Belediyemizin hizmetlerinin aksatılmadan yürütülmesinin sağlanması için Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale edilen hizmet alımlarıyla ilgili denetim ve kontrollerin yapılarak, sözleşme hükümlerinin uygulanmasının izlenmesi
AMAÇ VE KAPSAM
Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.
Bu prosedür, Serdivan Belediyesi bünyesinde Destek Hizmetler Müdürlüğünün faaliyetlerini kapsar.
SORUMLULAR
Bu prosedür Destek Hizmetleri Müdürü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.
PROSEDÜR AYRINTISI
4.1.Piyasa Araştırma Yapılması :
Kamu İhale Kurumunun belirlediği senelik limitler çerçevesinde harcama birim müdürlüklerinden gelen satın alma talep fişlerinde özellikleri cinsi, miktarı ve teknik özellikleri belirtilen mal, hizmet, danışmanlık ve yapım işleri ile ilgili teklif satın alma görevlisi tarafından hazırlanarak komisyon tarafından piyasa fiyat araştırması yapılar.
4.2.Tekliflerin Değerlendirilmesi
Satın Alma talep fişinde belirtilen özelliklere göre piyasa araştırması yapılan mal, hizmet, danışmanlık ve yapım işleri ile ilgili en az 3 üç firmanın teklifi müdürlük tarafından değerlendirmeye alınıp en düşük olanı kabul edilir.
4.3.İhale Onay Belgesi
Cinsi, miktarı, yaklaşık maliyeti, bütçe kodu ve 4734 S.Kn 22.maddesinin ilgili a.b,c d, e bendi gereği alınacak malın veya hizmetin özellikleri ihale onay belgesinde belirtilmekte olup, gerçekleştirme görevlisi tarafından harcama yetkilisinin onayına sunulur.
4.4.Malın Teslimi/ Muayene Kabul İşleri
Harcama Birimi tarafından talep edilen ve özellikleri belirtilen mal, hizmet,danışmanlık ve yapım işlerinin kontrolü yapılarak muayene kabul komisyonu tarafından onaylanarak kabul edilir.
Alınan malzemenin cinsine göre depoya yada demirbaş niteliğinde ise ilgili personele gerekli zimmet işlemleri yapılarak teslim edilir
4.5.Fatura Ödeme Evrakları
Faturanın ödenmesi ile ilgili ödeme yazısı ve ödeme emri düzenlenerek daha önce hazırlanan satın alma talep fişi, piyasa araştırma, ihale onay belgesi ve muayene kabul evrakları ile birlikte ödenmesi amacı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim edilir
Yapılan işlemlerle ile ilgili evrakların birer sureti muhafaza edilerek arşivlenmek üzere dosyaya kaldırılır.
Belediye hizmet binaları için gerekli sözleşmeleri (Elektrik, Su, Doğalgaz, Telefon) yapılması ve faturaların takibi müdürlüğümüz tarafından yapılmaktadır. Ödemeleri hesap işleri müdürlüğümüz aracılığı ile yapılmaktadır
4.6.Puantaj Kaydı Tutulması
Çalışan işçilerin her ayın oniksinde günlük işlenen puantaj cetvelleri müdür tarafından imzalandıktan sonra İnsan Kaynakları Müdürlüğüne maaş bordoları hazırlanmak üzere gönderilir
4.7.Gelen-Giden Evrak Kayıt İşleri
Müdürlüğümüze Belediye birimlerinden gelen evraklar Gelen –Giden Evrak Kayıt Defteri’ne ve bilgisayara işlendikten sonra ilgili elemana havale edilmek üzere Müdüre sunulur. Müdür onayından sonra konunun içeriğine göre ilgili birim koordinatörüne veya ilgili personele havale edilir, gereği yapıldıktan sonra Gelen Evrak klasörüne kaldırılır.
Müdürlüğümüz tarafından bağlı olduğumuz Belediye Başkan Yardımcısına bağlı Müdürlüklere direkt yazışma yapılır, diğer Müdürlükler ve Belediye dışı yazışmalarda ise Başkan Yardımcısı ve/veya Başkan onayı ile yazışma yapılır. Giden evrak, Gelen-Giden Evrak Kayıt Defteri’ne ve bilgisayara işlendikten sonra çıkış sayısı alınarak, bir nüshası Giden Evrak klasörüne kaldırılır. Gelen Evrak ve Giden Evrak klasörleri yıllık olarak arşivlenir.
İhale dosyası ile ilgili bilgi başvuru şikayet ve itirazların cevaplanmasında Kamu İhale Kurumu tarafından standardize edilen formlar kullanılmaktadır. Bu formlar ve ilgili tebliğler KİK’e ait internet sitesinden tedarik edilmektedir.
4.8.Arşivleme ve Dosyalama
Müdürlükçe yapılan tüm yazışmaların birer örneği konularına göre ayrı ayrı klasörlerde arşivlenir
4.9. İhale İşlemleri
İlgili Müdürlükler tarafından ihtiyaç duyulan mal ve hizmetleri alımlarının özel/teknik şartnameleri hazırlanan ve yaklaşık maliyeti belirlenen, ihale onay belgesi hazırlanan bilgilerin müdürlüğümüze teslim edilerek belgelerin EKAP üzerinden ihtiyaç listesi ve ihale onay belgesi ihale dosyası hazırlama görevlisi tarafından girilerek ihale kayıt numarası alınır.
Hazırlanan Özel – Teknik Şartname, Proje ve Detaylarını EKAP üzerinden yükleyerek, İdari ve Sözleşme Tasarısı İhale Dosyası Hazırlama Görevlisi tarafından hazırlanır.
EKAP üzerinden ihale ilanı hazırlanır ve Sevk İşlem Formu gönderilir.
İhale dosyası CD ortamında hazırlanır ve Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından isteklilere ihale dosyası satışı yapılır. İhaleye esas yasal standart formların hazırlanır. İhalenin gerçekleşmesinden sonra İhale komisyonu toplanarak Gelen teklifler değerlendirilir ve ortak bir karar alınır. kesinleşen ihale kararları ilgililere İhale Dosyası Hazırlama Görevlisi tarafından bildirilir.
- EKAP üzerinden gerekli yasal sorgulamanın yapılır ve yüklenici ile sözleşme işlemleri düzenlenir.