Bilgi İşlem Müdürlüğü

T.C.

SERDİVAN BELEDİYE BAŞKANLIĞI

BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1

• Bu Yönetmeliğin amacı, Bilgi İşlem Müdürlüğünün organizasyon yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

MADDE 2

• Bu Yönetmelik, Bilgi İşlem Müdürlüğünün teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, müdürlük çalışanlarının görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3

• Belediye Meclisinin 01.06.2021 tarih ve 4 sayılı kararı ile kurulmuş olan Bilgi İşlem Müdürlüğüne ait bu Yönetmelik; 03.07.2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15 (b) ve 18 (m) maddelerine, 5216 Büyükşehir Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’na ve bu kanunlara dayanak teşkil eden tüm yönetmeliklere dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4

• Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

1. Belediye: Serdivan Belediyesini,
2. Başkan: Serdivan Belediye Başkanını,
3. Başkanlık: Serdivan Belediye Başkanlığını,

• Meclis: Serdivan Belediye Meclisini,

1. Müdürlük: Bilgi İşlem Müdürlüğünü,
2. Müdür: Bilgi İşlem Müdürünü,
3. Birim: Bilgi İşlem Müdürlüğünde görevli birim personelini, diğer çalışan, yardımcı ve destek hizmetleri personelini,
4. Yönetmelik: Bilgi İşlem Müdürlüğünün Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliği, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat, Bağlılık, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Teşkilat

MADDE 5

• Müdürlüğün teşkilat yapısı içerisinde Bilgi İşlem Müdürüne bağlı olarak yeterli sayıda memur ve şirket işçisi görev yapar.

Bağlılık

MADDE 6

• 5393 Sayılı Belediyeler Kanunu’nun 48. Maddesi gereğince Başkan Yardımcısı kanalı ile Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan bir birimdir.

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 7 – 

• Aşağıda belirtilen görevler, Müdürlük tarafından yürütülür;

1. Serdivan Belediyesinde mevcut olan müdürlüklerin, tüm yazılım, donanım ihtiyaçlarını gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda temin etmek, kurulumlarını yapmak, teknik destekte bulunmak.
2. Bilgisayar, yazıcı ve diğer ekipmanların (yazıcı, tarayıcı, faks makinesi vb.) bakımlarını ve tamirlerini yapmak veya yaptırmak, faal halde bulundurmak.
3. Müdürlüğün malzeme ikmal ve stok kontrolünü yapmak, teminini sağlamak, Belediyenin bilgi işlem envanterini yapmak, bilgi işlem sisteminin tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyacını belirlemek, ihtiyaca göre öneriler hazırlamak.

• Belediyemizin birimlerine alınacak teçhizat ve programların alınmasında gerekli incelemeyi yapmak, teknik şartnameleri ve sözleşme metinlerini hazırlamak.

1. Belediyemizde mevcut bilgisayar sistemleri üzerinde yüklü olan programların bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak.
2. Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere, gerekli emniyet tedbirlerini almak.
3. Belediyede kullanılan programlara ait lisansların muhafaza ve kontrolünü yapmak.
4. Yönetim Bilgi Sistemi, Coğrafi Bilgi Sistemi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi, e- belediyecilik, m-belediyecilik sistemlerini kurmak, geliştirmek ve işletmek.

• Otomasyon sistemi (MIS) kullanıcı yetkilendirme, rol yönetimi, otomasyon eğitimleri düzenleme, Belediye iş entegrasyonunu yapma işlerini takip etmek.

1. Belediye otomasyon yazılımının tüm birimlerde aktif olarak kullanılmasına yardımcı olmak.

• Otomasyon yazılımıyla ilgili sorunlara en kısa sürede çözüm bulmak, ilgili firmayla irtibata geçmek, firmaya sorunu bildirmek ve takip etmek.

1. Müdürlüklerin kullandığı yazılımların yıllık bakım sözleşmelerini takip etmek, yenilemek.
2. E-imza başvuru, yenileme, kurulumu işlemlerinin takibini sağlamak ve Belediye Başkanlığı ve tüm Müdürlüklerin ve Birimlerin etkin kullanımını sağlamak.
3. Birimler arasında network hatlarını kurarak bilgi alışverişini sağlamak.
4. Ağ altyapısı ayarlarını yapmak ve sağlıklı çalışmasını sağlamak.
5. Ağ cihaz ve yazılımlarını, network bağlantılarını yönetmek.
6. Sistem sunucu bilgisayarlarıyla ve network cihazlarıyla ilgili kurulum yapan teknik çözüm ortaklarıyla iletişime geçmek.
7. Veri güvenliğini sağlamak, uygulamak ve yedekleme ünitelerini takip edip, günlük yedekleme işlemlerini yapmak.

• Elektronik ortamda olabilecek saldırıları engellemek adına hizmet almak, çalışmalar yapmak veya yaptırmak.

1. Kullanıcıların ağ erişimlerinin yetki seviyelerine göre sınıflandırılmasını yapmak.
2. Kullanıcıların kurumsal yetki sınıflarına göre kaynakları kullanabilmesini ve verilere ulaşabilmelerini sağlamak, yetkisiz kişilerin bu kaynakları kullanmasını engellemek.
3. Sistem kullanıcılarının yönetimi ve Aktif Dizin konfigürasyonunu, yönetimini, yedeklenmesini ve yetkilendirilmesini sağlamak.

• Belediyecilik hizmetlerini mevzuatın izin verdiği ölçüde web ortamına taşımak, vatandaşa dönük hizmetleri internet üzerinden sunmak.

1. E-posta tanımlamaları, iş ve işlemleri için her türlü çalışmayı yapmak ve uygulamak.
2. Web sayfalarını projelendirmek, yapmak veya yaptırmak.

• Eğitim ve tanıtım seminerleri düzenlemek.

1. Gelecekteki ihtiyaçları analiz etmek ve sistemin teknolojik gelişme doğrultusunda büyümesini sağlamak.
2. Kişisel Verileri Koruma Kanunu ile ilgili gerekli çalışmaları yapmak, yaptırmak ve eğitimler düzenlemek.
3. Merkez bina ve diğer birimler arasındaki telefon trafiğinin ve IP telefon hatlarının etkin çalışmasını sağlamak.
4. Merkez bina ve dış birimlerde santral kurulum, programlama, dâhili ve harici hat arızaları ile ilgili işlemleri yapmak veya yaptırmak.
5. Belediye haberleşme ve toplu SMS sistemi için tarifeleri takip etmek.
6. Haberleşme güvenliği ihlallerine karşı tedbirler almak.

• Belediye Başkanı veya Bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

1. İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Bilgi İşlem Müdürlüğü’nü ilgilendiren yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre çalışmalar yapmak.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 8

• Müdür görev ve hizmetlerinden dolayı Belediye Teşkilat Şemasında bağlı olduğu yöneticiye karşı sorumlu olup;

1. Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlar.
2. Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip eder, personelini bilgilendirir ve eğitir.
3. Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapar.

• Bilgi İşlem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

1. Müdürlüğünde görev bölümü yapar. Personelin izin, hastalık vb. durumlarında yerine bir başkasının görevlendirir ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır.
2. Başkanlığı temsilen toplantılara katılır.
3. Mevzuata uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirler; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.
4. Müdürlüğünün görev alanı kapsamında; stratejik planı ve faaliyet raporlarını performans değerlendirmesine esas olacak şekilde rapor ve istatistiklerin oluşturulmasını sağlar.

• Müdürlüğün genel işi ve işleyişi konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlar.

1. Müdürlüğün gider bütçesi taslağı hazırlanmasını sağlar.

• Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirir.

1. Disiplin amiri sıfatıyla ilgili mevzuat çerçevesinde hareket eder, personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütülmesini sağlar.
2. Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmakla yükümlü ve yetkilidir.

Memurlar ve diğer kamu görevlilerinin görev ve sorumlulukları

MADDE 9

• Personelin görevleri aşağıdaki gibidir;

1. Görevli olduğu müdürlükte iş bölümü esaslarına göre amirince verilen görevleri yerine getirmek.
2. Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek.
3. Yazışmaları belli aralıklarla izleyerek işlerin zamanında, mevzuata ve amirlerin talimatına uygun olarak sonuçlanmasını sağlamak.

• Görevini yerine getirirken ihtiyaç duyduğu malzeme, ekipman vb. kaynaklara ilişkin gereksinmelerini saptayarak ilgililere bildirmek ve alacağı talimata göre gerekli işlemleri yapmak.

1. Kullandığı araç gereçleri ve demirbaş eşyaları amacına uygun olarak kullanmak, korumak ve muhafaza etmek.
2. Yaptığı iş ve işlemlerle ilgili kayıtları uygun şekilde tasnif etmek, ihtiyaç duyulması halinde erişilebilir olmasını sağlamak ve süresince muhafaza etmek.
3. İlgili mevzuatlarda belirlenen; kılık kıyafet, davranış ve mesai saatlerine riayet etmek, çalışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, çalışma arkadaşlarıyla uyumlu olmak.
4. Görev alanına giren konulara ilişkin kayıtları oluşturmak, istatistiki faaliyet raporu ve performans bilgilerini hazırlamak.

• Birim amirince uygun görülen diğer görevleri yapmak.

1. Denetim yapmak isteyen yetkililere gerekli kolaylığı göstermek ve bu yetkililerce istenen dosya ve belgeleri denetime hazır halde bulundurmak.

• Personelin sorumlulukları aşağıdaki gibidir;

1. Biriminde yürütülmekte olan iş ve işlemler hakkındaki bilgilerin izinsiz olarak kurum dışında paylaşılması, gizli olmasa bile evrak ve işlemlerin sonuçlarına ait bilgi vermesi ve açıklamada bulunulması hususunda amirlerine karşı sorumludur,
2. İşini yerine getirirken kullandığı araç gereç ve ekipmanı uygun şekilde kullanmaktan, korumaktan, herhangi bir zarar vermemekten ve bir sonraki kullanım için sürekli hazır bulundurmaktan sorumludur.
3. İşvereninin gerçekleştirmiş olduğu iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerine katılmak, eğitimlerde edindiği bilgileri yaptığı iş ve işlemlerde uygulamak ve bu konudaki talimatlara uymaktan sorumludur.

• Müdürlüğün iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, kendisine tebliğ edilen görevlerin yasal, yönetsel şartlar ve vatandaş memnuniyeti odaklı bir şekilde yerine getirilmesinden sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

 İş birliği ve Koordinasyon

Müdürlüğün birimleri arasında iş birliği:

MADDE 10

• Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki iş birliği ve koordinasyon müdür tarafından sağlanır.
• Müdürlüğe gelen tüm evraklar, toplanıp konularına göre tasnif edilip dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
• Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevdi eder. Ek işlemlerin takibini ve sonuçlandırılmasını sağlar.
• Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin, herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur.
• Devir-Teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

Diğer müdürlük, kurum ve kuruluşlarla koordinasyon:

MADDE 11

• Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
• Kurum dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslara gönderilen yazışmalar; Belediye Başkanının veya Başkan adına yetki verdiği makamın imzası ile gönderilir.
• Yapılan işlemler ile ilgili olarak yürürlükteki mevzuat dayanak olmak üzere Hukuk İşleri Müdürlüğü, Valilik ve diğer ilgili kurum ve kuruluşlardan görüş alınabilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Denetim

MADDE 12

• Müdürlüğün bütün iş ve işlemleri Başkanlık Makamı ve müdürün denetiminde yürütülür. Ayrıca teftiş ve denetim kurulu tarafından da her zaman denetim yapılabilir.
• Bu tür teftiş ve denetimlerde denetimcilere yardımcı olunması esastır.
• Bilgi İşlem Müdürlüğü emrinde görev yapan tüm personelle ilgili disiplin ve ödül işlemleri, yürürlükteki mevzuata uygun olarak yürütülür.

Diğer Hükümler

Yürürlük

MADDE 13

• Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisinin kabul kararı kesinleştiği andan itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 14

• Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller:

MADDE 15

• İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.