Amaç
Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.
Bu prosedür Serdivan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünde Başkanlık Makamı ile ilgili yapılan tüm yazışma ve diğer işlemlerinin yapılması faaliyetlerini kapsar.
Sorumluluklar
Bu prosedür Özel Kalem Müdürü tarafından hazırlanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.
Prosedür Ayrıntısı
1.Evrak Kayıt ve Dosyalama İşlemleri
Özel Kalem Müdürlüğüne gelen evraklar Özel Kalem Sekreteri tarafından sistem üzerinden kontrol edilir, cevap gerektirenler cevaplandıktan sonra ilgili birime gönderilir. Cevap gerektirmeyenler dosyalanarak saklanır.
2.Görüşme ve Randevu Taleplerinin Alınması
Başkanlığa doğrudan veya dolaylı olarak müracaat eden kişi veya kurumların randevu talepleri Özel Kalem Sekreteri tarafından liste halinde alınarak başkana sunulur, olumlu cevap verilen randevular ilgilisine bildirilerek görüşmeleri gerçekleştirilir.
Ayrıca telefonla ya da yüz yüze görüşmek isteyen vatandaşlarımızın aynı anda Belediye Başkanıyla görüşmeleri sağlanır.
3.Programın Hazırlanması
Başkanlık makamına gelen davetiye ve davet yazıları Özel Kalem Sekreteri tarafından kayda alınarak Başkana sunulur. Belediye Başkanının günlük, haftalık ve aylık periyotlar halinde çalışma saatleri, toplantı ve dinlenme zamanlarının planlanması yapılır.
4.Yurtdışı Programının Hazırlanması
Başkanlık makamına gelen yurtdışı davet talepleri Belediye Başkanına bildirildikten sonra olumlu görülen davetlere katılmak için önce Başkanlık oluru alınarak geziye kimlerin katılacağı başkanlık tarafından belirlenir. Gezi dönüşü Kaymakamlık Makamına gezi ile ilgili Özel Kalem Müdürlüğünce rapor gönderilir.
5.Belediyenin Organizasyonlarının Düzenlenmesi
Belediyenin düzenlediği açılış, kokteyl, yamaç paraşütü festivali, uçurtma şenliği, ramazan etkinlikleri ve benzeri etkinlikler için Başkanlık oluru alındıktan sonra Özel Kalem Müdürü tarafından koordine edilerek etkinliklerde herhangi bir aksama meydana gelmemesi için gerekli tüm tedbirler alınır ve ortam protokole uygun hale getirilir.
İlgili Dokümanlar
1.Özel Kalem Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği
2.5393 Sayılı Belediye Kanunu
3.657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu