T.C.
SERDİVAN BELEDİYE BAŞKANLIĞI
YAPI KONTROL MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
AMAÇ-KAPSAM-YASAL DAYANAK VE TANIMLAR
MADDE 1: AMAÇ
Bu yönetmelik Serdivan Belediyesi Yapı Kontrol Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki, çalışma usul ve esaslarını belirlemek üzere hazırlanmıştır.
MADDE 2: KAPSAM
Bu yönetmelik, Serdivan Belediyesi Yapı Kontrol Müdürlüğü’nün bütün iş ve işlemlerini kapsar.
MADDE 3: YASAL DAYANAK
Bu yönetmelik, 5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 15/b Maddesine dayanılarak düzenlenmiştir.
MADDE 4: TANIMLAR : Bu yönetmelikte geçen;
Belediye : Serdivan Belediyesini
Başkan : Serdivan Belediye Başkanını
Başkan Yardımcısı : Müdürlüğün bağlı olduğu Başkan Yardımcısını
Büyükşehir : Sakarya Büyükşehir Belediyesini
Kaymakamlık : Serdivan Kaymakamlığını,
Meclis : Serdivan Belediye Meclisini
Encümen : Serdivan Belediyesi Encümenini
Müdürlük : Yapı Kontrol Müdürlüğünü
Müdür : Yapı Kontrol Müdürünü
Personel : Yapı Kontrol Müdürlüğü Personelini
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
KURULUŞ, BAĞLILIK, BİRİMLER, GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI
MADDE 5: KURULUŞ
Yapı Kontrol Müdürlüğü, 22.04.2006 tarihli 26147 Sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar Hakkında 2006/9809 Sayılı Kararı’’ gereğince Kurulmuştur.
MADDE 6: BAĞLILIK
Yapı Kontrol Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.
MADDE 7: TEŞKİLAT
(1) Müdürlük Teşkilatı:
a) Kalem Birimi
b) Kaçak Yapı Birimi
b) Yapı Denetim Birimi
(2) Yapı Kontrol Müdürlüğü’nün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir:
a) Müdür
b) Kalem Memuru
c) İnşaat Mühendisi
d) İnşaat Teknikeri
e) Zabıta Memuru
f) İşçi
MADDE 8: MÜDÜRLÜK VE MÜDÜRLÜĞE BAĞLI BİRİMLER GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI:
A- MÜDÜRLÜK BİRİMİNİN GÖREVLERİ:
1. Ruhsatlı olarak devam eden yapıların temel üstü vizelerinin yapılıp yapılmadığının kontrolünü yapmak, vize işlemleri yapılmayan yapıları durdurmak.
2. Yapı denetim kuruluşlarınca denetlenmekte olan yapıların yılsonu seviye tespitlerini yapmak.
3. 4708 Sayılı Yapı Denetimi Kanunu ve Uygulama Yönetmeliğine göre seviyelerini tamamlamış yapıların hak ediş taleplerini değerlendirmek, uygun olanların ödemelerinin yapılması için hak ediş raporlarını düzenlemek.
4. Ruhsatsız veya ruhsatına aykırı yapılan yapıları tespit etmek, haklarında yapı tatil tutanağı tanzim etmek, yıkım ve para cezası verilmek üzere Belediye Encümenine şevkini sağlamak.
5. Yapı ruhsat ve eklerine uygun olarak yapılan ve vizeleri tamamlanan yapılara müracaatları halinde iş bitirme belgesi vermek.
6. 4708 Sayılı Yapı denetimi Kanunu ve ilgili yönetmeliğinde idarelere verilen görevleri yerine getirmek.
7. Kaçak ve imar mevzuatına aykırı yapılaşmalarla etkin mücadelelerde bulunmak, Belediye sınırları içerisindeki her türlü inşa faaliyetin geçerli mevzuata uygunluğunu denetlemek, İnşaatların ruhsat ve eklerine göre yapılıp yapılmadığını denetlemek, ruhsatsız veya ruhsatına aykırı yapı yapılmasına engel olacak çalışmalar yapmak, imar mevzuatına aykırı yapılan yapılar hakkında 3194 Sayılı İmar Kanunun ilgili maddeleri kapsamında işlem yapmak
8. Müdürlüğün görev alanındaki her türlü belge ve evrakın arşivlemesini yapmak
9. Müdürün vereceği görev alanı ile ilgili benzeri işleri yapmak
10. Her türlü inşaat faaliyeti hakkında resmi makamlarca veya vatandaşlar tarafından yapılan ihbar ve müracaatları değerlendirerek ilgilisine (yazılı veya sözlü) bilgi vermek,
11. Kamu kurum ve kuruşlarından, mahkemelerden gelen gerekli yazışma ve işlemleri yürütmek.
B- MÜDÜRLÜK BİRİMİNİN YETKİSİ
Yapı Kontrol Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanunu’na dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen bütün görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
C- MÜDÜRLÜK BİRİMİNİN SORUMLULUĞU
Yapı Kontrol Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevlerin mevzuata, Belediyenin Stratejik Planına, yıllık programına, bütçe ilke ve esaslarına, kalite politikalarına uygun, gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütülmesinden sorumludur.
D- MÜDÜRÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
1. Müdürlüğü Başkanlık makamına karşı temsil etmek.
2. Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
3. Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak
4. Alt birim yetkilileri arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan alt birim yetkililerinin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,
5. Müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak,
6. Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir iş birliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek,
7. Çalışma verimini arttırma amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personellerin yararlanmasını sağlamak,
8. Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,
9. Müdürlüğe ait bütün kısımların çalışmalarını izlemek, denetlemek ve gerekli direktifleri vermek,
10. Müdüriyetin kuruluşuna ve yaptığı görevler için ileriye dönük hedefler göstermek,
11. Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçim yapmak,
12. Birim yetkilisi, görev ve çalışmaları bakımından müdürüne karşı sorumludur. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
13. Müdürlüğün tahmini bütçesini hazırlamak.
14. Müdürlük çalışanlarının hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını tespit ederek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne yazı ile bildirmek.
15. Gereksiz bürokrasi ve kırtasiyecilik ile her türlü israfın önlenmesine yönelik tedbirler almak.
16. Harcama yetkilisi sıfatıyla Müdürlüğe ait bütçeyi stratejik hedefler ve bütçe ilkeleri doğrultusunda kullanmak.
E- KALEM BİRİMİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
1. Müdürlüğün tüm yazışmalarını, gelen-giden ve zimmetli evrak kayıt ve dağıtımını yapmak; dosyalama düzeni ve müdürlük arşivini oluşturmak,
2. Müdürlüğün iş ve işlemlerinin bilgisayar ortamına aktarılması ve saklanmasını sağlamak,
3. Her türlü genelge, tebliğ, Yönetmelik ve başkanlık emirlerini ilgili personel, birim ya da Bölümlere duyurmak,
4. Müdürlüğe ait taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, hurda, sayım, devir, bakım onarım işleri ile yönetim hesabının oluşturulması işlemlerini ilgili yönetmeliğe göre gerçekleştirmek,
5. Müdürlüğün bütçe taslağını, stratejik ve çalışma planlarını, faaliyet raporlarını hazırlamak; bilgisayar veri tabanı oluşturmak, istatistikler hazırlamak ve müdürlük faaliyetlerine ilişkin ihtiyaç duyulan her türlü raporlamayı gerçekleştirmek,
6. Bir harcama birimi olarak müdürlüğün her türlü mali iş ve işlemlerini ilgili mevzuata göre yürütmek,
7. İhale mevzuatına göre gerekli iş ve işlemlerin sekreteryasını yapmak,
8. Görev alanına giren ve Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak,
9. İşlem gören ada/parsellerin; imarlı ise imar ada parseline göre, imarsız ise Teknik birimince oluşturulacak isimlendirmeye göre karteksler açarak dosyanın hangi büroda işlem gördüğünü belirlemek, bu konuda gerekli koordinasyonu sağlamak
10. İşlem dosyalarının; arşivde düzenli şekilde saklanmasını sağlamak,
11. Birimlerden talep edilen dosyaları kayıt altına alarak işlem görecek büroya iletilmesini sağlamak, Dosya arşivde bulunmuyor ise karteks kayıtlarına göre hangi büroda olduğunun bilgisini iletmek
12. Talep halinde Dosya içeriğine göre suret belge vermek
13. Yapı Kontrol Müdürlüğüne Özel-Tüzel ve kamu kuruluşları ile Başkanlık ve bağlı kuruluşlardan gelen evrakları kaydetmek ve kayda giren evrakların ilgili bürolara dağıtımını yapmak,
14. Yapı Kontrol Müdürlüğünde işlemi biten evrakların düzenli şekilde evrak defterine işlenerek gönderilecekleri yere göndermek ve bütün kayıtları elektronik ortama aktarmak, bu iş ve işlemler için gerekli koordinasyonu sağlamak,
15. Müdürlük personelinin sağlık, izin ve özlük işleri ile ilgili iş ve işlemlerinin yazışmalarını yaptıktan sonra arşivlenmesini sağlamak.
16. Görev alanına giren ve Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak, ile görevli ve yetkilidir.
F- YAPI DENETİM BİRİMİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
1. Ruhsat ve ruhsat eki projelerine uygun olarak inşa edilmesini temin etmek amacı ile 4708 sayılı Yapı Denetimi Hakkında Kanun ve ilgili yönetmeliği çerçevesinde yapı denetim firmalarının seviye tespitlerini onaylamak ve hak edişleri aşağıdaki listedeki gibi seviyelerine göre evraklarını kontrol ederek yapı denetim hizmet bedellerine esas hak edişlerin onaylanması ve yapı denetim kuruluşuna ödenmesi.
2. Yapı Denetim Başkanlığı tarafından oluşturulan Yapı Denetim Sisteminden hak ediş ve seviye takiplerini yapmak, işyeri teslim tutanağını onaylamak.
3. Yapı denetim kuruluşunun görevden ayrılması, denetim faaliyetinin geçici olarak durdurulması, izin belgesinin iptal edilmesi veya mimar ve/veya mühendislerinden birinin, herhangi bir sebeple yapı ile ilişiğinin kesilmesi halinde yapı sahibince, yeniden yapı denetim kuruluşu görevlendirilmedikçe veya yapı denetim kuruluşunca, ayrılan mimar ve/veya mühendislerin yerine yenisi işe başlatılmadıkça yapının devamına izin verilmemesi için kaçak yapı birimine bildirilmesi ve yapının o andaki durumunu belirleyen bir tespit tutanağının yasal süreler içinde düzenlenerek bir kopyasının Yapı Denetim Komisyonuna gönderilmesi.
4. Bir sonraki yıla devreden işlerde, yıl sonu itibariyle seviye tespit tutanağı düzenlenmesi.
5. İnşaatın tamamlanmasını müteakiben tanzim edilen iş bitirme tutanağı incelenerek, on beş iş günü içinde onaylanması veya var ise eksikliklerinin neler olduğu belirtilerek, giderilmesinin gerektiği yazılı olarak bildirilmesi. Eksikliklerin giderilmesinden sonra verilen iş bitirme tutanağının iki iş günü içinde onaylanması.
6. Görevden ayrılan denetçi yerine 30 gün içinde yenisi görevlendirilmediği taktirde yapı tatil tutanağı düzenlenmesi için kaçak yapı birimine bildirilmesi.
7. Yapı denetim hizmet sözleşmesinde yer alan hükümlere yapı denetim kuruluşunca uyulmaması halinde Yapı Denetim Komisyonuna bildirimde bulunulması ile görevli ve yetkilidir.
G- KACAK YAPI BİRİMİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
1. Belediye sınırları içinde ruhsatsız veya ruhsat ve eklerine aykırı yapıların zabıta memuru ile beraber denetlenmesi,
2. Ruhsatsız veya ruhsat ve eklerine aykırı yapıların, yapıldığının tespiti sonucunda, durumu tutanakla tespit etmek, tutanağı ilgilisine tebliğ etmek, inşaata asmak ve bir nüsha mahalle muhtarına bırakmak.
3. Tutanakta belirtilen süre içinde ruhsat alınmaz ve/veya yapı ruhsat ve eklerine uygun hale getirilmezse gerekli kararı almak üzere kaçak yapıyla ilgili tutanağı Belediye Encümenine göndermek.
4. Ruhsatsız veya ruhsat ve eklerine aykırı yapının tespiti sonucunda; 3194 Sayılı İmar Kanunun 32.maddesine göre ruhsata uygun hale getirilmesi ve 42.maddesi uyarınca cezai işlem için tespit tutanağını Belediye Encümenine göndermek
5. Belediye Encümeninin yıkıma ilişkin kararlarını gereği için yıkım mahallinde bulunmak ve Belediye Fen İşleri Müdürlüğü ile birlikte program yapmak ve yıkıma ilişkin tutanak tutmak,
6. Yapı Kontrol Müdürlüğüne gelen şikâyet dilekçelerin yerinde incelenerek gerekli işlemin yapılması,
7. Servis ile ilgili resmi ve dilekçeli yazıların cevaplarını hazırlayarak evrak görevlisine teslim etmek,
8. Tespit edilen veya müracaat edilmesi durumunda tehlike arz eden yapılara maili inhidam raporu tutularak encümene göndermek, ile görevli ve yetkilidir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
MADDE 9: PLANLAMA KOORDİNASYON VE UYGULAMA
1. Hizmet amaç ve hedefleri, zaman zaman yeni kavram ve yaklaşımlar açısından gözden geçirmek,
2. Hizmetin olabilen her kesiminde nitel ve nicel hedefleri belirlemek, bu hedeflerin gerçekleştirilebilmesi için mevcut kaynak ve alanları gözden geçirmek ve ek kaynak gereksinimini varsa bunların sağlanması yoluna gitmek
3. Çalışma planlaması yapmak, yıllık ve aylık planlar yapmak, çalışmalardan sorunlu olanları açıklık ve kesinlikle belirtmek,
4. Çalışma sonucunda, raporlama sistemi oluşturmak. Görev ve sorumluluk verilmiş olanlarca, yazılı bir durum raporu ile görevin gerçekleştirilme durumu açıklamak,
5. Çalışmalarda elde edilen ilerlemeleri değerlendirmek üzere dönemsel eşgüdüm toplantıları düzenlemek,
6. Evrak akış düzeni ve disiplinini gerçekleştirmek
7. Başvuru sahiplerinin, ünitelerde fazla dolaşmasına meydan vermeyecek yönetimle ilişki kurabilmelerini sağlamak,
8. Arşivi, fihrist, kayıt ve depolama yönünden sürekli düzenli ve yararlanmaya hazır tutmak,
MADDE 10: YAZIŞMA
Belediye birimleri arasındaki yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür.
Belediye dışı yazışmalar Başkan ya da görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
MADDE 11: EVRAKLARLA İLGİLİ İŞLEMLER VE ARŞİVLEME
Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem;
Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
a) Evraklar ilgili personele e-belediye sistemi üzerinden elektronik ortamda dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt sistemine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.
b) Müdürlükte kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.
Arşivleme ve dosyalama;
Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
BEŞİNCİ BÖLÜM
MADDE 12: DENETİM VE DİSİPLİN HÜKÜMLERİ
1. Yapı Kontrol Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
2. Yapı Kontrol Müdürü 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını belirleme yetkisine sahiptir.
3. Yapı Kontrol Müdürü 1. Disiplin amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
4. Yapı Kontrol Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vs. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan dosya tutulur.
ALTINCI BÖLÜM
ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER
MADDE 13: BU YÖNETMELİKTE HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER
• 3194 Sayılı İmar Kanunu
• 5216 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu
• 5393 Sayılı Belediye Kanunu
• 4708 Sayılı Yapı Denetimi Hakkında Kanun
• 5237 Türk Ceza Kanunu ... vs. Kanun ve yönetmelikleri, iş bu yönetmelikte ve sayılan mevzuatlarda bulunmayan hususlarda yürürlükteki ilgili kanun ve mevzuat hükümlerine göre uygulama yapılır.
MADDE 14: YÜRÜRLÜK
Bu yönetmelik Serdivan Belediye Meclisinin kabulü ve ilanından sonra yürürlüğe girer.
MADDE 15: YÜRÜTME
Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.