1. AMAÇ ve KAPSAM :
Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi İmar İşleri Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.
Bu prosedür Serdivan Belediyesi’nde yapılan ilgili işlemlerinin yapılması faaliyetlerini kapsar.
2. TANIMLAR VE KISALTMALAR:
KYT: Kalite Yönetim Temsilcisi
SBB: Sakarya Büyükşehir Belediyesi
B.Ş.B.B.: Büyükşehir Belediye Başkanlığı
B.Ş.B.M.: Büyükşehir Belediye Meclisi
S.B.M.: Serdivan Belediye Meclisi
K.T.V.K.K.: Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu
Ç.Ş.B.: Çevre ve Şehircilik Bakanlığı
3. SORUMLULAR:
Bu prosedür İmar İşleri Müdürü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.
4. PROSEDÜR AYRINTISI:
4.1 İMAR DURUMU BELGESİ HAZIRLANMASI
İmar ve Şehircilik Müdürü tarafından dosyanın havale edileceği teknik personel belirlenir ve havale edilecek teknik elemanın adı, soyadı ve havale tarihi dilekçe üzerine yazılır, paraflanır, dilekçe ve dosya Kalem ve arşiv memuruna teslim edilir. Kalem ve arşiv memuru tarafından dosyanın havale edildiği teknik elemanın ismi iş akış sistemi programına kayıt edilir ve dosya teknik elemana teslim edilir. Teknik Eleman tarafından gelen talep incelenir ve aşağıdaki işlemler başlatılır.
4.1.1 Teknik personel tarafından dilekçe ekinde olması gereken tapu ve çap evraklarının olup olmadığı kontrol edilir. Ekler yoksa işlemin yapılamayacağını bildiren yazı iki nüsha hazırlanarak imzalanır ve İmar ve şehircilik müdürlüğüne imzalatılır; kalem ve arşiv memuru tarafından işlemin çıkışı iş akış sistemi programına kayıt edilir. Dosyadaki yazının bir nüshası müracaat sahibine veya vekiline teslim edilir, diğer nüshası ile birlikte dosya kalem ve arşiv memuruna gönderilir.
4.1.2 Dilekçe ve eklerinde tapu ve çap belgeleri mevcut ise teknik personel tarafından aşağıdaki işlemler başlatılır. Teknik personel imar planı üzerinde parselin konumunu inceler. İnceleme sonucunda, sosyal ve teknik donatı alanı (yeşil alan,yol,okul ) içinde yer alan parsel için müracaat sahibine bilgi verilmesi için , durumu tanımlayan yazı teknik personel tarafından hazırlanıp imzalandıktan sonra İmar ve Şehircilik Müdürünün de imzası alınır.
Elden takip edilen talepler için kalem ve arşiv memuru tarafından işlemin çıkışı iş akış sistemi programına kayıt edilir . Dosya İmar ve Şehircilik Müdürünün imzasına gönderilir. Müdür imzası tamamlandıktan sonra ilgili Başkan Yardımcısının imzasına sunulur. İmza safhası tamamlandıktan sonra dosya Kalem memuruna geri gelir. Asıl nüsha mal sahibine verilir. Sureti ve işlem dosyası iş akış sistemine kapanış verilerek arşive gönderilir.
4.1.3 Planda yapılaşma olan parsellere plan notları, imar yasası, Sakarya İmar Yönetmeliği’ne göre imar durumu dört kopya olarak düzenlenir. İmar durumu belgesi ücreti Serdivan Belediye Başkanlığının ücret tarifesine göre hesaplandıktan sonra Mali Hizmetler Müdürlüğü‟ne hitaben ücret tahakkuk fişi düzenlenir. Düzenlenen bu belgeler teknik personel ve müdür imzalarından sonra kalem memuruna gönderilir. Ücret tahakkuk fişinin ödeme makbuzunun bir nüshası müracaat sahibine verilir. Müracaat sahibi tarafından Mali Hizmetler Müdürlüğü‟ne ödenen makbuzun bir kopyası arşiv memuru tarafından dosyasına konur. Kalem memuru tarafından iş akış sistemi programına kayıt edilir. Dosyadaki imar durumu belgesinin bir nüshası müracaat sahibine veya vekiline teslim edilir. Diğer nüshası ücret tahakkuk fişinin kopyası ile birlikte imar dosyasına konulur.
4.1.4 İmar Yönetmeliği ve plan notlarında açıklanmayan veya tereddütte düşülen konularda uygulamaya esas olacak şekilde İmar Yönetmeliği ve İmar plan notlarındaki yetki dahilinde S.B.B.’nin görüşü alınır.
4.1.5 Mahkeme, İcra müdürlükleri ve resmi kurumlardan gelen evrak kalem arşiv bürosu tarafından iş akış sistemine kaydedilir. İmar durumu bilgi talepleri teknik personel tarafından İmar paftasından ve dosyasında incelenerek yazı ile müdür ve ilgili başkan yardımcısı imzası alınarak bilgi verilir.
4.1.6 Vatandaşlar tarafından bilgi almak amacıyla büroya sözlü yapılan müracaatlar teknik personelce cevaplanır.
4.2 Proje Onay ve Ruhsat İşlemleri
4.2.1 Parseline bina yapmak üzere imar durumu alan parsel sahibi tarafından dilekçe ve ekinde projelerle birlikte kalem memurluğuna müracaat edilir. Kalem memurluğu tarafından kayıt numarası verilen dilekçe, iş akış sistemine kayıt edilerek dilekçenin ilgili olduğu dosya arşivden çıkartılır, dilekçesi ve ekleri ile birlikte İmar ve Şehircilik müdürü tarafından dosyanın havale edileceği teknik eleman; bilgi, tecrübe ve iş yüküne göre belirlenir ve teknik elemanın ad soyadı ve havale tarihi dilekçe üzerine yazılır, paraflanır, dilekçe ve dosya ilgili ruhsat memuru teknik personele havale edilir.
4.2.2 Teknik eleman tarafından gelen talep incelenir ve aşağıdaki işlemler başlatılır.
4.2.3 Teknik eleman tarafından ilgilisinin dilekçesi ekinde olması gerekenler;
· Tapu
· Çap (Lisanslı Harita ve Kadastro Mühendislik Bürosu tarafından onaylanmış)
· İmar Durumu (1 yıl içerisinde alınmış)
· Röperli Kroki
· İnşaat İstikamet Rölevesi (Gerekli hallerde)
· Plankote
· Mimari, Statik, Mekanik, Elektrik, Telefon projeleri (4’er nüsha)
· SASKİ onaylı kanal bağlantı projesi ve Mimari projede SASKİ onayı
· Yapı Denetim Kuruluşu sözleşmesi, evrakları ve Proje üzerindeki onayı
· Mimari projelerde S.B.B. İtfaiye Daire Başkanlığının ilgili birim onayı
· 31.12.2010 tarihli Sığınak Yönetmeliği uyarınca sığınak yapılması gereken binalarda ilgili yönetmeliğe uygun sığınak projesi ve yapı denetim kuruluşu onay ve raporu
· Projelerin üzerinde proje müellifleri kaşe ve imzası ile yapı denetim kuruluşu ve yetkili denetçilerinin kaşe ve imzası
· Arkeolojik ve doğal sit alanı olarak tescil edilen parsel ise Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kurulu‟nun kararı ve proje üzerindeki onayı teknik eleman tarafından kontrol edilir.
· Zemin Etüdü (S.B.B. onaylı) - Sıvılaşma var ise zemin iyileştirme projesi ve raporu
4.2.4 Dilekçe ve eklerinde herhangi bir eksik yok ise, teknik personel; imar yönetmeliğinin, 12.02 maddesinin “Projelerin tetkik aşamasında uyulacak esaslar” doğrultusunda projeleri kontrol eder.
4.2.5 Ruhsat personeli dosyayı ve parseli olduğu adreste inceler. Temel ruhsatı verilecek parsel boş değil ise 6.2.5 yapı yıkım belgesi işlemleri uygulanır. Parsel boş ise Tapu Müdürlüğü’ne hissedar durum yazısı, Emlak vergi ilişik kesme yazısı ve Yapı Harç ve ücret makbuzu düzenlenir. Ruhsat memuru tarafından ad soyad ve tarih bilgileri yazılarak imzalanır. Düzenlenen formlar ilgilisine verilir.
4.2.6 Formların teslimi yapıldıktan sonra, parsel sahibinin yapı denetim bürosunun ilk taksitini ödemesi için Malmüdürlüklerine gönderilir. Yatırdığı ücret ile ilgili dekont ruhsat memuruna teslim edilir.
4.2.7 Otopark parsel bünyesinde sağlanmıyorsa tasdikli projede belirlenen otopark ücretinin ödenmesi için ve ruhsat için belirtilen tüm evrakların tamamlanması halinde (Otopark harcı) düzenlenir. Yapı Ruhsatı üzerindeki sorumluluk imzaları tamamlanır. İlgilisine İnşaat için elektrik ve su bağlatma yazısı, inşaat yapımında uyulacak kurallar yazısı, SSK işyeri bildirge yazısı, Yapı ruhsatı bilgi fişi düzenlenerek verilir. Ruhsat ve İskan memuru tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir.
4.2.8 İmar ve Şehircilik Müdürü dosyadaki evrakları inceleyerek imzalar ve dosyayı kalem memuruna verir. Evrakın bir kopyası ilgilisine, bir fotokopisi imar arşivine, bir kopyası Devlet İstatistik Enstitüsüne, bir kopyası da Maliye ve Gümrük Bakanlığına gönderilir. Evrakın bir kopyası imar dosyasına konur. Kalem personeli ilgilisine yapı ruhsatı ve eklerini teslim ettikten sonra dosyayı arşive gönderilmek üzere iş akış sistemine kayıt ederek İmar kalem memurluğuna verir.
4.3 Ruhsat almadan inşaata başlanması halinde
4.3.1 Yapı kontrol memuru dosyayı ve parseli olduğu adreste inceler. Ruhsat verilecek parselde ruhsat almadan inşaata başlandığı tespit edildiği taktirde (Ruhsatsız inşaat için Belediye Encümenine Yazı) düzenlenir. Projesine aykırı ve kaçak yapılarla ilgili uygulanan işlemlerden geçerek karar alınmak üzere encümene sunulur.
4.3.2 Belediye Encümen kararı alındıktan sonra evrak imar kalemine gönderilir. İmar kalemi iş akış sistemine kayıt ederek dosyayı havale etmek üzere İmar ve Şehircilik Müdürüne teslim eder. İmar ve Şehircilik Müdürü karar üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol personeline havalesini yapar.
4.3.3 Kalem memurluğunca encümen kararları yapı ilgilisine Zabıta Müdürlüğü aracılığı ile tebliğ ve tevdi edilmek üzere yazılır. Paranın yatırılması halinde ruhsat verme işlemleri uygulanır
4.4 Parsellerde Uygulama Projesi Onaylanması
Teknik eleman tarafından projenin vaziyet planı, kat planları, kesitler ve görünüşlerin imar durumuna uygunluğu incelenir. İmar durumunda belirlenmiş ise taban alanı katsayısı, kat alanı katsayısı hesapları kontrol edilir. İmar durumunda blok ebatları verilmiş ise proje ile blok ebatları kontrol edilir.
4.4.1 İmar dosyasındaki statik projeler afet bölgesinde yapılacak yapılar hakkındaki yönetmeliğe göre incelenir. Statik projelerde yapı denetim bürolarının ve proje müelliflerinin onayı aranır. İlgilisi tarafından onaylatılan zemin etüd raporlarının statik hesaplarla uygunluğu kontrol edilir.
4.4.2 Statik hesapların uygun olması halinde; betonarme proje ve statik hesaplar tarih, isim soyadı yazılarak teknik eleman tarafından imzalanır.
4.4.3 Statik hesapların uygun olmaması halinde; Betonarme projedeki eksikler veya düzeltilmesi gereken hatalar ilgilisi tarafından düzeltilir.
4.4.4 İmar ve Şehircilik Müdürü tarafından onaylanan statik projeler, büro kayıt elemanı tarafından iş akış sistemi programına kaydedilerek dosya teknik kaleme teslim edilir.
4.4.5 Makine ve Elektrik Projelerinin Mimari proje ile uyumluluğuna bakılır. Burada Makine ve Elektrik Projelerinin mimari ile aynı yer olup olmadığı kontrol edilir. Bu doğrulandıktan sonra Makine ve Elektrik Projeleri ilgili yönetmelik ve şartnamelere göre yapılıp yapılmadığı kontrol edilir.
4.4.6 Elektrik Projeleri kontrol edilirken ; Gerilim düşümü hesabına,Akım kontrolüne,Ana pano ve topraklaması,sayaç,kolon,kaçak akım şalterlerine,Telefon tesisatı ve topraklamasına ,Televizyon tesisatı ve topraklamasına,Yangın ihbar tesisatına,Asansör adedine,asansör kuyusu ölçülerine,enerji besleme şekline ve topraklamasına,yıldırımlık tesisatı durumlarına bakılır.
4.4.7 Makine Projeleri kontrol edilirken:Isı yalıtımına, Isı kaybı hesabına, Buhar yoğuşma hesabına, havalandırma hesabına, yangın söndürme sisteminin olup olmadığına, doğalgaz tesisat projesine, sıhhi tesisat projesine bakılır.
4.4.8 Teknik eleman tarafından İmar yönetmeliğinin “Projelerin tetkik aşamasındaki uyulacak esaslar‟ doğrultusunda ita fişi üzerindeki bilgiler doldurulur.
İta fişi üzerine;
Ø Proje inceleme ve tasdik harcı
Ø Yapı Ruhsatı harcı
Ø Toprak Harfiyat harcı
Ø Yol katılım harcı
Ø İşgaliye harcı
Ø Otopark ücreti yazılır (parsel içerisinde otopark alanı teknik olarak sağlanamıyorsa)
4.4.9 Teknik eleman tarafından dört kopya olarak düzenlenmiş bulunan projelerin hepsine 4.2’deki işlemler yapılır.
Teknik eleman tarafından tüm projeler imar yasası ve ilgili yönetmelikler doğrultusunda kontrol edilir, herhangi bir sorun var ise proje müelliflerine iade edilir. Yok ise bütün projelere tarih, ad soyadı yazılır ve imzalanır. Teknik eleman tarafından proje onayı ile ilgili hazırlanan evraklar dosya ile birlikte İmar ve Şehircilik Müdürü’ne teslim edilir. İmar ve Şehircilik Müdürü tarafından da proje imar yasası ve yönetmelikler doğrultusunda kontrol edilir, herhangi bir sorun var ise teknik elemana iade edilir. Sorun yok ise, ita fişi, projeler üzerine adı, soyadı, tarih yazılır ve imzalanır. Kalem memurluğuna teslim edilir ve dosya iş akış sistemine kaydedilir.
4.5 Avan Proje Onayı
4.5.1 Kamu kurum ve kuruluşlarında avan proje onayı kamu kurum ve kuruluşlarınca yapılacak yada yaptırılacak yapılarda imar yasasının 26. Maddesi ve Sakarya İmar Yönetmeliğine göre işlem yapılır. Avan proje onayı isteyen kurumun, her türlü fenni mesuliyeti, mimari, statik tesisat sorumluluğunu kurumlarınca üstlenildiğini belirten yazısı ekinde projelerle Kalem Memurluğuna müracaat eder. Kalem memurluğunca “İş akış sistemi” üzerinden evrak kayıt numarası verilen yazı ve eklerine imar dosyası da eklenerek İmar ve Şehircilik Müdürü tarafından havale edeceği teknik personelin adını-soyadını ve tarih yazıp imzalayarak kalem memuruna verir. Kalem Memuru yazının havale edildiği teknik personelin adını “iş akış sistemi”ne kaydederek Ruhsat ve İskan teknik personeline zimmet defterine imza karşılığı teslim eder. Teknik eleman; Sakarya İmar Yönetmeliğine göre inceleyerek, avan projeyi anlatan bir rapor düzenler. Başkanlık onayına sunulmak üzere adını soyadını yazıp imzaladıktan sonra, kalem memuruna raporu ve dosyasını teslim eder. Kalem memuru rapor ve dosyasını Müdüre “İş akış sistemi‟ ne kaydederek gönderir. Müdür raporla ilgili görüşünü rapor üzerine yazıp imzalayarak Başkan onayına sunar. Başkan uygulamaya esas olmak üzere raporu görüşü yazarak onaylar. Başkan tarafından onaylanan rapor ve dosya kalem memurluğuna gelir, Ruhsat ve İskan memurluğuna gönderilir ve imar kanunun 26. maddesine göre ruhsat verilir.
4.6 Muvakkat İnşaat Projelerinin Tasdiki
İmar durumu geçici inşaat olarak düzenlenmiş parsellerde ilgilisi en az dört nüsha proje hazırlatarak dilekçe ekinde kalem memurluğuna müracaat eder. Evrak kayıt numarası verilir ve İmar ve Şehircilik Müdürü dosyanın hangi elemana gideceğinin havalesini yaptıktan sonra kalem memuru tarafından teknik elemana teslim edilir. Teknik eleman imar kanunun 13. Maddesi ve Sakarya İmar Yönetmeliğine göre imar durumu üzerinde yazılı olan Encümen kararı doğrultusunda dilekçe eki dört adet mimari projeyi (ekleriyle birlikte) inceler ve proje işlemleri tamamlanır.
4.7 Ruhsat Yenilemesi
Ruhsat tarihinden itibaren 5 yıl içerisinde bitirilmemiş, Proje tasdiki yapılan plan şartları değişmemiş projelerin Ruhsat Memurluğu tarafından yeniden incelenerek, yeni imar durumu ve yönetmelik şartlarına uygun olup olmadığının incelenmesidir. Kalem memuru dosya ekinde gelen yazıyı İmar ve Şehircilik Müdürü’ne hangi teknik elemana vereceğine dair havale yaptırarak iş akış sistemine kaydeder ve teknik elemana teslim eder.
4.7.1 İmar durumu şartlarında ve alınacak ücretlerde herhangi bir değişiklik yoksa yenileme ruhsatı hazırlanarak imzalanır, İmar ve Şehircilik Müdürü’ne teslim edilir. İmar ve Şehircilik Müdürü de daha önce tasdiklenen projelerle yeni imar durumunu karşılaştırır. Herhangi bir değişiklik yoksa Yenileme Ruhsatını imzalayarak ruhsat memuruna teslim eder. Kalem memuru iş akış sistemi içinde dosyanın çıkışını yapar.
4.7.2 İmar durumunda değişiklik olan parsellerin projeleri yeniden düzenlenmek üzere; teknik personel tarafından şahsa bilgi yazısı yazılır. İlgilisine iletilmek üzere bir nüshası imzalanarak İmar ve Şehircilik Müdürü’ne teslim edilir. İmar ve Şehircilik Müdürü de yazıyı imzalayarak kalem memuruna teslim eder. Kalem memuru iş akış sistemi içinde çıkış yapar.
4.8 Yapı Denetim Kuruluşlarının Hakediş Ödemeleri
4.8.1 Parseline bina yapmak üzere ruhsat almak isteyen parsel sahibi inşaatı denetlemesi için Yapı denetim kuruluşu ile sözleşme imzalanır.
4.8.2 Ruhsat alındıktan sonra yapı denetim kuruluşu inşaata başlanması için İşyeri Teslim Tutanağı hazırlayarak kalem memurluğuna başvurur. İlgili teknik personele havale olan tutanak yerinde incelenerek ad soyad tarih ve imza atılarak onaylanır.
4.8.3 İnşaat seviyesi ilerledikçe yapı denetim kuruluşunun talebi üzerine inşaat mahaline gidilir. Gereken kontroller yapılarak binanın o anki seviyesi belirlenir. (Proje inceleme, temel seviyesi, taşıyıcı sistem, vs)
4.8.4 Belirlenen bu seviyenin hakedişlerini almak üzere ilgili yapı denetim kuruluşunun ilgili uygun görüş verdiği belgelerle birlikte kalem memurluğuna müracaat eder. Kalem memuru dosyayı iş akış sistemine kaydederek müdüre teslim eder. İmar ve Şehircilik müdürü tarafından dosyanın havale edileceği teknik eleman; bilgi, tecrübe ve iş yüküne göre belirlenir ve teknik elemanın ad soyadı ve havale tarihi dilekçe üzerine yazılır, paraflanır, dilekçe ve dosya ilgili hakediş memuru teknik personele havale edilir.
4.8.5 İlgili teknik personel dosyayı ekleriyle birlikte inceleyerek, eksiklik veya yanlışlık bulunmuyor ise hakediş ödeme evrakları düzenlenir. Kalem memuruna teslim edilir. Kalem memuru evrağı müdüre teslim eder. Müdür de gerekli incelemeleri yaparak adını soyadını ve imzasını atarak kaleme teknik işler başkan yardımcısına teslim edilmek üzere verir. İlgili başkan yardımcısı da evrağı imzaladıktan sonra evrak Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğü’ne gönderilmek üzere kalem memuruna teslim edilir.
4.8.6 Parsel üzerinde inşaat bittiğinde yapı denetim kuruluşunca iş bitirme tutanağı düzenlenerek ilgili denetçilere imzalatılır. Son hakediş evraklarıyla beraber bu tutanak da kalem memurluğuna teslim edilir. İlgili yapı kontrol ve hakediş personelince ve İmar ve Şehircilik Müdürünce imzalanarak parsel dosyasına konur.
4.9 İskan Belgesinin Düzenlenmesi
Yapımı tamamlanmış binalara “yapı kullanma izin belgesi” (iskan) verilmesi işlemidir.
4.9.1 İskan almak üzere, İskan memurluğuna gelen yapı sahipleri başvurularının değerlendirilmesi için yapı sahibinin imzasını taşıyan yapı kullanma izin belgesi talep dilekçesi ve ekindeki tapu ve nüfus cüzdanı fotokopisi ile kalem memurluğuna müracaat eder. Evraka ait imar dosyası da eklenerek, dilekçesi ve ekleri ile birlikte İmar ve Şehircilik müdürü tarafından dosyanın havale edileceği teknik eleman; bilgi, tecrübe ve iş yüküne göre belirlenir ve teknik elemanın ad soyadı ve havale tarihi dilekçe üzerine yazılır, paraflanır, dilekçe ve dosya ilgili iskan memuru teknik personele havale edilir. Dosyanın havale edildiği iskan memurunun ismi kalem memurluğu tarafından server üzerinden çalışan iş akış sistemine kaydedilir.
4.9.2 Teknik elemanlar tarafından, ilgili dosya incelenir. Dosyadaki binaya ait projenin onay tarihine bakılır. Projenin onay tarihinden itibaren 3194 sayılı İmar Yasasının 29. Maddesine göre beş yıl geçirilmemiş ise işlemlere başlanır.
4.9.3 Proje onay tarihinden itibaren beş yıl geçmemiş ise; Teknik elemanlar tarafından tasdikli proje ile bina mahallinde kontrol edilir. Bina ölçüleri tasdikli projesine uygun ve fen-sağlık kurallarına uygunluğu kontrol edilir.
4.9.4 Yangın güvenliği önlemi gerekiyorsa Büyükşehir Belediyesi İtfaiye Daire Başkanlığı’nın ilgili biriminden yangın güvenlik önlemleri yönetmeliğe uygun yapıldığını ve iskan almasında sakınca olmadığını belgeleyen yazısı istenir.
4.9.5 SASKİ ’den gelen kanal bağlantısının yapıldığı ve iskan almasında sakınca olmadığını belirten yazı alınır.
4.9.6 Sedaş’tan trafo gerekli ise trafonun yapıldığının ve parselin trafo ile ilişkisinin kalmadığını belirten yazı istenir.
4.9.7 04/09/1992 gün,21335 sayılı tebliğe göre S.S.K Müdürlüğünden prim borcu olmadığına dair yazı istenir ve yazının aslı (İlgilisine yazılan yazı kabul edildiğinden) görülerek bir fotokopisi alınır ve dosyasına konur.
4.9.8 Bina tescilli eski eser ise ;2863 –3386 sayılı Kocaeli K.T.V.K.K. Müdürlüğü’nden iskan verilmesinde sakınca olmadığını belirten kurul kararı istenir.
4.9.9 Gerekli belgelerin tamamlanmasını takiben Hesap İşleri Müdürlüğüne ilişik kesme yazısı teknik eleman tarafından tanzim edilerek gerekli harç ve ücretlerin tahakkuku yapılır. Yazı teknik eleman tarafından ad-soyad yazılarak imza edilir ve İmar ve Şehircilik Müdürü’ne verilir. İmar ve Şehircilik Müdürü de ad-soyad yazarak imza eder ve bir nüshasını ilgilisine verir, bir nüshasını da dosyasına koyar. Mali Hizmetler Müdürlüğü‟ne yatırılan harç/ücret makbuzunun bir sureti dosyasına konur.
4.9.10 Teknik eleman tarafından Yapı Kullanma İzin Belgesi düzenlenir. Yapı Kullanma İzin Belgesi’nin ön yüzü yapının ruhsatına göre doldurulur. Arka yüzüne de binanın katlarındaki bağımsız bölümün nitelikleri, sayısı ve tüm belgelerin tarih ve sayıları yazılır ve teknik eleman ve İmar ve Şehircilik Müdürü’nün adı-soyadı yazılır ve imzalanır.
4.10 Tadilat Projesi Onayı
Kalem memurluğu tarafından, Proje Tadilatı yapılacak yerin Dosyası ile birlikte mimari projeler ,statik projeleri ,4 takım Mekanik ve 4 takım Elektrik projeleri, Ruhsat memurluğuna havale edilir. Proje Onayı ve ruhsat için yapılan işlemlerin aynısı Proje Tadilat Onayı içinde yapılır. Projelere Tadilat Projesi kaşesi vurulur.
4.11 Aslının Aynıdır Proje Onayı
Daha önce onayları yapılmış Mimari, Statik, Makine ve Elektrik Projelerinden ilgilisi tarafından nüshaları istenmesi halinde projelerin ilgilisi tarafından Arşivden alınarak ozalitleri çektirilen projelere ASLININ AYNIDIR kaşesi vurulup imzalanarak onaylanır. Ücret makbuzu hazırlanır,ilgilisi tarafından yatırılarak dekontu alınır ve projeler ilgilisine teslim edilir.
4.12 Asansör Tescil Belgesi Verilmesi
Asansörün monte edildiği yapıya uygunluğu ile ilgili işlemler 3194 sayılı İmar Kanunu ve ilgili diğer kanunlar ve bu kanunlar kapsamında yürürlükte bulunan mevzuata göre yürütülür.
4.12.1 Asansör Yönetmeliğine (95/16/AT) uygun olarak piyasaya arz edilen ve kullanıcının hizmetine sunulmak üzere işletmeye alınacak olan her asansör, asansör monte eden tarafından tescil ettirilir.
4.12.2 Asansör monte eden, asansörün AT uygunluk beyanı ile birlikte kalem memurluğuna başvurur. 5 Kasım 2011 tarih ve 28106 sayılı resmi gazetede ilan edilen Asansör Bakım ve İşletme Yönetmeliği’nde değişiklik yapılmasına dair yönetmelik EK I’de yer alan içeriğe uygun olacak şekilde düzenlenerek onaylı tescil belgesi verilir.
4.12.3 Yapılan tescillerin bildirimi, altı aylık dönemler itibariyle, Sakarya Sanayi ve Teknoloji İl Müdürlüğüne 5 Kasım 2011 tarih ve 28106 sayılı resmi gazetede ilan edilen Asansör Bakım ve İşletme Yönetmeliği’nde değişiklik yapılmasına dair yönetmelik EK II’de yer alan bildirim cetveline uygun olacak şekilde yapılır.”
4.12.4 Asansörün piyasaya arz edildiği tarih itibarıyla ilk yılın sonunda, devamında ise yılda en az bir kere olmak üzere, her asansörün yıllık kontrolü ve diğer işlemler 5 Kasım 2011 tarih ve 28106 sayılı resmi gazetede ilan edilen Asansör Bakım ve İşletme Yönetmeliği’ne göre yapılır.
4.13 Yapı Denetim Memurluğu Çalışma Esasları
Onaylı projelere 3194 sayılı İmar yasasının 21-22 maddeleri gereği inşaat ruhsatlarının verilmesi, inşaatın onaylı projesine uygun olarak tamamlanmasının sağlanması, kaçak yapılarla ve güçlendirme gereken yapıların güçlendirilmesi ile ilgili işlemlerdir.
4.13.1 Vatandaştan gelen sözlü şikayet ile yapı denetim memurunun kontrolleri sonucu tespit ettiği kaçak yapı için ; Kaçak yapıya ait imar dosyasını incelenmek üzere, yapı denetim memuru (Teknik personel) tarafından dosya talep edilir. İmar arşivinden imar dosyası çıkarılır, iş akış sistemine işlenerek ,İmar kalemi kayıt elemanı tarafından yapı denetim memuruna teslim edilir. Yapı denetim memuru işleme başlar.
4.13.2 Vatandaştan gelen yazı ve Resmi kurumlardan gelen resmi ihbar yazısı sonucu tespit edilen kaçak yapı için; Yazı-dilekçe kalem memuruna verilir. Kalem memurluğu yazı-dilekçeyi inceler ve imar dosyasını arşivden çıkarır. İmar ve Şehircilik Müdürü’ne havale etmek üzere verir. İmar ve Şehircilik Müdürü yazı-dilekçe üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle Yapı kontrol personeline havale eder. Zimmet defteri ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya Yapı Kontrol personeline teslim edilir. Yapı Kontrol Personeli dosyayı ve kaçak yapıyı ait olduğu adreste inceler.
4.13.3 İncelenen yapı kaçak değil ise; Yapı kontrol personeline dilekçe veya sözlü şikayet yoluyla gelen işlem sonucu şikayetin geliş şekline göre; sözlü şikayet ise şikayet sahibine şifai bilgi verir, yazılı şikayet ise şikayet konusunu açıklayan (Şahsa Bilgi Yazısı) yazılır. Yapı Kontrol personeli tarafından (Şahsa Bilgi Yazısı) üzerine ad, soyadı, tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna dosya ile birlikte verilir. Kalem memuru iş akış sistemine kayıt yaparak İmar ve Şehircilik müdürüne teslim edilir. Müdür inceleyip imzaladıktan sonra kalem memuru tarafından yazı ilgili teknik başkan yardımcısına teslim edilir. Teknik Başkan Yardımcısı yazıyı imzaladıktan sonra iletimi yapılır.
4.13.4 İncelenen yapı kaçak ise ; yapı kontrol personeli sözlü ya da yazılı şekilde gelen işlem sonucu şikayetin geliş şekline göre bölge mühendisi tarafından dosya incelenir, söz konusu yapı kaçak ise ikinci bir teknik eleman ve zabıta memuru ile mahallinde tetkik yapılır. 3194 sayılı imar yasasının 32. ve 42. maddeleri gereği yapı tatil tutanağı düzenlenir ve Tutanak ikinci bir teknik eleman ve zabıta memuru tarafından imza edilir. Kaçak yapının imar durumu ruhsat memurluğuna imar durumu ile sorulur. Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak İmar ve Şehircilik Müdürü’ne dosya ile birlikte verilir. Dosyaya yapı tatil tutanağının bir nüshası konur. Kalem memuru dosyanın çıkışı zimmet defteri ve iş akış sistemi üzerinden yaparak, arşive gönderir.
4.13.4.1 3194 sayılı İmar yasasının 32. maddesi gereği 30 gün içerisinde yapının ruhsata bağlanması yada ilgilisince ruhsatsız yada ruhsata aykırı kısımların yıkılıp yıkılmadığına bakılır.
4.13.4.2 Ruhsat bağlanmamış ya da ruhsatsız kısımlar yıkılmamışsa yapı kontrol personeli tarafından, 3194 sayılı imar yasasının 32. maddesi uyarınca; yıkım kararı ve 42. Maddesi uyarınca para cezası kararı alınmak üzere Belediye encümenine teklif raporu hazırlanır ve raporun üzerine ad soyadı tarih yazılarak imzalanır. Teklif raporunu ikinci bir teknik elemanda ad soyadı tarih yazarak imzalar.
4.13.4.3 Kalem personeli iş akış sistemine yapılan işlemi kayıt ederek evrakın imzalanması için dosyayı İmar ve Şehircilik Müdürü’ne verir.
4.13.4.4 İmar Müdürü dosyadaki evrakları inceleyerek encümen teklif raporunu imzalar ve dosyayı kalem personeline verir.
4.13.4.5 Kalem memuru tarafından dosyanın çıkışı iş akış sistemi üzerinden teknik başkan yardımcısına teslim edilir. Teknik başkan yardımcısı evrakı imzaladıktan sonra dosyayı Belediye Başkanına verir. Belediye Başkanı evrakı imzaladıktan sonra dosya kalem memurluğuna verilir. Kalem memurluğu dosyayı Belediye Encümenine gönderilmek üzere iş akış sistemine kayıt ederek Encümen kalem memurluğuna verir.
4.13.5 Mühürlenen yapı 30 günlük süre içerisinde yapıma devam ederse yapı sahibi hakkında Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulur ve 4.11.4.2 den 4.11.4.5 e kadar olan işlemlerden geçer.
4.14 Ruhsata Bağlanamayacak Kaçak Yapılar
4.14.1 Kalem memurluğu tarafından Belediye encümen kararları yapı ilgilisine Zabıta müdürlüğü aracılığı ile tebliğ ve tevdi edilmek üzere yazıldıktan sonra dosya imar arşivine teslim edilerek kayıttan düşülür.
4.14.2 Bu arada yapı kontrol memuru yapım faaliyetine engel olmak üzere 3194 sayılı İmar yasasının 31. Maddesi gereği kaçak yapının elektrik için SEDAŞ ve suyu için SASKİ ‘ye elektrik ve su kesme yazıları yazılır. Encümene rapor sunmakla ilgili diğer işlemler tekrarlanır. Müdür tarafından yazının üst nüshası ve ikinci kopyası imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Kalem memuru dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve zimmet defterinden yaptıktan sonra dosyayı arşive imza karşılığı teslim eder.
4.14.3 Kaçak veya ruhsatına aykırı yapı işgal edilirse, İşgalin kaldırılması için Hukuk İşleri Müdürlüğüne (Hukuk İşleri Müd. yapının nüfus ve eşyadan tahliye yazısı) yazılır. Encümene rapor sunmakla ilgili diğer işlemler tekrarlanır diğer işlemler tekrarlanır. Müdür tarafından yazının üst nüshası ve ikinci kopyası imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Kalem memuru dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve zimmet defterinden yaptıktan sonra dosyayı arşive imza karşılığı teslim eder.
4.14.4 Problem çıkması muhtemel büyük yıkımlarda Kaymakamlığa (Kaymakamlığa yıkımda emniyet kuvveti talep yazısı) yazılır. Encümene rapor sunmakla ilgili diğer işlemler tekrarlanır. Teknik başkan yardımcısı tarafından yazının üst nüshası ve ikinci kopyası imzalandıktan sonra dosya Belediye Başkanı tarafından imzalanır ve dosya kalem personeline verilir. Kalem personeli dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve Ruhsat ve Yapı Kontrol bürosu zimmet defterinden yaptıktan sonra dosyayı arşiv personeline imza karşılığı teslim eder.
4.15 Onarım ve iskele belgesi işlemleri (Boya badana , çatı işleri, bina onarımları)
4.15.1 İlgilisinin Pafta ada parsel numaraları içeren dilekçesi alınır. İmar kalem memurluğuna verilir. Kalem memurluğu dilekçeyi inceler ve imar dosyasını arşivden çıkarır. Zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya İmar ve Şehircilik Müdürü’ne havale etmek üzere verir. İmar ve Şehircilik Müdürü dilekçe üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol personeline havale eder. Havale edilen evrak Kalem memuru tarafından havale edildiği yapı kontrol personelinin ismi iş akış sistemine kayıt edilerek yapı kontrol personeline teslim edilir.
4.15.2 Yapı Kontrol personeli dosyayı ve yapıyı tasdikli projesiyle ait olduğu adreste inceler. İlgili yerin İskanı var ve projesine aykırı herhangi bir işlem yok ise ilgilisinden ; konu yer apartman ise "yönetim kurulu kararı" , yapı tespitli eski eser ise 2863-3386 sayılı K.T.V.K.K gereği Anıtlar Yüksek Kurulundan işlemin yapılabileceğine dair karar istenir. Basit Tamir Yazısı yazılır.
4.16 Yapı Yıkım Belgesi
4.16.1 İlgilisinin ekinde İmar durumu, Tapu, Çap, olan yıkım ruhsatı dilekçesi alınır. İmar kalem memurluğuna verilir. İmar kalem memurluğu dilekçeyi inceler ve imar dosyasını arşivden çıkarır. Zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya İmar ve Şehircilik Müdürüne havale etmek üzere verilir. İmar ve Şehircilik Müdürü dilekçe üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol personeline havale eder. Havale edilen evrak kalem memuru tarafından havale edildiği Yapı kontrol personelinin ismi iş akış sistemine kayıt edilerek dosya yapı kontrol personeline teslim edilir.
4.16.2 Yapı Kontrol Personeli dosyayı ve yapıyı tasdikli projesiyle ait olduğu adreste inceler. İlgili yerin yıkılmasına aykırı herhangi durum yok ise ve yapının boş olması halinde ;
Tapu sicil müdürlüğüne Tapu Müdürlüğüne Hissedar Durum Yazısı yazılır . Yapı Kontrol Personeli tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir. Kalem memuru tarafından evrakın çıkışı iş akış sistemi üzerinden yapılarak müdüre teslim edilir. Müdür tarafından da kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuruna teslim edilir. Tapu Müdürlüğünden cevap geldiğinde dosya arşivden çıkarılır, ilgili yapı kontrol memuruna havale edilir. Tapu sicil müdürlüğü hissedar yazısına göre hissedarlar birden fazla ise; İlgilisinden tüm hissedarların noterden muvafakatı istenir.
4.16.3 İstenilen belgelerin gelmesinden sonra Emlak vergi ilişik kesme yazısı, SASKİ su kesme yazısı, SEDAŞ Elektrik kesme yazısı, AGDAŞ Doğalgaz kesme yazısı düzenlenerek ilgili kurumlara gönderilir. Yapı kontrol personeli tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir. Evrak kalem memuru tarafından müdüre teslim edilir. Müdür de gerekli incelemeleri yaptıktan sonra ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kaleme teslim edilir. Kalem memuru tarafından dosyanın çıkışı iş akış sistemi üzerinden başkan yardımcısına yapılır. Dosya başkan yardımcısına teslim edilir. Başkan yardımcısı tarafından yapı yıkım belgesini imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Evrakın bir kopyası ilgilisine verilir, bir kopyası dosyasına ve Devlet İstatistik Enstitüsüne gönderilir.
4.17 Hasarlı binalara güçlendirme yapma işlemleri
4.17.1 Yapı Kontrol personeli tarafından bina kontrolü yapıldıktan sonra Tapu Müdürlüğü hissedar durum yazısı düzenlenir ve dosyada kalacak yapı harç ve ücret makbuzu düzenlenir. Ad, Soyadı Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir.
4.17.2 Kalem memuru tarafından evrak İmar ve Şehircilik Müdürüne verilir. Evrak İmar ve Şehircilik Müdürü tarafından kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuruna teslim edilir. Evrakın çıkışı iş akış sistemi üzerinden yapılır. Yapılan işlemle ilgili yapı harç ve ücret makbuzu yapıya ait dosyaya konur.
4.17.3 İlgilisi harç makbuzunu ibraz ettikten sonra Belediyeye kayıtlı Mimar veya İnşaat Mühendisinin yapı ruhsatı üzerine imzası alınır. Yapı ruhsatı dört kopya olarak düzenlenir. Ruhsat memuru tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir. Kalem evrağı müdüre teslim eder. Müdür tarafından da kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuru tarafından çıkışı yapılır. Evrakın bir kopyası ilgilisine verilir, bir kopyası dosyasına, bir kopyası Devlet İstatistik. Enstitüsüne, bir kopyası da Maliye ve Gümrük Bakanlığına gönderilir.
4.18 Tadilat ruhsatı verilmesi işlemleri
4.18.1 Projede yapılan tadilatlar proje tasdik bürosundan ita fişi ile kalem memurluğuna gelir. Ruhsat memurluğunun zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya Ruhsat ve İskan personeline teslim edilir. Kalem memuru dosyayı İmar ve Şehircilik Müdürüne havale etmek üzere verirİmar ve Şehircilik Müdürü ita fişi üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle ruhsat memuruna havale eder. Havale edilen evrak kalem memuru tarafından havale edildiği ruhsat personelinin ismi iş akış sistemine kayıt edilir ve dosya ruhsat memuruna teslim edilir.
4.18.2 Ruhsat memuru dosyayı ve parseli olduğu adreste inceler. Tadilat ruhsatı verilecek yapı (Ruhsat için gerekli Belgeler)de belirtilen belgeler ilgilisinden istenir. Tadilat bina üzerinde yapılmış ise (Belediye Encümenince teklif raporu 42.madde) düzenlenir. Belediye Encümenine gönderilir. Eğer işlem vatandaş tarafından talep ediliyorsa Encümen kararı ilgilisine arkasına imza alınmak suretiyle tebliğ edilir. Cezanın ödendi makbuzu istenir diğer belgeleri tamamlanır. Tadilat ruhsatı düzenlenir
4.19 Temdit ruhsatı verilmesi
4.19.1 İnşaata, ruhsatı tarihinden itibaren 2 yıl içinde başlanmamış veya 5 yıl içinde inşaat bitirilmemiş ise proje tasdik bürosundan (ruhsat temditi) ile birlikte ruhsat temdidi için büroya gelir. Kalem memuru tarafından dosya zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek müdüre havale etmek üzere verilir. İmar ve Şehircilik Müdürü (ruhsat temditi) üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle ruhsat memuruna havale eder. Havale edilen evrak, kalem memuru tarafından havale edildiği ruhsat memurunun ismi iş akış sistemine kayıt edilir ve dosya teslim edilir.
4.19.2 Ruhsat memuru dosyayı ve parseli olduğu adreste inceler. İnşaata henüz başlanmadığı tespit edilir ise ruhsat işlemleri uygulanır. İnşaata başlandığı tespit edilir ise, tasdikli proje ile yapının genel kontrolü ruhsat memurunca yapılır. Ücret ve harçlar ödenir. Ödendi makbuzu büroya geldikten sonra yapı ruhsatı düzenlenir.
4.20 Bağısız bölüm liste tasdiği
4.20.1 İlgilisi dilekçe ve ekindeki 2 adet noterce tasdikli bağımsız bölüm listesi ve tapu nüshası onaylı proje ile kalem memurluğuna gelir. Arşivden gelen dosya kalem memurunca iş akış sistemine ve zimmet defterine kayıt edilir. Müdür tarafından havale edilerek dosya ruhsat memuruna teslim edilir. Yasal bir engeli olmaması durumunda; harç makbuzu kesilir ve hesap işleri müdürlüğünce tahsil edilerek makbuzun bir nüshası dosyaya konur. Noter onaylı, listelerin bir nüshası proje tapu nüshasına ,bir nüshası da dosyadaki tasdikli projeye yapıştırılarak dört tarafından imzanın bir bölümü projede ,bir bölümü listede kalacak şekilde teknik elemanca ad-soyad yazılıp imzalanır. Müdürlük mühürü basılır ve müdür tarafından imzalanır. Tapu nüshası ilgilisine imza karşılığı verilir. Bir nüshası da dosyasında kalır. Zimmet defteri’ne kayıt edilerek dosya kalem memuruna imza karşılığı teslim edilir.
4.21 Hukuk İşleri Müdürlüğü’nün talepleri
4.21.1 Hukuk İşleri Müdürlüğünden evrak talep yazısı gelir. Zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya İmar ve Şehircilik Müdürüne havale etmek üzere verir. Müdür evrak üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol personeline havale eder. Havale edilen evrak kalem memuru tarafından havale edildiği yapı kontrol personelinin ismi iş akış sistemine kayıt edilir ve dosya ilgilisine teslim edilir.
4.21.2 Yapı Kontrol personeli dosyayı inceler. İlgili yere ait istenen evrakların birer suretini tasdik ederek Hukuk İşleri Müdürlüğüne evrak gönderme yazısını hazırlar. Personel tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir.
4.21.3 Kalem memuru tarafından evrakın çıkışı iş akış sistemi üzerinden yapılarak müdüre teslim edilir. Müdür tarafından kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuruna teslim edilir. Kalem memuru tarafından dosyanın çıkışı iş akış sistemi üzerinden başkan yardımcısına yapılır. Dosya başkan yardımcısına teslim edilir. Başkan yardımcısı tarafından evrak imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve Zimmet defterinden yaptıktan sonra arşive imza karşılığı teslim eder.
4.22 Mahkemelerin talepleri
4.22.1 Mahkemeden aftan iskan almış yerin proje talep yazısı gelir. Zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya kalem memuruna teslim edilir. Kalem memuru dosyayı İmar ve Şehircilik Müdürüne havale etmek üzere verir. Müdür evrak üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol personeline havale eder. Havale edilen evrak kalem personeli tarafından havale edildiği yapı kontrol personelinin ismi iş akış sistemine kayıt edilir ve dosya teslim edilir.
4.22.2 Yapı kontrol personeli dosyayı inceler. İlgili yere ait istenen evrakların birer suretini tasdik ederek Mahkemeye proje ve evrak gönderme yazısı hazırlar. Yapı kontrol personeli tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir.
4.22.3 Kalem memuru tarafından evrakın çıkışı iş akış sistemi üzerinden yapılarak İmar ve Şehircilik Müdürüne verilir. Evrak müdür tarafından kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuruna teslim edilir. Dosya başkan yardımcısına teslim edilir. Başkan yardımcısı tarafından evrak imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Kalem memuru dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve Zimmet defterinden yaptıktan sonra arşiv bürosuna imza karşılığı teslim eder.
4.23 Şikayetlere ve isteklere cevap
4.23.1 Şikayet veya istek dilekçesi alınır. İmar kalem bürosuna verilir. Kalem memurluğu dilekçeyi inceler ve imar dosyasını arşivden çıkarır. Zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya İmar ve Şehircilik Müdürüne havale etmek üzere verilir. Müdür dilekçe üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol memuruna havale eder. Havale edilen evrak kalem memuru tarafından havale edildiği yapı kontrol memurunun ismi iş akış sistemine kayıt edilir ve dosya teslim edilir.
4.23.2 Yapı kontrol personeli dosyayı inceler. İnceleme sonucunda söz konusu şikayet ve istek hakkında (Şahsa Bilgi Yazısı) hazırlanır. Yapı kontrol personeli tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir.
4.23.3 Kalem memuru tarafından evrakın çıkışı iş akış sistemi üzerinden yapılarak İmar ve Şehircilik Müdürüne verilir. Evrak müdür tarafından kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuruna teslim edilir. Dosya başkan yardımcısına teslim edilir. Başkan yardımcısı tarafından evrak imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Kalem memuru dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve Zimmet defterinden yaptıktan sonra arşiv bürosuna imza karşılığı teslim eder.
4.24 Kurumlardan gelen Şahsa ait Şikayet dilekçeleri
4.24.1 Kurumlar aracılığı ile şahıs şikayet dilekçesi ya da kurumun bilgi isteme yazısı gelir. Kalem memurluğu dilekçeyi inceler ve imar dosyasını arşivden çıkarır. Zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya İmar ve Şehircilik Müdürüne havale etmek üzere verilir. Müdür dilekçe üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol memuruna havale eder. Havale edilen evrak kalem memuru tarafından havale edildiği yapı kontrol memurunun ismi iş akış sistemine kayıt edilir ve dosya teslim edilir.
4.24.2 Yapı kontrol personeli dosyayı inceler. İnceleme sonucunda söz konusu şikayet ve istek hakkında ilgili kuruma yazı veya şikayetçisine yazı (Şahsa Bilgi Yazısı) hazırlanır. Yapı kontrol personeli tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir.
4.24.3 Kalem memuru tarafından evrakın çıkışı iş akış sistemi üzerinden yapılarak İmar ve Şehircilik Müdürüne verilir. Evrak müdür tarafından kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuruna teslim edilir. Dosya başkan yardımcısına teslim edilir. Başkan yardımcısı tarafından evrak imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Kalem memuru dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve Zimmet defterinden yaptıktan sonra arşiv bürosuna imza karşılığı teslim eder.
4.25 Kalem Memurluğu Çalışma Esasları
4.25.1 Dosya numaralarının kayıtlı olduğu kartlarının oluşturulması
Kalem memurluğuna, Resmi Kurum ve Kuruluşlar ile Özel ve Tüzel Kişiler, Riyaset Makamı, Kurum içi Müdürlükler ile Müdürlük içi bürolardan kayıt edilmek üzere gelen evrak ya da dilekçelerin üzerinde pafta, ada, parsel numarası varsa oluşmuş olan dosya kartlarından dosya numarası tespit edilir. Dosya kartında o parsele ait dosya numarası yok ise parselin karşılığına müracaat edildiği anda iş akış sisteminden verilen kayıt numarası dosya kartına dosya numarası olarak yazılır. Dosya numarası aldıktan sonra evraklar yazıcı vasıtasıyla taranarak dijital arşive kaydedilir. Daha sonra bu parselle ilgili tüm evraklar dosyası içine konur. Dosya kartında kayıtlı her bir dosya tek bir parseli içerir. Pafta, ada, parsel numarası ve dosya numarası ile Müdürlük işlem dosyalarına ulaşılabilir.
4.25.2 Kayıt İşlemleri
Kalem personeli havale edilen evrakı server üzerinde çalışan iş akış sistemine kayıt eder. Kayıt edilen dilekçe ise; dilekçe ilgilisinin adres bilgilerini, imzasını ve talep konusuna göre pafta, ada, parsel bilgileri ile ekli evrakı varsa ekinde olup olmadığını kontrol eder.
4.25.2.1 Bu kayıt işleminde gelen evrak ve dilekçeler, iş akış sistemi programından daha önce referans numarası ile kayıt edilmişse kalem memurluğunca aynı referans numarası ile işleme alınır.
4.25.2.2 İşleme alınan evrak Müdürlük kayıt numarası alır ve evrak üzerine referans numarası, Müdürlük kayıt numarası ve giriş tarihini içeren Müdürlük kaşesi basılır.
4.25.2.3 Dilekçe ve evrak üzerinde iş akış sistemi programınca verilmiş bulunan referans numarası yok ise; server üzerinde çalışan iş akış sistemi’nin otomatik olarak verdiği referans numarası Müdürlük kaşesi basılarak kayıt edilir.
4.25.2.4 Gelen evrak ya da dilekçe üzerinde pafta, ada, parsel numarası mevcutsa bilgisayar sistemi ile kayıt yapıldığından, aynı pafta-ada-parsel daha önce kayıt yapıldıysa otomatik olarak bilgisayar dosya numarasını verir. Vermediği hallerde dosya kartlarına bakılarak dosya numarası tespit edilir..Bulunan numara evrakın kayıt kaşesinin altına not edilerek İmar ve Şehircilik arşiv bölümüne yollanır.
4.25.2.5 Arşiv bölümü dosyaları eklenen evrak ya da dilekçeleri Kalem memurluğuna çıkarır. Burada dosyalar havale edildikleri birimde işlem görmek üzere o birime ayrılan zimmet defteri ile kayıt, dosya no, pafta-ada-parsel, tarih yazılarak imza karşılığı ilgili birimlere teslim edilir.
4.25.3 Arşiv İşlemleri
İmar işleri Müdürlüğü işlem dosyaları; arşiv bölümünde sene bazında, dosya numaraları küçük numaralardan büyük numaralara doğru arşiv raflarında kutulara konmak suretiyle sıralanarak saklanır.
4.25.3.1 İşlemleri yapılan evrak dosyası ile birleştirilip iş akış sistemi programına kaydedildikten sonra arşiv bölümüne ait zimmet defterine dosya numaraları ile yazılarak Arşiv bölümünden kalem bölümüne gönderilir.
4.25.3.2 Yukarıda anlatılmış olan ve işlemleri biten dosyalar kalem bölümüne ait zimmet defterine dosya numaraları yazılıp Arşiv bölümüne gönderildikten sonra rafındaki yerinde bir sonraki işleme kadar saklanır.
4.25.4 Çıkış İşlemleri
İmar İşleri Müdürlüğünün birimlerinde işlemleri tamamlanan dosya veya evraklar Kalem memurluğunca imza karşılığı teslim alınmak üzere gönderilir.
4.25.4.1 Birimlerce, dosyaların içinde gelen evraklara cevaben yazılmış yazılar var ise ve bu evraklar resmi Kurumlara gidecek ise zarflanarak tebligat ise tebliğ zarfına (Tebliğ Evrakı) yazılarak Yazı İşleri Müdürlüğü’ne gönderilmek üzere iş akış sistemi programından sevk edilir ve zimmet defterine kayıt edilerek Yazı İşleri Müdürlüğü’ne teslim edilir. Dosyalar ise zimmet defterine kayıt edilerek Arşiv Bölümüne gönderilir
