya fiziki olarak gönderilir. Ayrıca müdürlüklerden zarf ile gelen evraklar postaya verilir. ·
3- Meclis Gündemi ve Kararların Hazırlanması:
Başkanlığımıza bağlı Müdürlüklerden Meclise sunulmak üzere gelen evraklar alınır. Mecliste görüşülüp karara bağlanmak üzere gelen evraklar ile gündem oluşturularak Belediye Başkanına sunulur ve imzalatılır. Meclis toplantıları 5393 sayılı Belediye Kanunun 20.maddesine göre yapılmaktadır. Belediye Meclisi Belediyenin karar organı olup, yasa gereği her ayın ilk iş günü toplanır. Mecliste görüşülerek karara bağlanan teklifler yazılarak karar haline dönüştürülür. Toplantıyı idare eden Meclis Başkanı ve Divan Katiplerine imzalatılır. Meclis Kararlarının 1’er nüshası Kaymakamlık Makamına ve Büyükşehir Belediye Başkanlığına gönderilmesi gereken kararlardan da 1 ‘er nüsha Büyükşehir Belediye Başkanlığına zimmetle gönderilir.
4- Encümen Gündemi ve Kararların Hazırlanması:
Başkanlığımıza bağlı Müdürlüklerden Encümene sunulmak üzere gelen evraklar alınır. Encümene görüşülüp karara bağlanmak üzere gelen evraklar ile gündem oluşturularak Belediye Başkanına sunulur ve imzalatılır. Encümen toplantısı Her hafta Perşembe günleri gerçekleşir. Encümende görüşülerek karara bağlanan teklifler yazılarak karar haline dönüştürülür. Oluşturulan kararlar Encümen üyelerine imzalatılır. Ve ilgili müdürlüğüne birer nüshası tebliğ edilir.
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNE BAĞLI EVLENDİRME MEMURLUĞU
1- Nikah İşlemleri:
Nikah için müracaat etmek isteyen çiftlerden; 5’er adet vesikalık fotoğraf, Kimlik fotokopisi ile kayıtlı olduğu Aile hekiminden alınacak olan Sağlık Raporunu tamamlayarak getirmeleri istenir. Evrakları tamamlayan çiftlerin her ikisi de gelerek evraklarını teslim ederler. Bu sırada çiftler Evlenme Beyannamesini imzalar. Çiftlerin isteği doğrultusunda veya müsait en yakın tarih için nikah günü tespiti yapılır. Tespit edilen günde 2 şahit ve misafirler huzurunda nikah işlemi yapılır.
Nikahın Belediye sınırları dışarısında faklı bir bölgede yaptırılmak istendiğinde; Nikah işlemleri için istenen evraklar kayda alınıp, evlenme izin belgeleri verilerek, istedikleri Belediye’ye teslim edip, nikah için gün alıp nikah kıydırabilirler.
Ayrıca herhangi bir il ya da ilçede oturup, izin belgesi ile nikah memurluğumuza müracaat eden çiftlere memurluğumuz ve çiftlerin uygun gördükleri gün ve saat tespiti yapılarak nikah akdi gerçekleştirilir.
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNE BAĞLI ÇÖZÜM MASASI BİRİMİ
1. Resmi İmar Başvuru Belgesi Kayıt İşlemleri Gerekli Belgeler;
• Başvuru Dilekçesi,
• Tapu Fotokopisi,
• Kimlik Belgesi Fotokopisi (mal sahibine ait),
• Lisanslı Harita Kadastro ve Mühendislik Bürosu onaylı ‘Aplikasyon Krokisi’,
Resmi İmar Durumu başvurularında dosyanın işleme alınabilmesi için, söz konusu arsa şahsa ait ise dilekçede mal sahibinin imzasının, şirkete ait ise şirket kaşesi ve şirket yetkilisi imzasının yer alıp almadığı kontrol edilir. Yukarıda yer alan gerekli belgelerin de kontrol edilmesinin ardından, ilgili kişi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü’ne yönlendirilerek dosyanın ‘Tahakkuk’ işlemlerinin yapılması ve ardından ‘Gelirler Servisi’ne yönlendirilerek ‘Vergi Borcu Yoktur’ ve ‘Ödendi’ kaşelerinin dilekçede yer alması sağlanır. Birimimiz Teknik Personellerince eksiksiz olarak teslim alınan evraklar dijital ortama aktarılarak kayıt işlemleri tamamlanır ve İmar ve Şehircilik Müdürlüğü’ne gönderilir.
2. İnşaat Ruhsatı Başvuru Belgesi Kayıt İşlemleri Gerekli Belgeler;
• Başvuru Dilekçesi,
• Tapu Fotokopisi
• Lisanslı Harita Kadastro ve Mühendislik Bürosu onaylı ‘Aplikasyon Krokisi’,
• Yapı Aplikasyon Tutanağı,
• Son bir yıla ait ‘Resmi İmar Durumu Belgesi’,
• İnşa edilecek Bina TUS (Teknik Uygulama Sorumlusu) onaylı bina ise ‘Teknik Değerlendirme Raporu’,
• Mimari, Statik, Makine, Elektrik, Saski, Telekom Projeleri,
• Zemin Etüt Raporları,
• Teknik Personel ve Müteahhit Taahhütnameleri,
İnşaat Ruhsatı Başvurularında dosyanın işleme alınabilmesi için söz konusu ruhsat başvurusu şahsa ait ise dilekçede mal sahibinin imzasının, başvuru şirkete ait ise şirket kaşesi ve şirket yetkilisi imzasının yer alıp almadığı, Teknik Değerlendirme Raporunda proje müelliflerinin tümünün imzasının yer alıp almadığı kontrol edilir. Başvuru dosyasında yer alan mimari, statik, makine, elektrik, sıhhi tesisat ve telekom projelerinin kurumlarca onaylı ve 4 nüsha olup olmadıkları kontrol edilir. Birimimiz teknik personellerince yukarıdaki yazılı belgelerin de kontrol edilmesinin ardından eksiksiz olarak teslim alınan evraklar dijital ortama aktarılarak kayıt işlemleri tamamlanır ve İmar ve Şehircilik Müdürlüğü’ne gönderilir.
3. Hak ediş Dosyalarının Kayıt İşlemleri
Yapı Denetim Firması tarafından teslim edilen Hak ediş Dosyalarında şirket kaşesi ve şirket yetkilisi imzasının yer alıp almadığı kontrol edilerek Birimimiz Teknik Personellerince eksiksiz olarak teslim alınan evraklar dijital ortama aktarılarak kayıt işlemleri tamamlanır ve Yapı Kontrol Müdürlüğü’ne gönderilir.
4. Yapı Kullanım İzin Belgesi Başvuru Kayıt İşlemleri Gerekli Belgeler;
• Başvuru Dilekçesi,
• Tapu Fotokopisi,
• Kimlik Belgesi Fotokopisi (mal sahibine ait)
• İnşaat Ruhsatı Fotokopisi (son beş yıla ait),
• İnşa edilecek Bina TUS (Teknik Uygulama Sorunlusu) onaylı bina ise ‘Teknik Değerlendirme Raporu’,
• İnşa edilecek bina Yapı Denetim Firması kontrolünde ise son hak ediş ödemesinin yapılmış olması ve ‘İş Bitirme Belgesi’ bulunması,
Yapı Kullanım İzin Belgesi Başvurularında dosyanın işleme alınabilmesi için söz konusu başvuru şahsa ait ise dilekçede mal sahibinin imzasının, başvuru şirkete ait ise şirket kaşesi ve şirket yetkilisi imzasının yer alıp almadığı, Teknik Değerlendirme Raporunda proje müelliflerinin imzalarının eksiksiz olup olmadığı kontrol edilir. Yukarıda yer alan gerekli belgelerin de kontrolünün sağlanmasının ardından Birimimiz Teknik Personellerince eksiksiz olarak teslim alınan evraklar dijital ortama aktarılarak kayıt işlemleri tamamlanır ve İmar ve Şehircilik Müdürlüğü’ne gönderilir.
5. Encümen Kararı Başvurusu Kayıt İşlemleri (Yol Terki, İfraz, Tevhit, İhdas vb.) Gerekli Evraklar;
• Başvuru Dilekçesi,
• Tapu Fotokopisi,
• Kimlik Belgesi Fotokopisi (mal sahibine ait),
• Durum Haritası,
• Röleve ve Ölçü Krokisi,
• Tescil Bildirim Belgesi,
Encümen Kararı Taleplerinde Başvuru dosyalarının işleme alınabilmesi için başvuru dosyasında yer alan dilekçenin imzalı olup olmadığı ve yukarıda yer alan gerekli evraklar kontrol edilerek ilgili kişi Emlak İstimlak Müdürlüğü’ne yönlendirilerek dosyanın ‘Tahakkuk’ işlemlerinin yapılması ve ardından ‘Gelirler Servisi’ne yönlendirilerek ‘Vergi Borcu Yoktur’ ve ‘Ödendi’ kaşelerinin dilekçede yer alması sağlanır. Birimimiz Teknik Personellerince eksiksiz olarak teslim alınan evraklar dijital ortama aktarılarak kayıt işlemleri tamamlanır ve Emlak İstimlak Müdürlüğü’ne gönderilir.
6. Su Aboneliği Başvurusu Kayıt İşlemleri Gerekli Evraklar;
• Başvuru Dilekçesi,
• Tapu Fotokopisi,
• Emlak Beyanı, Dekont
Su Aboneliği başvurularının işleme alınabilmesi için başvuru dosyasında yer alan dilekçenin imzalı olup olmadığı ve yukarıda yer alan gerekli evraklar kontrol edilerek ilgili kişi Emlak İstimlak Müdürlüğü’ne yönlendirilerek dosyanın ‘Tahakkuk’ işlemlerinin yapılması ve ardından ‘Gelirler Servisi’ne yönlendirilerek ‘Vergi Borcu Yoktur’ ve ‘Ödendi’ kaşelerinin dilekçede yer alması sağlanır. Birimimiz Teknik Personellerince eksiksiz olarak teslim alınan evraklar dijital ortama aktarılır. Plansız bölgeler için yapılan başvurular ‘Emlak İstimlak Müdürlüğü’ne , Merkez Mahalleler ve planlı bölgeler için yapılan başvurular ise ‘İmar ve Şehircilik Müdürlüğü’ne gönderilir.
7. Belediyeye Ait Hissenin Satın Alınması Başvurusu Kayıt İşlemleri Gerekli Evraklar;
• Başvuru Dilekçesi (mal sahibinin ve tüm hissedarların imzası)
• Tapu Fotokopisi,
• Kimlik Belgesi Fotokopisi (mal sahibine ait),
Birimimiz Teknik Personellerince eksiksiz olarak teslim alınan evraklar dijital ortama aktarılarak kayıt işlemleri tamamlanır ve Emlak İstimlak Müdürlüğü’ne gönderilir.
Emlak İstimlak Müdürlüğünce Encümen Toplantısına sunulan başvuru, toplantıda değerlendirilerek hissenin fiyatı belirlenir ve her hafta Cuma günü karara bağlanır. Başvuru sahibi Emlak İstimlak Müdürlüğü tarafından aranılarak bilgilendirilir. Kararı almak için Belediyemize gelen ilgili kişi, Emlak İstimlak Müdürlüğü’ne yönlendirilerek dosyanın ‘Tahakkuk’ işlemlerinin yapılması ve ardından ‘Gelirler Servisi’ne yönlendirilerek ‘Vergi Borcu Yoktur’ ve ‘Ödendi’ kaşelerinin dilekçede yer alması sağlanır. Ödemesi alınan karar bilgi yazısı ile Tapu Müdürlüğüne gönderilir ve yeni bir tapu düzenlenmesi sağlanır.
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNE BAĞLI ÇAĞRI MERKEZİ BİRİMİ
Çağrı merkezi dışarıdan gelen telefonlara cevap verir. Gelen çağrılar talepleri doğrultusunda ilgili müdürlüğe aktarılır. Vatandaşlarımızdan gelen şikayet, istek ve talepler ilgili birimlere yönlendirilir.
İLGİLİ DÖKÜMANLAR
5393 sayılı Belediye Kanunu
3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Kanunu
4109 Sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkında Kanunu
5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu
5259 Sayılı Polis Vazife ve Selahiyet Kanunu
2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu
4721 Sayılı Medeni Kanunu
Resmi Mühür Yönetmeliği
Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği