Bir işyerinin faaliyete geçmeden önce Müdürlüğümüz ekipleri tarafından denetlenip, İşyeri Ruhsatına uygun olup olmadığını, işyeri açacak işletmeciye tebliğ eder. İşyeri faaliyet konusuna uygun ise İşyeri açma ve çalıştırma Ruhsatı verilmesi konusunda başvuru dilekçesiyle Müdürlüğümüze başvurulur, gerekli evrakları tamamlanmasıyla birlikte Faaliyet göstereceği iş ile ilgili Ruhsat en hızlı bir şekilde hazırlanıp İşletmeci adına düzenlenerek verilir.
Söz konusu İşletmeci İşyeri Açma ve çalıştırma Ruhsatı aldıktan sonra faaliyet konusu olan iş dalının dışında başka bir faaliyet gösterdiği tespit edilir ise Müdürlüğümüz tarafından gerekli işlemler yapılır.
AMAÇ VE KAPSAM
Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Ruhsat Denetim Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.
Bu prosedür Serdivan Belediyesi’nde yapılan, Umuma açık işyerleri, sıhhi işyerleri ile 2. Ve 3. Sınıf GSM işyerlerine işyeri açma ve çalışma ruhsatı düzenlemek, hafta tatili ruhsatı düzenlemek, İşyeri Denetimleri ve Evrak Kayıt ve Arşivleme işlemlerinin yapılması faaliyetlerini kapsar.
SORUMLULAR
Bu prosedür Ruhsat Denetim Müdürü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.
PROSEDÜR AYRINTISI
Evrak Kayıt ve Arşivleme:
Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü’ne gelen evraklar gün içerisinde kalem personeli tarafından sistem üzerinde kayıt altına alınarak, arşivlenir. Ayrıca iç yazışmalar yapılır. Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğince Müdürlükte yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre sınıflandırılarak arşivleme işlemleri yapılır. Gelen evrak, giden evrak ve dilekçe kayıtları tutularak havalesi yapılan evrakların ilgili şefliklere ve servislere zimmetinin yapılması sağlanır.
İşyeri Ruhsatı Verilmesi:
Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğince Umuma Açık işyerleri, Sıhhi işyerleri ile 2. ve 3.sınıf GSM işyerlerine işyeri açma ve çalışma ruhsatı düzenlenir. Ruhsat müracaatında bulunulduğu zaman gün içerisinde ruhsatı düzenlenir ve verilir.
Sıhhi İşyerlerinden istenilen evraklar:
-Yapı Kullanma İzni (iskân)
-Vergi Levhası fotokopisi
-Meslek Kuruluşu oda kaydı
-Yangın tüpünün faturası
-Kiracı ise kira kontratı
-Ç.T.V kaydı
-İkametgâh belgesi
-Nüfus Cüzdan fotokopisi
-2 Adet vesikalık fotoğraf
İşyeri Şirket ise; ayrıca şirket evrakları da istenir.
GSM İşyerlerinden istenilen evraklar:
- Yapı Kullanma İzni (iskân)
-Vergi Levhası fotokopisi
-Meslek Kuruluşu oda kaydı
-İtfaiye Raporu
- Kiracı ise kira kontratı
-Ç.T.V kaydı
-Ustalık belgesi
-İkametgâh belgesi
-Nüfus Cüzdan fotokopisi
-2 Adet vesikalık fotoğraf
-Adasu Görüşü
-Çevre Kirliliğini Önleyici rapor
-Yerleşim Planı (Alet ve Ekipmanların çizimi
-İş Akım Şeması
-Kapasite Raporu
İşyeri Şirket ise; ayrıca şirket evrakları da istenir.
Müracaat eden vatandaştan gerekli evraklar istenir. Gelen evraklar üzerine ruhsat dosyası hazırlanır. Müdür ve Başkan onayına çıkarılır. İmzalanan ruhsat vatandaşa verilir. Sıhhi işyeri ruhsatı, 2. Ve 3. sınıf GSM ruhsatı ve Hafta Tatil ruhsatları verilir.
Denetim Yapılması:
Denetim Memurları ruhsatlı ve ruhsatsız işyerlerinin denetimlerini yapar. İlk denetim Ruhsat müracaatında bulunulduğu gün yapılır. 2.bir denetim bir ay sonra yapılır. Rutin kontroller de ayda bir yapılır. Müdürlük rutin kontroller için bölgede mahalle bazlı bir denetim programı belirler. Yapılan bu programa göre ekipler her gün düzenli olarak denetime çıkar. Denetim ekipleri işyerlerine kontrole gittikleri zaman; bazı hususları kontrol ederler.(Bkz. Denetim talimatı) Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğince Yapılan denetimlerde mevzuata aykırı faaliyet gösteren işyerlerine cezai işlem uygulanması sağlanır.
Puantaj hazırlanması :
Puantaj hazırlama tablosu üzerinde ilgili yerler Kalem Personeli tarafından doldurularak(Tatil günleri-çalışılan günler işaretlenerek) Birim Müdürünün onayı alınır. Her ayın 25’ine kadar İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne teslim edilir.