Serdivan Tarihi

Vizyon & Misyon

MİSYONUMUZ

Kentsel Gelişimi Evrensel İlkeler Doğrultusunda Yönlendirerek Yerel Nitelikli Ortak İhtiyaçları Hızlı, Kaliteli ve Toplum Odaklı Bir Anlayışla Karşılamak.

 

VİZYONUMUZ

Toplumun Memnuniyetini ve Refahını Sürdürülebilir Bir Şekilde Artırarak, En Çok Tercih Edilen Konut Bölgesi Olmanın Yanında Kültür, Sanat, Ticaret ve Sağlık Hizmetlerinde de Öncü Üniversite Kenti Olmak

 

TEMEL İLKE VE DEĞERLER

Çevreye ve İnsana Saygı

Gelişme ve Değişime Açıklık

Vatandaş Memnuniyeti

Kalite Etkinlik, Verimlilik ve Yeterlilik

Güvenilirlik

Eşitlik ve Tarafsızlık

Şeffaflık

Dürüstlük

Adalet

Hizmet Bilinci, Hizmet Aşkı

Hizmetlerde Önderlik ve Örneklik

Katılımcılık

Meslek Etiğine Bağlılık

Halka Yakınlık

Stratajik Plan

2015-2019 Serdivan Belediyesi Stratejik Planı

Özel Kalem Müdürlüğü

Müdür

Hamit Balcı

Telefon : 444 54 50 - 1001/1002/1003

E-Mail : hamitbalci@serdivan.bel.tr

Amaç

Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

Bu prosedür Serdivan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünde Başkanlık Makamı ile ilgili  yapılan tüm yazışma ve diğer işlemlerinin yapılması faaliyetlerini kapsar.

 

Sorumluluklar

Bu prosedür Özel Kalem Müdürü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.

 

Prosedür Ayrıntısı

3.1.Evrak Kayıt ve Dosyalama İşlemleri

Özel Kalem Müdürlüğüne gelen evraklar Özel Kalem Sekreteri tarafından Özel Kalem Müdürlüğü’ne ait kayıt defterine işlenerek, cevap gerektirenler cevaplandıktan sonra evrak zimmet defterine işlenerek ilgili birime zimmetle gönderilir. Cevap gerektirmeyenler dosyalanarak saklanır.

 

3.2.Görüşme ve Randevu Taleplerinin Alınması

 

Başkanlığa doğrudan veya dolaylı olarak müracaat eden kişi veya kurumların randevu talepleri Özel Kalem Sekreteri tarafından liste halinde alınarak başkana sunulur, olumlu cevap verilen randevular ilgilisine bildirilerek görüşmeleri gerçekleştirilir.

Ayrıca telefonla ya da yüz yüze görüşmek isteyen vatandaşlarımızın aynı anda Belediye Başkanıyla görüşmeleri sağlanır.

 

 3.3.Programın Hazırlanması

 

Başkanlık makamına gelen davetiye ve davet yazıları Özel Kalem Sekreteri tarafından kayda alınarak Başkana sunulur. Belediye Başkanının günlük, haftalık ve aylık periyotlar halinde çalışma saatleri, toplantı ve dinlenme zamanlarının planlanması yapılır.

 

3.3.1. Yurtdışı Programının Hazırlanması

 

Başkanlık makamına gelen yurtdışı davet talepleri Belediye Başkanına bildirildikten sonra olumlu görülen davetlere katılmak için önce Başkanlık oluru alınarak geziye kimlerin

 

katılacağı başkanlık tarafından belirlenir. Daha sonra Özel Kalem Müdürlüğü adına Özel Kalem Sekreteri tarafından encümen kararı alınması için Yazı İşleri Müdürlüğüne yazı yazılır. Karar alındıktan sonra Mali Hizmetler Müdürlüğüne yurtdışı avans ücreti ve uçak bileti ile ilgili yazılar yazılır. Mali Hizmetler Müdürlüğünce yolluklar ödenerek gezi gerçekleşir. Gezi dönüşü Mali Hizmetler Müdürlüğünce avans hesabı kapatılarak Kaymakamlık Makamına gezi ile ilgili Özel Kalem Müdürlüğünce rapor gönderilir.

           

 3.4.Belediyenin organizasyonlarının düzenlenmesi

 

Belediyenin düzenlediği açılış, kokteyl, yamaç paraşütü festivali, uçurtma şenliği, ramazan etkinlikleri v.b.etkinlikler için Başkanlık oluru alındıktan sonra Özel Kalem Müdürü tarafından koordine edilerek etkinliklerde herhangi bir aksama meydana gelmemesi için gerekli tüm tedbirler alınır ve ortam protokole uygun hale getirilir.

 

            3.4.1. Açılışlara çelenk, çiçek, kutlama ilanı ve tebrik gönderilmesi

 

 Belediyemize davetiye bırakılarak bildirilen açılışlara Belediye Başkanlığı adına çelenk, çiçek Belediyemizin anlaşmalı olduğu çiçekçiye Özel Kalem Sekreteritarafından sipariş verilerek gönderilir. 

 

3.5. Bütçenin Hazırlanması

 

·         Bütçe ile ilgili genelge Özel Kalem Sekreteri tarafından Özel Kalem Evrak Kayıt Defterine kayıt edilerek, Müdür’ün bilgisine sunulur.

·         Özel Kalem Sekreteri bütçeyi hazırlamak için gerekli görüşmeleri yapar ve topladığı veri, belge, bilgi ve öneriler doğrultusunda birimin yıllık tahmini bütçesini bilgisayar ortamında yazar, müdüre sunar.

·         Müdürün onayından sonra giden evrak defterine kayıt yapılır ve zimmet karşılığı Mali Hizmetler Birim Müdürlüğü’ne teslim edilir.

·         Bütçenin kalan nüshaları birimin bütçe dosyasında muhafaza edilir.

·         Daha sonra Belediye Meclisine Mali Hizmetler Birimi tarafından sunulan ve onaylanan bütçe Müdürlüklere bilgi olarak sunulur.(Birim Müdürlüğü’ne kitapçık olarak tüm Belediye bütçesi gönderilir).

 

3.6. Harcama Yapılması

 

·         Bütçeyle ödenek tahsis edilen bir birim olarak müdürlüğün en üst yöneticisi olarak Harcama Yetkilisi olan Müdür, bütçede öngörülen ödenekleri kadar, ödenek gönderme belgesiyle kendisine ödenek verilen harcama yetkilileri ise tahsis edilen ödenek tutarında harcama yapar.

·         Bütçelerden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür. Harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır.

·        Harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle başlayan harcama sürecinde; harcama yetkililerince belirlenen gerçekleştirme görevlisi tarafından gerekli belgeler düzenlenerek görevli kişi, kişiler veya komisyonlarca onaylanırGerçekleştirme Görevlisi ödeme emri belgesini düzenler, harcama yetkilisinin ödeme belgesini imzalamasının ardından, ödemeye ait evraklar üst yazı ile MaliHizmetler BirimMüdürlüğü’ne gönderilir. Gider hak sahibine Mali Hizmetler Birimi Müdürlüğü tarafından ödenir.

 

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNE BAĞLI KENTBANK BİRİMİ:

 

3.7. Resmi imar durumu başvurularının alınması

 

- Dilekçe

- Tapu fotokopisi

- Lisanslı harita mühendislerinden alınan aplikasyon krokisi

- Mal sahibinin nüfus cüzdan fotokopisi

- Parsel bir şirkete ait ise şirket kaşesi dilekçede istenmektedir.

Resmi imar durumu kayda alınabilmesi için mal sahibinin imzası ya da şirket ise şirket kaşesiyle beraber dilekçeye imza attırılır. Tapu fotokopisi, lisanslı harita mühendislerinden alınan aplikasyon krokisi ve mal sahibine ait nüfus cüzdan fotokopisi istenir. Harç makbuzu ile beraber gelirler servisine harcı yatırıldıktan sonra emlak servisinden borcu yoktur kaşesi vurdurularak evrak işlemi tamamlanır ve sistem üzerinden Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından kayda alınarak evrak İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne zimmet ile gönderilir.

 

3.8. İnşaat ruhsatı başvuru dosyalarının ilk incelemesinin yapılması

 

- Dilekçe

- Tapu fotokopisi

- Lisanslı harita mühendislerinden alınan aplikasyon krokisi

- Yapı aplikasyon tutanağı

- Yeni tarihli alınmış resmi imar durumu

- Yapılacak olan bina tuslu ise Sakarya Valiliği Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğünden alınmış olan yazı

- Projelerin kontrolu, (Sedaş ve Telekom projelerinde kurumların onayı olmak zorunda)

- Zemin etüt raporları

- Statik raporların kontrolü yapılır.

İnşaat ruhsatı kayıt işlemi yaparken ilk önce ince dosyası incelenir. İnce dosyada mal sahibinin imzası ya da şirket ise şirket kaşesiyle beraber imza kontrol edilir. Tapu fotokopisi, lisanslı harita mühendislerinden alınan aplikasyon krokisi, yapı aplikasyon tutanağı(yapılacak olan bina aplikasyon krokisine işlettirilir), mal sahibinin nüfus cüzdan fotokopisi, yeni tarihli alınmış imar durumu, yapılacak olan bina tuslu ise Sakarya Valiliği Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğünden alınmış olan yazı. Bu evraklar Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından kontrol edildikten sonra ince dosyası tamamlanmıştır. Kalın dosyasında projeler incelenir. Mimari, statik, makina, elektrik, telekom projelerinden 4’ er takım olmasına dikkat edilir. Sedaş ve Telekom projelerinde kesinlikle kurumlarının onayları olmak zorundadır. Zemin etüt raporları ve statik raporlarda kontrol edildikten sonra kayıt işlemi için sistemden giriş yapılır. Kayıt işlemi tamamlanan evrak Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından zimmetlenerek İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne gönderilir. Zimmetlenerek giden evrak imar kalemi tarafından kayda alınır, imar müdürü tarafından ilgili personeline havale olur.

Not:Eğer mal sahibi müteahhitliğini üstlenmiyorsa istenilen evraklar.(Müteahhit sözleşmesi, noterden taahhütname, ticaret odası kaydı, vergi levhası, sosyal güvenlik no, kimlik fotokopisi; şantiye şefi sözleşmesi, oda kayıt belgesi, diploma, SSK veya Bağ-Kur evrakı, T.C. no, ikametgah) kesinlikle kontrol edilmektedir.

 

3.9. Hakediş işlemi için gelen dosyaların incelemesi

 

Yapı denetimler tarafından ince dosya getirilir. Hangi yapı denetim ise şirket kaşesi olmak zorundadır. Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından Evrak kayıt işlemi yapılarak İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne gönderilir. Zimmetlenerek giden evrak imar kalemi tarafından kayda alınır, imar müdürü tarafından ilgili personeline havale olur.

 

3.10.  İskan (yapı kullanma izin belgesi) alınabilmesi için hazırlanan dosyanın incelenmesi

 

- Dilekçe.

- Tapu fotokopisi.

- İnşaat ruhsatı fotokopisi(inşaat ruhsatı 5 yılı geçmemiş olması gerekiyor).

-Yapılacak olan bina tuslu ise teknik değerlendirme raporu mühendislere imzalattırılıp evrakların hepsi kayıt işlemi için sisteme girilip ilgili birime gönderilir.

- Yapılacak olan bina yapı denetimli ise hakedişlerinin yapı denetimler tarafından %100 lük kısmının tamamlanmış olması gerekiyor.

İskan (yapı kullanma izin belgesi) kayıt işlemi yaparken ilk önce evraklar Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından incelenir. İstenilen evraklar mal sahibinin imzası ya da şirket ise şirket kaşesiyle beraber dilekçe kontrol edilir. Tapu fotokopisi, mal sahibinin nüfus cüzdan fotokopisi, inşaat ruhsatı fotokopisi(inşaat ruhsatı 5 yılı geçmemiş olması gerekiyor), yapılacak olan bina Tuslu ise teknik değerlendirme raporu mühendisler tarafından imzalattırılır. Eğer bina yapı denetimli ise hakediş ile ilgilenen personelimizden hakedişlerinin bitip bitmediği öğrenilir. %100’lük kısmı tamamlandıysa evrak kayda alınır. Hakedişi bitmedi ise vatandaş yapı denetimine gönderilir ve hakedişlerin tamamlanması istenir. Evraklar tamamlandıktan sonra sistem üzerinden Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından kayıt işlemi yapılır ve evrak zimmetlenerek İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne gönderilir. Giden evrak imar kalemi tarafından kayda alınır, imar müdürü tarafından ilgili personeline havale olur.

 

 

3.11. Encümen için gerekli evrakların kontrolünün yapılması (yol terki, ifraz, tevhid, ihdas)

 

- Dilekçe

- Tapu fotokopisi

- Yer mal sahibine ait ise nüfus cüzdan fotokopisi

- Lisanslı harita mühendisi tarafından geldi ise şirket kaşesi

- Durum haritası

-Röleve ölçü krokisi

-Tescil bildirimi

Encümen için gelen evrakların kontrolü yapıldıktan sonra ifraz, tevhid, alt yapı, yol terki işlemi için İmar ve Şehircilik Müdürlüğü tarafından harcı hesaplanarak gelirler servisine harcı yatırılır ve emlak servisinden borcu yoktur kaşesi vurdurularak evrak sistem üzerinden Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından kayıt işlemi yapılır ve evrak zimmetlenerek İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne gönderilir. Giden evrak imar kalemi tarafından kayda alınır, imar müdürü tarafından ilgili personeline havale olur.

 

3.12. Su aboneliği için Saski’ye gönderilen “uygundur” yazısı hazırlanması

 

- Matbu dilekçeye mal sahibinin imzası alınarak Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından sistemden giriş yapılır. Evrak zimmetlenerek İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne gönderilir. İlgili personel tarafından onaylandıktan sonra imar kalemi tarafından çıkış yapılır ve vatandaşa evrak tebliğ edilir.

 

3.13. Belediye hissenin kayda alınması işlemleri

 

- Dilekçe(mal sahibin imzası olmak zorunda, hisseli ise diğer hissedarlarında imzası olmak zorundadır)

- Tapu fotokopisi

- Mal sahibinin nüfus cüzdan fotokopisi

Evrakların hepsi Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından hazırlanıp encümene girer. Encümen fiyat belirler ve Cuma günü kararlar çıkar. Vatandaşa telefon ile bilgi verilir. Encümenden çıkan karardan sonra vatandaş çıkan fiyatı öder ve tapuya yazı yazılır. Tekrar vatandaşa yeni tapu verilir.

 

Not: Bütün bu işlemler yapılmadan önce kesinlikle sicil bilgileri kontrol edildikten sonra evrak kayda alınır.

 

İlgili Dökümanlar

1.Özel Kalem Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği

2.5393 Sayılı Belediye Kanunu

3.657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu

 

Daha fazla okumak için tıklayınız

Hukuk İşleri Müdürlüğü

 

Telefon : 444 54 50 - 1351

E-Mail : hukukisleri @serdivan.bel.tr

 

Hukuk İşleri  Müdürlüğünün görevleri: Belediyenin leh ve aleyhine açılan dava ve icra takiplerinde Belediyeyi mahkeme ve icra dairelerinde temsil etmek. Belediyenin hak ve menfaatlerini savunmak, Duruşma keşif ve yüksek yargı organlarında hazır bulunmak, ayrıca Belediye içinde bulunan Müdürlüklerin işlerini yürütümü sırasında karşılaştıkları hukuksal sorunlar karşısında yazılı ve sözlü hukuki görüş bildirmektir. 

 

AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Hukuk İşleri Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

 

Bu prosedür Serdivan Belediyesi’nde yapılan Adli, İdari ve İcra Dairelerindeki işlemlerin yapılması faaliyetlerini kapsar.

 

TANIMLAR VE KISALTMALAR

İYUK             : İdari Yargılama Usulü Kanunu

HMUK           : Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanunu

CMK              : Ceza Muhakemesi Kanunu

E                     :Mahkeme esas sayısı

K                    :Mahkeme karar sayısı

 

SORUMLULAR

Bu prosedür Serdivan Belediyesi Hukuk İşleri Müdürlüğü sorumlusu tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden Müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da Müdürlükte görev yapan personeldir.

 

İLGİLİ DÖKÜMANLAR

1-Hukuk İşleri Görev ve Çalışma Yönetmeliği

2-Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanunu

3-İdari Yargılama Usulü Kanunu

4- İcra ve İflas Kanunu

5- Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkındaki Kanun

6-Ceza Muhakemesi Kanunu

7-İcra Pro programı

Daha fazla okumak için tıklayınız

Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

MÜDÜR

Orhan Gevrek

Telefon : 444 54 50 - 1301

E-Mail : basin@serdivan.bel.tr

 

AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

Bu prosedür Serdivan Belediyesi Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün Serdivan Belediyesi’nin basın ile ilişkilerini düzenlemesini,   basına ve kamuoyuna bülten, broşür, afiş, kitap, dergi vb. araçlarla bilgi aktarımının sağlıklı sağlanmasını, Serdivan Belediyesi’nin çalışmalarını gerek görsel ve gerekse yazılı olarak takip ederek, arşivlenmesini, Bilgi Edinme Kanunu uyarınca gelen bilgi edinme taleplerinin 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve uygulanmasına ilişkin yönetmelik hükümlerine uygun cevaplandırılmasını, CİMER, Başbakanlık İletişim Merkezi’nden gelen vatandaş taleplerinin takibini yaparak, ilgilisine ve CİMER’e bilgi verilmesini, Gelen ve giden evrakların kayıt ve dosyalanması faaliyetlerini kapsar.

 

SORUMLULAR

Bu prosedür Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinde müdür ve görevli olan personeli sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personelidir.

 

PROSEDÜR AYRINTISI

3.1.Bilgi Aktarımının Sağlaması

 

Sakarya’da yayınlanan 10 yerel gazete, 8 yerel internet gazetesine ve 4 ulusal ajansa belediye çalışmalarını birinci elden aktarmak, bu çalışmaların kamuoyuna duyurulmasını sağlamak, geri dönüşümlerini takip etmek amacıyla gerekli çalışmaları yapılır.

 

3.2.Arşiv Tutulması

Belediye çalışmaları yerinde görüntüleyerek dijital ortama aktarılır. Medyada belediye ile ilgili çıkan haberlerin takibini yaparak yine dijital ortamda basın ve halkla ilişkiler personeli tarafından arşivlenir.

 

3.3.Bilgi Edinme Bürosu 

 

4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca, gelen bilgi edinme talepleri birim tarafından kabul edilir. Basın ve Halkla İlişkiler Personeli tarafından kayda alınır ve ilgili Müdürlüğe üst yazı ile sevk edilir. Yasal süresi içinde cevaplar alınarak, Basın ve Halkla İlişkiler Personeli tarafından elden zimmetli olarak talep sahibine ulaştırılır.

 

 

3.3.1.Cimer

Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER), halkın doğrudan Başbakanlık üzerinden dilek, şikayet ve taleplerini dile getirebildiği ve çözüm aradığı, adından da anlaşılacağı gibi Başbakanlık bünyesinde kurulmuş bir birimdir. CİMER sistemi internet üzerinden kendi adına ayrılmış bulunan bir portaldan,  kurum adına Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü bünyesinde yetki verilmiş Basın ve Halkla İlişkiler Personeli tarafından takip edilir. Gelen dilekçeler, ilgili birim müdürlüklerine iletilir ve alınan cevaplar,  dilekçe sahibinin varsa e-posta adresine belediyenin bilgi@serdivan.bel.tr adresi üzerinden, yoksa telefon ile, başvuru gizli ise CİMER’e geri dönüş yapılarak Basın ve Halkla İlişkiler Personeli tarafından cevaplanır, verilen cevap sisteme girilerek, gereği ile ilgili bilgi verilir.

 

3.4.Evrak kayıt ve dosyalama 

Basın Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ne gelen veya Müdürlük tarafından yazılan tüm resmi yazışmalar Basın ve Halkla İlişkiler Personeli tarafından kayıt altına alınarak, gelen giden yazılar dosyasında arşivlenir. Gelen yazıların cevaplanması gerekenler yine süresi içinde cevaplanarak, zimmetli olarak ilgilisine teslim edilir.

 

İLGİLİ DÖKÜMANLAR

1.Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği

2.5393 Sayılı Belediye Kanunu

3.657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu

Daha fazla okumak için tıklayınız

Yazi İşleri Müdürlüğü

MÜDÜR

Ahmet Çiftçi

Telefon : 444 54 50 - 1101/1102

E-Mail : yaziisleri@serdivan.bel.tr

Yazı İşleri Müdürlüğü; Belediye Meclisinin düzenli çalışabilmesi için gerekli işlemleri yapmak ve özlük işlerini yürütmek. Kuruma gelen ve kurumdan gidecek olan her türlü evrakın kaydını yapmak ve birimlerle koordineli çalışmak. Belediye Encümenin hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi için gerekli desteği vermek.Encümene sunulacak dosyaların tanzim etmek. Encümen kararlarını ilgili mevzuat ve yönetmelikler  çerçevesinde alınmasını takip etmek. Belediyeye evlenmek için müracaat eden kişilerin evlilik akitlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak. Belediyenin genel arşivinin istenen kalitede ve verimde çalışmasını sağlamakla görevlidir.

 

AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

Bu prosedür Serdivan Belediyesi’nde yapılan Başkanlık iş ve işlemleri, Meclis ve Encümen toplantıları, nikah işlemleri, santral, posta, çay dağıtımı yapılması faaliyetlerini kapsar.

 

TANIMLAR VE KISALTMALAR

Belediye Encümeni : 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 33-34-35-36. maddelerinde belirtilen hükümleri kapsayan ve belediyenin kısmen karar,kısmen yürütme organıdır..Üyeleri Belediye Meclis üyeleri içinden seçilen ve Belediye Başkanınca görevlendirilen birim müdürlerinden oluşur.

Belediye Meclisi: 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 17…-32. maddelerinde belirtilen hükümleri kapsayan, belediyenin karar organıdır.

Resmi Evrak: Resmi kurum ve kuruluşlar tarafından yapılan yazışmalar.

Havale: Resmi ve özel kurum ve kuruluşlar ile vatandaşların yazılı taleplerinin ilgili birim /müdürlük tarafından işlem görmesi için ilgili olduğu birime /kişiye yönlendirilmesi.

Zimmet Defteri: Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların ilgilisine imza karşılığı teslimi.

Hakkı Huzur: Meclis ve Encümen Üyelerinin Toplantılara katılımlarıyla hak ettikleri ücret

Posta: Kurumumuzun resmi ve gayri resmi kurum/kuruluşlar ile resmi posta yolu ile haberleşmesi

Md: Müdür

V. :  Vekil

a   :  Adına

 

PROSEDÜR AYRINTISI

·   4.1 Dilekçe Kaydı :

Serdivan Belediye Başkanlığı adına gelen tüm dilekçeler Kentbank personeli tarafından kabul edilerek havale ve kayıt işlemleri yapılmaktadır. Kayıt işlemi evrak üzerine Gelen Evrak Kaşesinin basılması ve bu kaşe üzerinde evrak kayıt numarası, kayıt tarihi ve evrak eklerinin yazılmasıdır. Kayıt işlemi yapıldıktan sonra evrak, Kentbank personeli tarafından havale edilen ilgili müdürlüğe zimmetle gönderilir.

 

·   4.2 Gelen Evrak Kayıt:

Kurye, vatandaş, posta ile resmi kurum ve kuruluşlardan gelen resmi evraklar Kentbank personeli tarafından bilgisayar ortamında kayıt altına alınır. Kaydı yapılan evrak, Yazı İşleri Müdürü tarafından kontrolü yapılarak ilgili müdürlüğe havale edilir. Yazı İşleri Müdürünün kontrolünden geçen evrak, müdür tarafından havale işlemi yapıldıktan sonra, Belediye Başkanının görmesi gereken evraklar da seçilerek Belediye Başkanına ve ilgili müdürlüğe zimmetle teslim edilir.

 

4.3 Giden Evrak Kayıt:

Belediye Başkanlığımıza bağlı Müdürlüklerin; kurum dışındaki resmi kurum ve kuruluşlar ile şahıslara yazmış oldukları evraklara kalem personeli tarafından Giden Evrak kayıt numarası verilir.

·   4.4 Gizli Evrak Kayıt :

Resmi kurum ve kuruluşlardan gizli ibaresi ile gelen resmi evraklar Koordinatörlüğümüzde kentbank personeli tarafından kayıt işlemi yapıldıktan sonra havale ettirilir. Yazı İşleri Müdürünün kontrolünden geçen evrak kentbank personeli tarafından Belediye Başkanına götürülüp havale ettirilerek ilgili müdürlüğe zimmet ile teslim edilir.

 

·   4.5 Posta İşlemleri :

Başkanlığımıza bağlı müdürlüklerden gelen zarflar kalem personeli tarafından zimmetle alınır. Posta işlemlerinde evrakın çıkış numarası, gidecek kişi ya da firmanın ismi ve adresi yazılan zarflar, posta zimmet defterimize Kalem Personeli tarafından kaydedilerek evrak dağıtıcıları tarafından Serdivan  P.T.T. Bürosuna  teslim edilir.

 

·   4.6  Meclis Toplantı Dönemleri ve Gündemin Hazırlanması:

Başkanlığımıza bağlı Müdürlüklerden Meclise sunulmak üzere gelen evraklar kalem personeli tarafından kayıt numarası, tarih, imzaları kontrol edilerek zimmet defterine imza atıldıktan sonra teslim alınır.

Mecliste görüşülerek, karara bağlanmak üzere gelen teklifler ile yasal olarak belirli zamanlarda meclis gündemine alınması gereken konular müdürlüğümüzün takibi ile birlikte gündemi oluşturularak Belediye Başkanına sunulur ve imzalatılır. Meclisin kapalı olduğu zamanlarda gelen teklifler açılacak ilk meclis gündemine alınmak üzere muhafaza edilir.

Meclis toplantıları 5393 sayılı Belediye Kanunun 20.maddesine göre yapılmaktadır. (Belediye Meclisi Belediyenin karar organı olup, yasa gereği her ayın ilk haftası mutat toplantı yerinde

toplanır. Meclis gününden önce meclis gündemi Belediye Başkanına bildirilir. Belediye Başkanı tarafından olur alındıktan sonra gündem oluşturularak Zabıta Müdürlüğü tarafından

Belediyemiz ilan Panosunda ilanı yapılmaktadır. Ayrıca Büyükşehir Belediye Başkanlığına ve Kaymakamlık Makamına bilgi verilir. Meclis Üyelerine toplantı gün ve saati ile meclis gündemini bildirmek üzere davet yazıları hazırlanır ve Zabıta Müdürlüğü ile bu davet yazıları

imza karşılığı üyelere teslim edilir. Tüm bu işlemler meclis toplantı gününden en az üç gün önce yapılmak zorundadır.

Nisan toplantılarında yapılan gizli oylamaya ilişkin oy pusulaları Kalem Memurları tarafından toplantıdan önce mühür basılarak hazırlanır. Oylama tutanakları hazırlanır. (Meclis 1.Başkan Vekili, Meclis 2.Başkan Vekili, Katipler ve Encümen Üyeleri) gizli oylama ile seçilir.

Nisan ayı toplantılarında İhtisas Komisyonları (İmar Komisyonu, Plan Bütçe Komisyonu, vs.) seçimi yapılır.

 

·   4.7 Tutanak:

Her Meclis toplantısında, toplantıya katılan üyelerden imza alınır. Meclis toplantılarındaki görüşmeler görevli personel tarafından kasetlere (ses) kayıt edilir. Ayrıca Kamera ile görüntü kaydı da yapılır. Ses kasetleri müdürlüğümüzce tarih sırasına göre arşivlenerek saklanmaktadır. Kalem personeli tarafından yazıya dökülür. Yazıya dökülen tutanaklar Yazı İşleri Müdürü tarafından kontrol edilir. Düzeltmeler kalem personeli tarafından yapılır. Tutanaklar toplantıyı idare eden Meclis Başkanı ve Divan Katiplerine imzalatılır. Tutanağın aslı kalem personeli tarafından toplantı tarihi sırasına göre tutanak dosyası’na kaldırılır. Ayrıca alınan Meclis Kararları her toplantı sonrasında Meclis üyelerine dağıtılır.

 

·   4.8 Hakkı Huzurların Hazırlanması:

Meclis toplantısı sonunda Meclis Üyeleri imza tutanağından toplantıya katıldıkları günlerin tespiti kalem personeli tarafından yapılarak Meclis Üyelerinin isimleri ve toplantı tarihlerini gösteren Huzur Hakkı yazısı 2 nüsha olarak hazırlanır. İhtisas komisyonlarında ise Meclise sunulan komisyon raporlarından komisyon toplantılarına katılan Meclis Üyeleri için de katıldıkları toplantı sayısına göre Huzur Hakkı yazısı 2 nüsha olarak hazırlanır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne yazılan yazılar Belediye Başkanının onayına sunulur. Onay alındıktan sonra 5393 Sayılı Yasanın 32. maddesi gereğince hazırlanan Huzur Hakkı yazıları ödeme yapılmak üzere zimmetle İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gönderilir kalan nüshalar Hakkı Huzur Dosyasına takılır.

·   4.9 Meclis Kararları:

Mecliste görüşülerek karara bağlanan teklifler kalem personeli tarafından yazılarak karar haline dönüştürülür. Kararlar Yazı İşleri Müdürü tarafından kontrol edilir. Kalem personeli tarafından 4 nüsha olarak çıkartılır ve toplantıyı idare eden Meclis Başkanı ve Divan Katiplerine imzalatılır.

Kalem personeli Meclis Kararlarının bütün işlemleri bittikten sonra Meclis takip programına Meclis giriş tarihinden itibaren bütün bilgiler işlenir. Meclis kararlarında bir adet karar kalem personeli tarafından karar numarası sırasına göre Meclis kararları dosyasına toplantı dosyasına takılır.

Her Meclis toplantısındaki kararlar kalem personeli tarafından Meclis Karar Defterine yazılır. Meclis karar defterinin her sayfası numaralandırılmış, mühürlenmiş ve sonu kaç sayfadan ibaret olduğu yazılarak imza ile kapatılmıştır.

Meclis Kararlarının 1’er nüshası Kaymakamlık Makamına ve Büyükşehir Belediyesine gönderilmesi gereken kararlardan da 1 ‘er nüsha Büyükşehir Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Daire Başkanlığına zimmetle gönderilir.

 

·   4.10 Yazılı Önergeler :

 Meclis toplantısında Meclis Üyeleri tarafından yazılı olarak verilen ve Makama havale edilen önergeler Başkanlık Makamına sunulmak üzere iki nüsha olarak bir üst yazı hazırlanır. Bu yazı memur, Şef, Müdür ve Başkan Yardımcısı tarafından imzalanır.İmzalartamamlandıktan sonra yazının ekleri kalem personeli tarafından hazırlanarak çıkış yapılarak zimmetle Başkanlık makamına teslim edilir. Kalan evrakların suretleri memur tarafından tarih sırasına göre önerge dosyasına kaldırılır.

 

·   4.11 Sözlü Önergeler :

Önergenin bulunduğu kısım Meclis tutanaklarından fotokopi çekilerek Başkanlık Makamına sunulmak üzere 2 nüsha olarak üst yazı yazılır. Yazı yazan memur, Şef, Müdür ve Başkan

Yardımcısı tarafından imzaları tamamlandıktan sonra kayıt numarası ve ekleri hazırlanarak önerge zimmetle Başkanlık Makamına teslim edilir. Kalan evraklar tarih sırasına göre önerge dosyasına kaldırılır.

Sözlü ve yazılı önergelerin durumunu takip etmek için kalem personeli tarafından önerge takip çizelgesine işlenir çizelgede sıra no, önergeyi veren meclis üyesinin adı soyadı, özeti, Başkanlık Makamına gidiş tarihi numarası Başkanlık Makamı tarafından önergeler cevap verilebilmesi için havale edildiği Müdürlük ve Başkan Yardımcısına gönderilen evraklara tarih ve numarası yazılır.

Belediye Meclis Üyeleri tarafından verilen sözlü veya yazılı önergeler ilgilisi itibariyle müdürlüklere yazılarak, o konuda yapılan ve yapılacak işlemler hakkında bilgi istenir. Buna istinaden verilen cevaplar evveliyatına bakılarak 2 nüsha olarak önerge sahibine cevabı yazı hazırlanır. Bu yazı memur, Şef, Müdür, Başkan yardımcısı ve Belediye Başkanı tarafından imzalanarak tebliğ mazbatası ile imza karşılığı önerge sahibine verilir.

 

·   4.12 Seçim Dönemi Başlarında Yapılan İşlemler:

Seçim kurulundan gelen sonuçlara göre kalem personeli tarafından meclis toplantılarında kullanılmak üzere Meclis Üyeleri İsim Listesi yapılır.

3628 sayılı kanun gereğince seçimle gelinen görevlerde seçimin kesinleştiği tarihi izleyen 2 ay içinde mal bildiriminde bulunulması, ayrıca görevlerine devam edenlerin sonu (0 ve 5) ile biten yıllarda en geç Şubat ayı sonuna kadar mal bildirimlerini yenilenmesi gerektiğinden mal bildirimi formları hazırlanan bir üst yazı ile kalem personeli tarafından Meclis üyelerine dağıtılır. Meclis Üyeleri tarafından doldurularak teslim tutanağı ile Müdüre teslim edilir. Kalem personeli tarafından yazılan yazı ile bu formlar Başkanlık Makamına gönderilmek üzere zimmete kayıt edilerek Özel Kalem Müdürlüğü’ne gönderilir. Görevleri biten Belediye Meclis Üyeleri ayrıldıkları tarihi izleyen bir ay içinde mal beyanlarını bildirmek zorundadırlar. Yine bu durumda üyelere görevleri sona ermeden bir yazı ile bildirilir.

 

 

·   4.13 Meclis Büro Arşivi

Meclisin açıldığı ilk toplantı birleşim dosyasında ilan, ilan tutanağı, Meclis Üyelerine meclis davetiyesi, Büyükşehir Belediye Başkanlığı’na ve Kaymakamlık Makamı’na meclis tarihlerini

bildiren yazı olmak üzere diğer toplantı dosyalarında da mevcut olan meclis üyeleri yoklama cetveli, meclis gündemi, o meclise ait zabıtlar varsa önergeler kısaca gündemi oluşturan tüm evrak, karar ve dokümanlar her toplantı için ayrı ayrı dosyalanmaktadır. Bu dosyalar tarih sırasına göre klasörlenmekte olup, ayrıca yıl sonunda meclis kararları önergeler ve zabıtlar ayrı ayrı ciltlenerek tarih sırasına göre arşivde muhafaza edilmektedir.

 

·   4.14 Encümen Toplantı Günleri ve Gündemin Hazırlanması:

Çeşitli Müdürlüklerden zimmetle gelen evraklar geldiği günün tarihine, Belediye Başkanı havalesinin olup olmadığına bakılarak, dosya numarasına dikkat edilerek kalem personeli tarafından zimmet karşılığı alınır. Yazı İşleri Müdürü tarafından kontrol edilen dosyalardan eksikleri olanlar ayrılarak, eksikliklerin giderilmesi için zimmetle Müdürlüklerine iade edilir. Kontrolleri tamam olan evraklar Encümen gündemine alınır.

Encümen toplantısı Her hafta Salı günleri gerçekleşir. Gündem birden başlayarak sıra numarası alır. Kalem personeli tarafından Encümen gündemi hazırlandıktan sonra Belediye Başkanı tarafından imzalanır. Toplantıdan yarım saat önce çoğaltılarak Başkan, Başkan Yardımcılarına, Encümen Üyelerine, Encümene giren Müdürlere dağıtılır. İsteyen üyelere bir saat önceden gündem fax edilir. Encümen toplantılarına Encümen Başkanı ile birlikte 2 encümen üyesi ve 2 müdür katılır.

Encümen toplantısında gündemdeki bir madde için inceleme kararı da verilebilir. İnceleme yapılarak tutulan rapor gereğince konu daha sonra tekrar görüşülür. Gündem maddeleri sonuçlandıktan sonra, her bir gündem maddesine bir karar numarası verilir. Bu numara karar

defterine kayıtta olduğu gibi yılbaşında 1 no’yu alır ve yıl sonuna kadar müteselsilen devam eder. Kalem personeli karar numarasını ve karar tarihini yazarak kararı 4 nüsha halinde hazırlar. Encümen kararı önerilen teklif ve hangi Müdürlükten geldiği belirtilerek yazılır.

Teklifin içeriği yazılır. Encümen Kararları 1 asıl 3 suretten oluşur. Karar yazıldıktan sonra o günkü toplantıya katılan Encümen Başkanı ve Encümen Üyelerinin isimleri açılır. Kalem personeli kararlarını yazdıktan sonra bütün kararlar Yazı İşleri Müdüründe toplanır. Yazı İşleri

 Müdürü, yazılan Encümen Kararlarını kontrol ederek düzeltmeleri yapar. Müdürün yapmış olduğu kontrollerde imzası alındıktan sonra diğer encümen üyelerinin imzasına sunulur.  Aslı imzalanan kararın diğer üç sureti Yazı İşleri Müdürü tarafından “ Aslı Gibidir” yapılır. Kalem personeli Encümen Kararlarındaki 3 surette bulunan “Aslı gibidir” yazılan yere mühür vurulur. Mühür ve kaşe işlemleri tamamlandıktan sonra 1 asıl kararın arkasına Müdürlüklerden gelen teklif yazısı ve diğer ekler eklenir, kitapçık haline getirilmek üzere dosyasına kaldırılır. Kalan 3 suret ise Müdürlükten gelen teklif evrakının veya dosyanın üzerine eklenir. Ayırım işlemi bittikten sonra zimmete karar numarasını, gideceği Müdürlüğü ve o günkü tarihi yazılır. Kalem Personeli zimmet ve kararları alarak hangi Müdürlüğe gidecekse imza karşılığı dağıtımını sağlar. Asıl kararlar imzalatıldıktan sonra karar numara sırasına göre dosyaya takılarak arşivlenir.

 

·   4.15 Hakkı Huzurların Hazırlanması:

 Encümen Üyeleri ve Encümene katılan Müdürler için 5393 sayılı Yasanın 36. Maddesi gereğice encümen üyelerine (seçilmişlere ve atanmışlara) huzur hakkı ödenir. Her ayın 1’inde bir önceki aya ait huzur hakkı yazısı İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne bildirilir.

 

·   4.16 Arşiv Odası Çalışma Esasları:

1 yıl içerisinde alınan kararların asıl ve suretlerinin, muhtelif yazışmaların saklandığı yerdir. Dolaplar yıl yıl ayrılır. 1 yıl içerisinde yazılan Encümen Kararları 1’den başlayarak sıra takibi kontrol edilir. Eksik evrak olup olmadığı kontrolünden sonra ciltlenerek arşivde muhafaza edilir. Aranan herhangi bir Encümen Kararı yıl ve karar numarasına göre cilde bakılarak bulunur.

 

·   4.17 Nikah İşlemleri:

Nikah için müracaat etmek isteyen çiftlerden; 6’ şar adet Fotoğraf, Kimlik ve Kimlik fotokopisi ile Nüfus Müdürlüğünden alınacak Evlenme Ehliyeti belgesi ile yetkili sağlık Kuruluşundan alınacak olan Sağlık Raporunu tamamlayarak getirmeleriistenir ve o sırada soruları varsa cevaplandırılır.

Evlenecek çiftlerin durumlarına göre (yaşı küçük olanlar, boşanmış ya da eşi ölmüş olanlar ve yabancı uyruklu olanlar) getirecekleri evraklar farklılık gösterir. Evrakları tamamlayan çiftlerin her ikisi de gelerek evraklarını teslim ederler. Bu sırada çiftlerden iki nüsha olarak düzenlenen Evlenme Beyannamelerini doldurmaları istenir ve imzalatılır.Tüm nikah evrakları evlenme dosyasında muhafaza edilir. Yapılacak nikah işleminin, müracaat kayıt defterine kaydı yapılır. Defterdeki sıra numarasına göre dosyaya da aynı numara verilir. Dosya numarası alan evraklar ile çiftler nikah günü almak üzere evlendirme memurluğuna giderler. Çiftlerin isteği doğrultusunda memurlukça da uygunsa nikah günü tespiti yapılır. Tespit edilen günde iki şahit huzurunda nikah işlemi yapılır. Nikah işleminden sonra 58 TL. bedel karşılığında nikah cüzdanı evlenen çiftlere teslim edilir.

 

·   4.18 Nikah İzin Belgesi Verilmesi:

Nikahını Belediye sınırları dışarısında faklı bir bölgede yapılmak istendiğinde; Nikah işlemleri için istenen evraklar 2”şer nüsha çoğaltılarak Memurluğumuza teslim edilir. Nikah Memurumuz tarafından Aslı Gibidir kaşesi basılan ve mühürlenip onaylanan evrakların 1 nüshası Nikah Memurluğumuzda, 1 nüshası da imza karşılığında müracaat sahibine zimmet ile teslim edilir. Ayrıca herhangi bir il ya da ilçede oturup da izin belgesi ile nikah memurluğumuza müracaat eden çiftlere memurluğumuz ve çiftlerin uygun gördükleri gün ve saat tespiti yapılarak nikah akti gerçekleştirilir.

Müracaatı alınan her çiftin bilgilerini gösteren Mernis Evlenme Bildirimi nikah akdinden sonraki 10 gün içerisinde Nüfus Müdürlüğü’ne gönderilmek üzere Evlenme Memurumuz tarafından onaylanır ve zimmetle teslim edilir.

 

·   4.19 Belediyemizin iletişiminin sağlanması:

Belediye dışından gelen telefonlarda görüşme isteği konusu öğrenilerek Belediye ile ilgili olup olmadığına bakılır ve Belediye ile ilgili ise ilgili birime bağlanır, konu Belediye ile ilgili değilse ilgili kuruma yönlendirilir. Belediye içinden telefon isteği gelmesi üzerine istenen telefon numarasının bağlanması, Gelen faksları ilgili birimlere iletmek, çekilecek olan faksları zamanında çekmek ve teyidini alma işlemleri Belediyemiz Santral Personeli tarafından yapılmaktadır.

·   4.20 Çay servisinin yapılması:

Belediyemiz Başkanlık Makamına, Başkan Yardımcılarına ve Belediyemiz birimlerine ücretsiz olarak sabah saat 09:00 ve öğleden sonra 14:00’ de olmak üzere çay servisinin yapılması, çay ocağının temizliğinin yapılması işlemleri çay ocağı personeli tarafından yapılmaktadır. Ayrıca çay ocağı personeli gün içinde Başkanlığın ve personelin isteği üzerine çay servisi yapmaktadır.

 

İLGİLİ DÖKÜMANLAR

5393 sayılı Belediye Kanunu

3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Kanunu

4109 Sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkında Kanunu

5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu   

5259 Sayılı Polis Vazife ve Selahiyet Kanunu

2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu

4721 Sayılı Medeni Kanunu   

3628 Sayılı Mal bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu

Resmi Mühür Yönetmeliği

Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği    

 

 

 

Daha fazla okumak için tıklayınız

Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü

MÜDÜR

İbrahim Doğan Vekalet

Telefon : 444 54 50 - 1601/1602

E-Mail : kulturvesosyalisler@serdivan.bel.tr

 

Kültür ve Sosyal işler Müdürlüğü, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün Bünyesinde, kültürel ve sosyal işler yapmaktadır. Bu kapsamda ihtiyaç sahibi vatandaşlara gerekli yardımı yapmakta, özürlü vatandaşlarımız için medikal malzemeler temin etmekte, çeşitli kurumlarla işbirliği içerisinde eğitim ve sağlık çalışmaları yapmakta, Ulusal ve Uluslar arası etkinliklere destek sağlamakta, Dini ve milli bayramlar ile önemli gün ve gecelerde çeşitli etkinlikler yapmakta, piknik, şenlik ve yarışmalar ile çeşitli kültürel organizasyonlar düzenlemektedir. İş arayan vatandaşlarımıza iş bulmaları konusunda yardımcı olmakta ve Meslek Edindirme Kursları düzenlemektedir.

 

AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

 

Bu prosedür Serdivan Belediyesi’nde yapılan Sosyal İncelemeleri, Sosyal Yardımları, Sosyal Destek ve Kültürel Faaliyetler gibi işlemlerin yapılması faaliyetlerini kapsar.

 

SORUMLULAR

Bu prosedür Kültür ve Sosyal İşler Müdürü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.

 

PRASEDÜR AYRINTISI

4.1.Sosyal İnceleme Yapmak

 

İlçemiz Sınırlarında ikamet eden yardıma muhtaç vatandaşlar sosyal yardım talepleri için öncelikle kalem personeli ile görüşürler. Kalem personeli tarafından vatandaş kimlik adres talep bilgileri alınarak belediyemizde kullanılan Bilgisayar Programı üzerine kayıt yapılır.

Bu görüşme sonunda gerekli görülür ise Kültür Sosyal İşler Sorumlusu tarafından vatandaş adresinde ziyaret edilir. Ziyaret esnasında Sosyal İnceleme Formu doldurulur.

 

 

 

4.2.Sosyal Yardımlarda Bulunmak

 

Sosyal İnceleme formu kullanılarak tespit edilen sonucunda yardıma ihtiyacı olan ailelerimize ihtiyaçları doğrultusunda 3 Ayda bir Gıda, İhtiyaçları doğrultusunda her zaman Serdivan Belediyesi Hayır çarşısından Giyim, Her sene eğitim dönemi başlangıcında önceden belirli ihtiyaç sahibi listesine göre ve eğitim dönemi başlangıcında gelen başvurulara göre Kırtasiye, yardımları yapılır.

Ayrıca Halkbankası ile yapmış olduğumuz protokolle ihtiyaç sahibi ailelere kart verilerek kendi ihtiyaçlarını istedikleri yerden karşılamaları sağlanır. Aile fert sayısına göre Kültür Sosyal İşler Müdürlüğü tarafından kart limiti belirlenir. Tek kişilik aile için alt limit 100 tl her kişi için + 25 tl limit verilir.

Hasta ve Özürlüler için; Yapılan başvurularda öncelikle vatandaştan heyet raporu istenilir. Eğer yardım alacak derecede ise Sosyal İnceleme Formu Birim Sorumlusu Yardımcı Personeli tarafından doldurulur. Ayrıca bu işlem belediyede kullanılan bilgisayar programına kayıt edilir. Kültür Sosyal İşler Sorumlusu ve Kültür Sosyal İşler Müdürü tarafından yardım talepleri karşılanır. Bu kapsamda vatandaşlarımıza; Ambulans, Tekerlekli Sandalye, Akülü Araç, Hasta Bezi gibi yardımlarda bulunulur.

 

4.3.İŞKUR Hizmet Noktası ile İstihdam Sağlamak

           

İŞKUR Hizmet Noktası Sorumlusu tarafından İşkur Sitesi takip edilerek gerekli durumlarda talep açılır, İşsizlik kayıtları yapılır ve açık pozisyonlardan uygun olan pozisyonlara önceden kayıtlı olan işsizler yönlendirilir. İşkur’la imzalanan protokollerle istihdam garantili kurslar açıp herhangi bir mesleği olmayan kişileri meslek sahibi yapılır.

 

 

 

4.4.Mesleki ve El Beceri Kursları Açmak:

 

Serdivan Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğü ile birlikte Mahalle Merkezlerinde Mesleki ve El Beceri Kursları açılır. Broşür, Bilboard ve internet üzerinden kursların duyuruları yapılır. Başvurular esnasında Ön başvuru formu Birim Sorumlusu Yardımcı Personeli tarafından doldurulur. Kurslar Eylül-Haziran arasındaki bir öğretim zamanını kapsar.

 

4.5.Eğitim ve Eğlence Amaçlı Kurslar Açmak:

Yaz sezonunda içerisinde çocuk ve gençlere yönelik eğitim ve eğlence amaçlı Yüzme, Gitar, Voleybol, Basketbol, Tenis, KPSS vb gibi kurslar açılır. Gelen talebe ve imkanlara göre açılan kursların içerikleri değişebilir. Kurslar öncelikler broşür ve internet aracılığı ile duyurulur. Başvurular ön başvuru formu kullanılarak alınır. İstenen evraklar vatandaş tarafından tamamlandığında kurs kaydı yapılır.

 

4.6.Kütüphane ve İnternet Evi Hizmeti Vermek

 

Serdivan Belediyesi tarafından açılan Kütüphane ve İnternet Evinde İlçemizdeki okuma ve araştırma ihtiyacını karşılamak hizmet verilir. Kütüphaneden yaralanmak isteyen vatandaşların bilgileri alınarak Kütüphane Sorumlusu tarafından defter kaydı yapılarak üye kartı hazırlanır.

Üye kartı ile vatandaşlar kütüphaneden 15 gün içinde iade etmek koşulu ile kitap ödünç alabilirler.

Mevcut bilgisayarlarda Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğü ile ortaklaşa Bilgisayar Kursu açılıp MEB onaylı Bilgisayar Sertifikaları verilir.

 

 

 

 

4.7.Bilgi Evi Hizmeti Vermek

 

Serdivan Belediyesi tarafından açılan Bilgi Evinde maddi durumu olmayan ilköğretim öğrencilerimizin ETÜT ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla hizmet verilir.

Bilgi Evinden sorumlu öğretmenler tarafından Okul dönemi başlangıcında yardıma muhtaç olan çocukların etüt kayıtları alınır.

Öğretmenler tarafından yapılan program dahilinde öğrencilerle okul dönemi boyunca çalışma sürdürülür. Ayrıca üniversite öğrenci konseyleri ile işbirliği yapılarak gönüllü kardeş projesi ile maddi imkanı yeterli olmayan ve dershaneye gitmeyen öğrencilere derslerinde yardımcı olunur.

 

4.8.Ulusal Ve Uluslararası Festivaller Düzenlemek

 

Serdivan Belediyesi tarafından her yıl düzenlenen ulusal ve uluslar arası festivallerde tüm organizasyonlar Kültür Sosyal İşler Müdürlüğüne tarafından yapılır.

Düzenlenen Uluslararası Yamaç Paraşütü Festivalinde yurtdışından gelen sporcu misafirlerin konaklama, ulaşım, yeme içme, programları festival başlamadan önce Kültür Sosyal İşler Sorumlusu tarafından programlanır.

 

Her yıl Düzenlenen Ulusal Uçurtma Şenliğinde katılımcıların kullanımına sunmak üzere uçurtmalar Serdivan Belediyesi tarafından temin edilir.

Festivalden önce uçurtma şenliğinde kullanılan uçurtmalar Kültür sosyal işler Sorumlusu ve Kültür Sosyal İşler Müdürü tarafından temin edilir. Etkinlik alanı düzenlenir. Etkinlik Alanının temizliği, katılımcıların alana ulaşımının sağlanması organizasyonları yürütülür.

 

 

 

 

4.9.Dini ve Milli Günlerde Etkinlik Düzenlemek

 

Milli Bayramlardan 23 Nisan Ulusal Egemenlik Ve Çocuk Bayramı Serdivan Belediyesi ve Serdivan İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından ortaklaşa düzenlenen bir etkinlikle kutlanmaktadır.

Serdivan İlçe Milli Eğitim tarafından düzenlenen organizasyonla Türkiye’ye 23 Nisan Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramını kutlamak üzere farklı ülkelerden çeşitli yaş gruplarında öğrenciler getirilmektedir. Serdivan Belediyesi Kültür Sosyal İşler Müdürlüğü ekibi tarafından gelen misafir öğrencilerin ilçemizdeki öğrencilerle beraber bu bayramı en iyi bir şekilde kutlamaları için her yıl değişebilen programlarla etkinlikler organize edilmektedir.

Dini Günler ve Bayramlarda;

Dini günlerde camilere lokum dağıtımları yapılır. Bayramlarda personelle bayramlaşma programları düzenlenir.

Bu bayramlaşma programlarının düzenlenmesi, alan hazırlanması Kültür Sosyal İşler Ekibi tarafından yapılır.

 

4.10.Özel Gün Programları Düzenlenmek

 

Anneler Günü, Öğretmenler Günü ve Kadınlar Günü gibi özel günlerde Kültür Sosyal İşler Müdürlüğünü tarafından organizasyon düzenlenir.

Anneler Günü ve Kadınlar Gününde belediyemize ait düğün salonunda onlara özel bir etkinlik tertip edilir. Etkinlik belediye anonsu, broşür ve internet aracılığı ile  halkımıza duyurulur. Başkan ve Meclis Üyelerinin katılımı ile kutlama yapılarak katılımcılara çiçek takdim edilir. Sonrasında katılımcılara Eğlence amaçlı serbest zaman ayrılır.

Öğretmenler Gününde Belediye Başkanımız okul ziyaretlerinde bulunarak öğretmenlerimize Başkanımız tarafından hediyeler takdim edilir.

İlçemiz sınırlarında sivil toplum kuruluşlarının yapmış olduğu etkinliklere altyapı desteği sağlamak

 

4.11.Yarışma ve Turnuvalar Düzenlemek

 

Her yıl Serdivan’ı içeren bir konuda ödüllü resim yarışması düzenlenir. Bu yarışmalarda katılımcılar belirlenen eğitim gruplarına göre ayrılır. İlçemizdeki okullara yarışma konusunu ve zamanını içeren resmi yazı gönderilir. Bilboard, Broşür ve internet üzerinden ilana çıkılır.

Milli Eğitim tarafından resim öğretmenlerinden bir heyet zamanı dolan yarışma sonrasında resim seçmelerini gerçekleştirir. Kültür Sosyal İşler Müdürlüğü tarafından Belediye Başkanımızın Okul Müdürlerinin katılımıyla ödül programı düzenlenir. Dereceye girenler açıklanılarak ödülleri takdim edilir.

Ayrıca her yıl düzenli olarak Satranç İl Temsilciliği tarafından düzenlenen Satranç turnuvasına salon temini, turnuva ödülleri temini gibi gerekli altyapı desteği sağlanır.

 

4.12.Personel Pikniği Düzenlemek

 

Her yıl yaz döneminde personelimizin kaynaşması amacıyla personel ve ailelerinin katılımıyla belediye pikniği düzenlenir. Ulaşım, yeme içme, eğlence, temizlik organizasyonlarından Kültür Sosyal İşler Sorumlusu ve ekibi sorumludur.

 

4.13.Kayıt oluşturmak ve Güncellemek

 

Serdivan Belediye Başkanlığı Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğüne Belediyemiz evrak Kayıt Sistemi üzerinden gelen yazıları Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü Sistemine ve Gelen Giden Evrak Defterine geliş tarihi,  konusu ve ilgili makam bilgileri Kalem Personeli tarafından kayır edilir.

 

İLGİLİ DÖKÜMANLAR

1-5393 Sayılı Belediye Kanunu

2-657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu

3-5018 sayılı Kamu Mali Kontrol Kanunu,

4-4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu,

5-4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu

Daha fazla okumak için tıklayınız

İmar ve Şehircilik Müdürlüğü

MÜDÜR

Halim Burucu

Telefon : 444 54 50 - 1452

E-Mail : imarisleri@serdivan.bel.tr

 

Belediye sınırlarımız içerisinde kentleşmeyi ve yapılaşmayı denetim altına alarak plan,fen, sağlık ve çevre şartlarına uygun yaşanabilir ve modern bir kent oluşturmak.
 
 
AMAÇ VE KAPSAM 

Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi İmar İşleri Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

Bu prosedür Serdivan Belediyesi’nde yapılan ilgili işlemlerinin yapılması faaliyetlerini kapsar.

 

TANIMLAR VE KISALTMALAR

KYT: Kalite Yönetim Temsilcisi

SBB: Sakarya Büyükşehir Belediyesi

B.Ş.B.B.: Büyükşehir Belediye Başkanlığı

B.Ş.B.M.: Büyükşehir Belediye Meclisi

S.B.M.: Serdivan Belediye Meclisi

K.T.V.K.K.: Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu

Ç.Ş.B.: Çevre ve Şehircilik Bakanlığı

 

PROSEDÜR AYRINTISI

4.1 İMAR DURUMU BELGESİ HAZIRLANMASI

 

İmar ve Şehircilik Müdürü tarafından dosyanın havale edileceği teknik personel belirlenir ve havale edilecek teknik elemanın adı, soyadı ve havale tarihi dilekçe üzerine yazılır, paraflanır, dilekçe ve dosya Kalem ve arşiv memuruna teslim edilir. Kalem ve arşiv memuru tarafından dosyanın havale edildiği teknik elemanın ismi iş akış sistemi programına kayıt edilir ve dosya teknik elemana teslim edilir. Teknik Eleman tarafından gelen talep incelenir ve aşağıdaki işlemler başlatılır.

 

4.1.1      Teknik personel tarafından dilekçe ekinde olması gereken tapu ve çap evraklarının olup olmadığı kontrol edilir. Ekler yoksa işlemin yapılamayacağını bildiren yazı iki nüsha hazırlanarak imzalanır ve İmar ve şehircilik müdürlüğüne imzalatılır; kalem ve arşiv memuru tarafından işlemin çıkışı iş akış sistemi programına kayıt edilir. Dosyadaki yazının bir nüshası müracaat sahibine veya vekiline teslim edilir, diğer nüshası ile birlikte dosya kalem ve arşiv memuruna gönderilir.  

4.1.2      Dilekçe ve eklerinde tapu ve çap belgeleri mevcut ise teknik personel tarafından aşağıdaki işlemler başlatılır. Teknik personel imar planı üzerinde parselin konumunu inceler. İnceleme sonucunda, sosyal ve teknik donatı alanı (yeşil alan,yol,okul ) içinde yer alan parsel için müracaat sahibine bilgi verilmesi için , durumu tanımlayan yazı teknik personel tarafından hazırlanıp imzalandıktan sonra İmar ve Şehircilik Müdürünün de imzası alınır.

Elden takip edilen talepler için kalem ve arşiv memuru tarafından işlemin çıkışı iş akış sistemi programına kayıt edilir . Dosya İmar ve Şehircilik Müdürünün imzasına gönderilir. Müdür imzası tamamlandıktan sonra ilgili Başkan Yardımcısının imzasına sunulur. İmza safhası tamamlandıktan sonra dosya Kalem memuruna geri gelir. Asıl nüsha mal sahibine verilir. Sureti ve işlem dosyası iş akış sistemine kapanış verilerek arşive gönderilir.

4.1.3      Planda yapılaşma olan parsellere plan notları, imar yasası, Sakarya İmar Yönetmeliği’ne göre imar durumu dört kopya olarak düzenlenir. İmar durumu belgesi ücreti Serdivan Belediye Başkanlığının ücret tarifesine göre hesaplandıktan sonra Mali Hizmetler Müdürlüğü‟ne hitaben ücret tahakkuk fişi düzenlenir. Düzenlenen bu belgeler teknik personel ve müdür imzalarından sonra kalem memuruna gönderilir. Ücret tahakkuk fişinin ödeme makbuzunun bir nüshası müracaat sahibine verilir. Müracaat sahibi tarafından Mali Hizmetler Müdürlüğü‟ne ödenen makbuzun bir kopyası arşiv memuru tarafından dosyasına konur. Kalem memuru tarafından iş akış sistemi programına kayıt edilir. Dosyadaki imar durumu belgesinin bir nüshası müracaat sahibine veya vekiline teslim edilir. Diğer nüshası ücret tahakkuk fişinin kopyası ile birlikte imar dosyasına konulur.

 

4.1.4      İmar Yönetmeliği ve plan notlarında açıklanmayan veya tereddütte düşülen konularda uygulamaya esas olacak şekilde İmar Yönetmeliği ve İmar plan notlarındaki yetki dahilinde S.B.B.’nin görüşü alınır.

 

4.1.5      Mahkeme, İcra müdürlükleri ve resmi kurumlardan gelen evrak kalem arşiv bürosu tarafından iş akış sistemine kaydedilir. İmar durumu bilgi talepleri teknik personel tarafından İmar paftasından ve dosyasında incelenerek yazı ile müdür ve ilgili başkan yardımcısı imzası alınarak bilgi verilir.

 

4.1.6     Vatandaşlar tarafından bilgi almak amacıyla büroya sözlü yapılan müracaatlar teknik personelce cevaplanır.

 

4.2            Proje Onay ve Ruhsat İşlemleri

4.2.1   Parseline bina yapmak üzere imar durumu alan parsel sahibi tarafından dilekçe ve ekinde projelerle birlikte kalem memurluğuna müracaat edilir. Kalem memurluğu tarafından kayıt numarası verilen dilekçe, iş akış sistemine kayıt edilerek dilekçenin ilgili olduğu dosya arşivden çıkartılır, dilekçesi ve ekleri ile birlikte İmar ve Şehircilik müdürü tarafından dosyanın havale edileceği teknik eleman; bilgi, tecrübe ve iş yüküne göre belirlenir ve teknik elemanın ad soyadı ve havale tarihi dilekçe üzerine yazılır, paraflanır, dilekçe ve dosya ilgili ruhsat memuru teknik personele havale edilir.

4.2.2        Teknik eleman tarafından gelen talep incelenir ve aşağıdaki işlemler başlatılır.

4.2.3        Teknik eleman tarafından ilgilisinin dilekçesi ekinde olması gerekenler;

·         Tapu

·         Çap (Lisanslı Harita ve Kadastro Mühendislik Bürosu tarafından onaylanmış)

·         İmar Durumu (1 yıl içerisinde alınmış)

·         Röperli Kroki

·         İnşaat İstikamet Rölevesi (Gerekli hallerde)

·         Plankote

·         Mimari, Statik, Mekanik, Elektrik, Telefon projeleri (4’er nüsha)

·         SASKİ onaylı kanal bağlantı projesi ve Mimari projede SASKİ onayı

·         Yapı Denetim Kuruluşu sözleşmesi, evrakları ve Proje üzerindeki onayı

·         Mimari projelerde S.B.B. İtfaiye Daire Başkanlığının ilgili birim onayı

·         31.12.2010 tarihli Sığınak Yönetmeliği uyarınca sığınak yapılması gereken binalarda ilgili yönetmeliğe uygun sığınak projesi ve yapı denetim kuruluşu onay ve raporu

·         Projelerin üzerinde proje müellifleri kaşe ve imzası ile yapı denetim kuruluşu ve yetkili denetçilerinin kaşe ve imzası

·         Arkeolojik ve doğal sit alanı olarak tescil edilen parsel ise Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kurulu‟nun kararı ve proje üzerindeki onayı teknik eleman tarafından kontrol edilir.

·         Zemin Etüdü (S.B.B. onaylı) - Sıvılaşma var ise zemin iyileştirme projesi ve raporu

4.2.4   Dilekçe ve eklerinde herhangi bir eksik yok ise, teknik personel; imar yönetmeliğinin, 12.02 maddesinin “Projelerin tetkik aşamasında uyulacak esaslar” doğrultusunda projeleri kontrol eder.

4.2.5   Ruhsat personeli dosyayı ve parseli olduğu adreste inceler. Temel ruhsatı verilecek parsel boş değil ise 6.2.5 yapı yıkım belgesi işlemleri uygulanır. Parsel boş ise Tapu Müdürlüğü’ne hissedar durum yazısı, Emlak vergi ilişik kesme yazısı ve Yapı Harç ve ücret makbuzu düzenlenir. Ruhsat memuru tarafından ad soyad ve tarih bilgileri yazılarak imzalanır. Düzenlenen formlar ilgilisine verilir.

4.2.6   Formların teslimi yapıldıktan sonra, parsel sahibinin yapı denetim bürosunun ilk taksitini ödemesi için Malmüdürlüklerine gönderilir. Yatırdığı ücret ile ilgili dekont ruhsat memuruna teslim edilir.

4.2.7   Otopark parsel bünyesinde sağlanmıyorsa tasdikli projede belirlenen otopark ücretinin ödenmesi için ve ruhsat için belirtilen tüm evrakların tamamlanması halinde (Otopark harcı) düzenlenir.  Yapı Ruhsatı üzerindeki sorumluluk imzaları tamamlanır. İlgilisine İnşaat için elektrik ve su bağlatma yazısı, inşaat yapımında uyulacak kurallar yazısı, SSK işyeri bildirge yazısı, Yapı ruhsatı bilgi fişi düzenlenerek verilir. Ruhsat ve İskan memuru tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir.

4.2.8   İmar ve Şehircilik Müdürü dosyadaki evrakları inceleyerek imzalar ve dosyayı kalem memuruna verir. Evrakın bir kopyası ilgilisine, bir fotokopisi imar arşivine, bir kopyası Devlet İstatistik Enstitüsüne, bir kopyası da Maliye ve Gümrük Bakanlığına gönderilir. Evrakın bir kopyası imar dosyasına konur. Kalem personeli ilgilisine yapı ruhsatı ve eklerini teslim ettikten sonra dosyayı arşive gönderilmek üzere iş akış sistemine kayıt ederek İmar kalem memurluğuna verir.

 

4.3            Ruhsat almadan inşaata başlanması halinde

4.3.1    Yapı kontrol memuru dosyayı ve parseli olduğu adreste inceler. Ruhsat verilecek parselde ruhsat almadan inşaata başlandığı tespit edildiği taktirde (Ruhsatsız inşaat için Belediye Encümenine Yazı) düzenlenir. Projesine aykırı ve kaçak yapılarla ilgili uygulanan işlemlerden geçerek karar alınmak üzere encümene sunulur.

4.3.2      Belediye Encümen kararı alındıktan sonra evrak imar kalemine gönderilir. İmar kalemi iş akış sistemine kayıt ederek dosyayı havale etmek üzere İmar ve Şehircilik Müdürüne teslim eder. İmar ve Şehircilik Müdürü karar üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol personeline havalesini yapar.

4.3.3   Kalem memurluğunca encümen kararları yapı ilgilisine Zabıta Müdürlüğü aracılığı ile tebliğ ve tevdi edilmek üzere yazılır. Paranın yatırılması halinde ruhsat verme işlemleri uygulanır

 

4.4            Parsellerde Uygulama Projesi Onaylanması

Teknik eleman tarafından projenin vaziyet planı, kat planları, kesitler ve görünüşlerin imar durumuna uygunluğu incelenir. İmar durumunda belirlenmiş ise taban alanı katsayısı, kat alanı katsayısı hesapları kontrol edilir. İmar durumunda blok ebatları verilmiş ise proje ile blok ebatları kontrol edilir.

4.4.1   İmar dosyasındaki statik projeler afet bölgesinde yapılacak yapılar hakkındaki yönetmeliğe göre incelenir. Statik projelerde yapı denetim bürolarının ve proje müelliflerinin onayı aranır. İlgilisi tarafından onaylatılan zemin etüd raporlarının statik hesaplarla uygunluğu kontrol edilir.

4.4.2   Statik hesapların uygun olması halinde; betonarme proje ve statik hesaplar tarih, isim soyadı yazılarak teknik eleman tarafından imzalanır.

4.4.3   Statik hesapların uygun olmaması halinde; Betonarme projedeki eksikler veya düzeltilmesi gereken hatalar ilgilisi tarafından düzeltilir.

4.4.4   İmar ve Şehircilik Müdürü tarafından onaylanan statik projeler, büro kayıt elemanı tarafından iş akış sistemi programına kaydedilerek dosya teknik kaleme teslim edilir.

4.4.5   Makine ve Elektrik Projelerinin Mimari proje ile uyumluluğuna bakılır. Burada Makine ve Elektrik Projelerinin mimari ile aynı yer olup olmadığı kontrol edilir. Bu doğrulandıktan sonra Makine ve Elektrik Projeleri ilgili yönetmelik ve şartnamelere göre yapılıp yapılmadığı kontrol edilir.

4.4.6   Elektrik Projeleri kontrol edilirken ; Gerilim düşümü hesabına,Akım kontrolüne,Ana pano ve topraklaması,sayaç,kolon,kaçak akım şalterlerine,Telefon tesisatı ve topraklamasına ,Televizyon tesisatı ve topraklamasına,Yangın ihbar tesisatına,Asansör adedine,asansör kuyusu ölçülerine,enerji besleme şekline ve topraklamasına,yıldırımlık tesisatı durumlarına bakılır.

4.4.7   Makine Projeleri kontrol edilirken:Isı yalıtımına, Isı kaybı hesabına, Buhar yoğuşma hesabına, havalandırma hesabına, yangın söndürme sisteminin olup olmadığına, doğalgaz tesisat projesine, sıhhi tesisat projesine bakılır.

4.4.8   Teknik eleman tarafından İmar yönetmeliğinin “Projelerin tetkik aşamasındaki uyulacak esaslar‟ doğrultusunda ita fişi üzerindeki bilgiler doldurulur.

İta fişi üzerine;

Ø  Proje inceleme ve tasdik harcı

Ø  Yapı Ruhsatı harcı

Ø  Toprak Harfiyat harcı

Ø  Yol katılım harcı

Ø  İşgaliye harcı

Ø  Otopark ücreti yazılır (parsel içerisinde otopark alanı teknik olarak sağlanamıyorsa)

 

4.4.9   Teknik eleman tarafından dört kopya olarak düzenlenmiş bulunan projelerin hepsine 4.2’deki işlemler yapılır.

Teknik eleman tarafından tüm projeler imar yasası ve ilgili yönetmelikler doğrultusunda kontrol edilir, herhangi bir sorun var ise proje müelliflerine iade edilir. Yok ise bütün projelere tarih, ad soyadı yazılır ve imzalanır. Teknik eleman tarafından proje onayı ile ilgili hazırlanan evraklar dosya ile birlikte İmar ve Şehircilik Müdürü’ne teslim edilir. İmar ve Şehircilik Müdürü tarafından da proje imar yasası ve yönetmelikler doğrultusunda kontrol edilir, herhangi bir sorun var ise teknik elemana iade edilir. Sorun yok ise, ita fişi, projeler üzerine adı, soyadı, tarih yazılır ve imzalanır. Kalem memurluğuna teslim edilir ve dosya iş akış sistemine kaydedilir.

4.5            Avan Proje Onayı

4.5.1        Kamu kurum ve kuruluşlarında avan proje onayı kamu kurum ve kuruluşlarınca yapılacak yada yaptırılacak yapılarda imar yasasının 26. Maddesi ve Sakarya İmar Yönetmeliğine göre işlem yapılır. Avan proje onayı isteyen kurumun, her türlü fenni mesuliyeti, mimari, statik tesisat sorumluluğunu kurumlarınca üstlenildiğini belirten yazısı ekinde projelerle Kalem Memurluğuna müracaat eder. Kalem memurluğunca “İş akış sistemi” üzerinden evrak kayıt numarası verilen yazı ve eklerine imar dosyası da eklenerek İmar ve Şehircilik Müdürü tarafından havale edeceği teknik personelin adını-soyadını ve tarih yazıp imzalayarak kalem memuruna verir. Kalem Memuru yazının havale edildiği teknik personelin adını “iş akış sistemi”ne  kaydederek Ruhsat ve İskan teknik personeline zimmet defterine imza karşılığı teslim eder. Teknik eleman; Sakarya İmar Yönetmeliğine göre inceleyerek, avan projeyi anlatan bir rapor düzenler. Başkanlık onayına sunulmak üzere adını soyadını yazıp imzaladıktan sonra, kalem memuruna raporu ve dosyasını teslim eder. Kalem memuru rapor ve dosyasını Müdüre “İş akış sistemi‟ ne kaydederek gönderir. Müdür raporla ilgili görüşünü rapor üzerine yazıp imzalayarak Başkan onayına sunar. Başkan uygulamaya esas olmak üzere raporu görüşü yazarak onaylar. Başkan tarafından onaylanan rapor ve dosya kalem memurluğuna gelir, Ruhsat ve İskan memurluğuna gönderilir ve imar kanunun 26. maddesine göre ruhsat verilir.

 

4.6            Muvakkat İnşaat Projelerinin Tasdiki

İmar durumu geçici inşaat olarak düzenlenmiş parsellerde ilgilisi en az dört nüsha proje hazırlatarak dilekçe ekinde kalem memurluğuna müracaat eder. Evrak kayıt numarası verilir ve İmar ve Şehircilik Müdürü dosyanın hangi elemana gideceğinin havalesini yaptıktan sonra kalem memuru tarafından teknik elemana teslim edilir. Teknik eleman imar kanunun 13. Maddesi ve Sakarya İmar Yönetmeliğine göre imar durumu üzerinde yazılı olan Encümen kararı doğrultusunda dilekçe eki dört adet mimari projeyi (ekleriyle birlikte) inceler ve proje işlemleri tamamlanır.

4.7            Ruhsat Yenilemesi

Ruhsat tarihinden itibaren 5 yıl içerisinde bitirilmemiş, Proje tasdiki yapılan plan şartları değişmemiş projelerin Ruhsat Memurluğu tarafından yeniden incelenerek, yeni imar durumu ve yönetmelik şartlarına uygun olup olmadığının incelenmesidir. Kalem memuru dosya ekinde gelen yazıyı İmar ve Şehircilik Müdürü’ne hangi teknik elemana vereceğine dair havale yaptırarak iş akış sistemine kaydeder ve teknik elemana teslim eder.

4.7.1   İmar durumu şartlarında ve alınacak ücretlerde herhangi bir değişiklik yoksa yenileme ruhsatı hazırlanarak imzalanır, İmar ve Şehircilik Müdürü’ne teslim edilir. İmar ve Şehircilik Müdürü de daha önce tasdiklenen projelerle yeni imar durumunu karşılaştırır. Herhangi bir değişiklik yoksa Yenileme Ruhsatını imzalayarak ruhsat memuruna teslim eder. Kalem memuru iş akış sistemi içinde dosyanın çıkışını yapar.

4.7.2   İmar durumunda değişiklik olan parsellerin projeleri yeniden düzenlenmek üzere; teknik personel tarafından şahsa bilgi yazısı yazılır. İlgilisine iletilmek üzere bir nüshası imzalanarak İmar ve Şehircilik Müdürü’ne teslim edilir. İmar ve Şehircilik Müdürü de yazıyı imzalayarak kalem memuruna teslim eder. Kalem memuru iş akış sistemi içinde çıkış yapar.

 

4.8            Yapı Denetim Kuruluşlarının Hakediş Ödemeleri

4.8.1                   Parseline bina yapmak üzere ruhsat almak isteyen parsel sahibi inşaatı denetlemesi için Yapı denetim kuruluşu ile sözleşme imzalanır.

4.8.2                   Ruhsat alındıktan sonra yapı denetim kuruluşu inşaata başlanması için İşyeri Teslim Tutanağı hazırlayarak kalem memurluğuna başvurur. İlgili teknik personele havale olan tutanak yerinde incelenerek ad soyad tarih ve imza atılarak onaylanır.

4.8.3                   İnşaat seviyesi ilerledikçe yapı denetim kuruluşunun talebi üzerine inşaat mahaline gidilir. Gereken kontroller yapılarak binanın o anki seviyesi belirlenir. (Proje inceleme, temel seviyesi, taşıyıcı sistem, vs)

4.8.4                 Belirlenen bu seviyenin hakedişlerini almak üzere ilgili yapı denetim kuruluşunun ilgili uygun görüş verdiği belgelerle birlikte kalem memurluğuna müracaat eder. Kalem memuru dosyayı iş akış sistemine kaydederek müdüre teslim eder. İmar ve Şehircilik müdürü tarafından dosyanın havale edileceği teknik eleman; bilgi, tecrübe ve iş yüküne göre belirlenir ve teknik elemanın ad soyadı ve havale tarihi dilekçe üzerine yazılır, paraflanır, dilekçe ve dosya ilgili hakediş memuru teknik personele havale edilir.

4.8.5                    İlgili teknik personel dosyayı ekleriyle birlikte inceleyerek, eksiklik veya yanlışlık bulunmuyor ise hakediş ödeme evrakları düzenlenir. Kalem memuruna teslim edilir. Kalem memuru evrağı müdüre teslim eder. Müdür de gerekli incelemeleri yaparak adını soyadını ve imzasını atarak kaleme teknik işler başkan yardımcısına teslim edilmek üzere verir. İlgili başkan yardımcısı da evrağı imzaladıktan sonra evrak Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğü’ne gönderilmek üzere kalem memuruna teslim edilir.

4.8.6                    Parsel üzerinde inşaat bittiğinde yapı denetim kuruluşunca iş bitirme tutanağı düzenlenerek ilgili denetçilere imzalatılır. Son hakediş evraklarıyla beraber bu tutanak da kalem memurluğuna teslim edilir. İlgili yapı kontrol ve hakediş personelince ve İmar ve Şehircilik Müdürünce imzalanarak parsel dosyasına konur.

 

4.9            İskan Belgesinin Düzenlenmesi

             Yapımı tamamlanmış binalara “yapı kullanma izin belgesi” (iskan) verilmesi işlemidir.

4.9.1     İskan almak üzere, İskan memurluğuna gelen yapı sahipleri başvurularının değerlendirilmesi için yapı sahibinin imzasını taşıyan yapı kullanma izin belgesi talep dilekçesi ve ekindeki tapu ve nüfus cüzdanı fotokopisi ile kalem memurluğuna müracaat eder. Evraka ait imar dosyası da eklenerek, dilekçesi ve ekleri ile birlikte İmar ve Şehircilik müdürü tarafından dosyanın havale edileceği teknik eleman; bilgi, tecrübe ve iş yüküne göre belirlenir ve teknik elemanın ad soyadı ve havale tarihi dilekçe üzerine yazılır, paraflanır, dilekçe ve dosya ilgili iskan memuru teknik personele havale edilir. Dosyanın havale edildiği iskan memurunun ismi kalem memurluğu tarafından server üzerinden çalışan iş akış sistemine kaydedilir.

4.9.2   Teknik elemanlar tarafından, ilgili dosya incelenir. Dosyadaki binaya ait projenin onay tarihine bakılır. Projenin onay tarihinden itibaren 3194 sayılı İmar Yasasının 29. Maddesine göre beş yıl geçirilmemiş ise işlemlere başlanır.

4.9.3   Proje onay tarihinden itibaren beş yıl geçmemiş ise; Teknik elemanlar tarafından tasdikli proje ile bina mahallinde kontrol edilir. Bina ölçüleri tasdikli projesine uygun ve fen-sağlık kurallarına uygunluğu kontrol edilir.

4.9.4   Yangın güvenliği önlemi gerekiyorsa Büyükşehir Belediyesi İtfaiye Daire Başkanlığı’nın ilgili biriminden yangın güvenlik önlemleri yönetmeliğe uygun yapıldığını ve iskan almasında sakınca olmadığını belgeleyen yazısı istenir.

4.9.5   SASKİ ’den gelen kanal bağlantısının yapıldığı ve iskan almasında sakınca olmadığını belirten yazı alınır.

4.9.6   Sedaş’tan trafo gerekli ise trafonun yapıldığının ve parselin trafo ile ilişkisinin kalmadığını belirten yazı istenir.

4.9.7   04/09/1992 gün,21335 sayılı tebliğe göre S.S.K Müdürlüğünden prim borcu olmadığına dair yazı istenir ve yazının aslı (İlgilisine yazılan yazı kabul edildiğinden) görülerek bir fotokopisi alınır ve dosyasına konur.

4.9.8    Bina tescilli eski eser ise ;2863 –3386 sayılı Kocaeli K.T.V.K.K. Müdürlüğü’nden iskan verilmesinde sakınca olmadığını belirten kurul kararı istenir.

4.9.9   Gerekli belgelerin tamamlanmasını takiben Hesap İşleri Müdürlüğüne ilişik kesme yazısı teknik eleman tarafından tanzim edilerek gerekli harç ve ücretlerin tahakkuku yapılır. Yazı teknik eleman tarafından ad-soyad yazılarak imza edilir ve İmar ve Şehircilik Müdürü’ne verilir. İmar ve Şehircilik Müdürü de ad-soyad yazarak imza eder ve bir nüshasını ilgilisine verir, bir nüshasını da dosyasına koyar. Mali Hizmetler Müdürlüğü‟ne yatırılan harç/ücret makbuzunun bir sureti dosyasına konur.

 

4.9.10                      Teknik eleman tarafından Yapı Kullanma İzin Belgesi düzenlenir. Yapı Kullanma İzin Belgesi’nin ön yüzü yapının ruhsatına göre doldurulur. Arka yüzüne de binanın katlarındaki bağımsız bölümün nitelikleri, sayısı ve tüm belgelerin tarih ve sayıları yazılır ve teknik eleman ve İmar ve Şehircilik Müdürü’nün adı-soyadı yazılır ve imzalanır.

 

4.10        Tadilat Projesi Onayı

Kalem memurluğu tarafından, Proje Tadilatı yapılacak yerin Dosyası ile birlikte mimari projeler ,statik projeleri ,4 takım Mekanik ve 4 takım Elektrik projeleri, Ruhsat memurluğuna havale edilir. Proje Onayı ve ruhsat için yapılan işlemlerin aynısı Proje Tadilat Onayı içinde yapılır. Projelere Tadilat Projesi kaşesi vurulur.

 

4.11        Aslının Aynıdır Proje Onayı

Daha önce onayları yapılmış Mimari, Statik, Makine ve Elektrik Projelerinden ilgilisi tarafından nüshaları istenmesi halinde projelerin ilgilisi tarafından Arşivden alınarak ozalitleri çektirilen projelere ASLININ AYNIDIR kaşesi vurulup imzalanarak onaylanır. Ücret makbuzu hazırlanır,ilgilisi tarafından yatırılarak dekontu alınır ve projeler ilgilisine teslim edilir.

 

4.12        Asansör Tescil Belgesi Verilmesi

Asansörün monte edildiği yapıya uygunluğu ile ilgili işlemler 3194 sayılı İmar Kanunu ve ilgili diğer kanunlar ve bu kanunlar kapsamında yürürlükte bulunan mevzuata göre yürütülür.

4.12.1                      Asansör Yönetmeliğine (95/16/AT) uygun olarak piyasaya arz edilen ve kullanıcının hizmetine sunulmak üzere işletmeye alınacak olan her asansör, asansör monte eden tarafından tescil ettirilir.

4.12.2                      Asansör monte eden, asansörün AT uygunluk beyanı ile birlikte kalem memurluğuna başvurur. 5 Kasım 2011 tarih ve 28106 sayılı resmi gazetede ilan edilen Asansör Bakım ve İşletme Yönetmeliği’nde değişiklik yapılmasına dair yönetmelik EK I’de yer alan içeriğe uygun olacak şekilde düzenlenerek onaylı tescil belgesi verilir.

4.12.3                      Yapılan tescillerin bildirimi, altı aylık dönemler itibariyle, Sakarya Sanayi ve Teknoloji İl Müdürlüğüne 5 Kasım 2011 tarih ve 28106 sayılı resmi gazetede ilan edilen Asansör Bakım ve İşletme Yönetmeliği’nde değişiklik yapılmasına dair yönetmelik  EK II’de yer alan bildirim cetveline uygun olacak şekilde yapılır.”

4.12.4                      Asansörün piyasaya arz edildiği tarih itibarıyla ilk yılın sonunda, devamında ise yılda en az bir kere olmak üzere, her asansörün yıllık kontrolü ve diğer işlemler 5 Kasım 2011 tarih ve 28106 sayılı resmi gazetede ilan edilen Asansör Bakım ve İşletme Yönetmeliği’ne göre yapılır.

 

4.13        Yapı Denetim Memurluğu Çalışma Esasları

Onaylı projelere 3194 sayılı İmar yasasının 21-22 maddeleri gereği inşaat ruhsatlarının verilmesi, inşaatın onaylı projesine uygun olarak tamamlanmasının sağlanması, kaçak yapılarla ve güçlendirme gereken yapıların güçlendirilmesi ile ilgili işlemlerdir.

4.13.1                      Vatandaştan gelen sözlü şikayet ile yapı denetim memurunun kontrolleri sonucu tespit ettiği kaçak yapı için ; Kaçak yapıya ait imar dosyasını incelenmek üzere, yapı denetim memuru (Teknik personel) tarafından dosya talep edilir. İmar arşivinden imar dosyası çıkarılır, iş akış sistemine işlenerek ,İmar kalemi kayıt elemanı tarafından yapı denetim memuruna teslim edilir. Yapı denetim memuru işleme başlar.

4.13.2                      Vatandaştan gelen yazı ve Resmi kurumlardan gelen resmi ihbar yazısı sonucu tespit edilen kaçak yapı için; Yazı-dilekçe kalem memuruna verilir. Kalem memurluğu yazı-dilekçeyi inceler ve imar dosyasını arşivden çıkarır. İmar ve Şehircilik Müdürü’ne havale etmek üzere verir. İmar ve Şehircilik Müdürü yazı-dilekçe üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle Yapı kontrol personeline havale eder. Zimmet defteri ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya Yapı Kontrol personeline teslim edilir. Yapı Kontrol Personeli dosyayı ve kaçak yapıyı ait olduğu adreste inceler.

4.13.3                      İncelenen yapı kaçak değil ise; Yapı kontrol personeline dilekçe veya sözlü şikayet yoluyla gelen işlem sonucu şikayetin geliş şekline göre; sözlü şikayet ise şikayet sahibine şifai bilgi verir, yazılı şikayet ise şikayet konusunu açıklayan (Şahsa Bilgi Yazısı) yazılır. Yapı Kontrol personeli tarafından (Şahsa Bilgi Yazısı) üzerine ad, soyadı, tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna dosya ile birlikte verilir. Kalem memuru iş akış sistemine kayıt yaparak İmar ve Şehircilik müdürüne teslim edilir. Müdür inceleyip imzaladıktan sonra kalem memuru tarafından yazı ilgili teknik başkan yardımcısına teslim edilir. Teknik Başkan Yardımcısı yazıyı imzaladıktan sonra iletimi yapılır.

4.13.4                      İncelenen yapı kaçak ise ; yapı kontrol personeli sözlü ya da yazılı şekilde gelen işlem sonucu şikayetin geliş şekline göre bölge mühendisi tarafından dosya incelenir, söz konusu yapı kaçak ise ikinci bir teknik eleman ve zabıta memuru ile mahallinde tetkik yapılır. 3194 sayılı imar yasasının 32. ve 42. maddeleri gereği yapı tatil tutanağı düzenlenir ve Tutanak ikinci bir teknik eleman ve zabıta memuru tarafından imza edilir. Kaçak yapının imar durumu ruhsat memurluğuna imar durumu ile sorulur. Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak İmar ve Şehircilik Müdürü’ne dosya ile birlikte verilir. Dosyaya  yapı tatil tutanağının bir nüshası konur. Kalem memuru dosyanın çıkışı zimmet defteri ve iş akış sistemi üzerinden yaparak, arşive gönderir.

4.13.4.1  3194 sayılı İmar yasasının 32. maddesi gereği 30 gün içerisinde yapının ruhsata bağlanması yada ilgilisince ruhsatsız yada ruhsata aykırı kısımların yıkılıp yıkılmadığına bakılır.

4.13.4.2  Ruhsat bağlanmamış ya da ruhsatsız kısımlar yıkılmamışsa yapı kontrol personeli tarafından, 3194 sayılı imar yasasının 32. maddesi uyarınca; yıkım kararı ve 42. Maddesi uyarınca para cezası kararı alınmak üzere Belediye encümenine teklif raporu hazırlanır ve raporun üzerine ad soyadı tarih yazılarak imzalanır. Teklif raporunu ikinci bir teknik elemanda ad soyadı tarih yazarak imzalar.

4.13.4.3  Kalem personeli iş akış sistemine yapılan işlemi kayıt ederek evrakın imzalanması için dosyayı İmar ve Şehircilik Müdürü’ne verir.

4.13.4.4  İmar Müdürü dosyadaki evrakları inceleyerek encümen teklif raporunu imzalar ve dosyayı kalem personeline verir.

4.13.4.5  Kalem memuru tarafından dosyanın çıkışı iş akış sistemi üzerinden teknik başkan yardımcısına teslim edilir. Teknik başkan yardımcısı evrakı imzaladıktan sonra dosyayı Belediye Başkanına verir. Belediye Başkanı evrakı imzaladıktan sonra dosya kalem memurluğuna verilir. Kalem memurluğu dosyayı Belediye Encümenine gönderilmek üzere iş akış sistemine kayıt ederek Encümen kalem memurluğuna verir.

4.13.5                      Mühürlenen yapı 30 günlük süre içerisinde yapıma devam ederse yapı sahibi hakkında Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulur ve 4.11.4.2 den 4.11.4.5 e kadar olan işlemlerden geçer.

 

4.14        Ruhsata Bağlanamayacak Kaçak Yapılar

4.14.1                      Kalem memurluğu tarafından Belediye encümen kararları yapı ilgilisine Zabıta müdürlüğü aracılığı ile tebliğ ve tevdi edilmek üzere yazıldıktan sonra dosya imar arşivine teslim edilerek kayıttan düşülür.

4.14.2                      Bu arada yapı kontrol memuru yapım faaliyetine engel olmak üzere 3194 sayılı İmar yasasının 31. Maddesi gereği kaçak yapının elektrik için SEDAŞ ve suyu için SASKİ ‘ye elektrik ve su kesme yazıları yazılır. Encümene rapor sunmakla ilgili diğer işlemler tekrarlanır. Müdür tarafından yazının üst nüshası ve ikinci kopyası imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Kalem memuru dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve zimmet defterinden yaptıktan sonra dosyayı arşive imza karşılığı teslim eder.

4.14.3                      Kaçak veya ruhsatına aykırı yapı işgal edilirse, İşgalin kaldırılması için Hukuk İşleri Müdürlüğüne (Hukuk İşleri Müd. yapının nüfus ve eşyadan tahliye yazısı) yazılır. Encümene rapor sunmakla ilgili diğer işlemler tekrarlanır diğer işlemler tekrarlanır. Müdür tarafından yazının üst nüshası ve ikinci kopyası imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Kalem memuru dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve zimmet defterinden yaptıktan sonra dosyayı arşive imza karşılığı teslim eder.

4.14.4                      Problem çıkması muhtemel büyük yıkımlarda Kaymakamlığa (Kaymakamlığa yıkımda emniyet kuvveti talep yazısı) yazılır. Encümene rapor sunmakla ilgili diğer işlemler tekrarlanır. Teknik başkan yardımcısı tarafından yazının üst nüshası ve ikinci kopyası imzalandıktan sonra dosya Belediye Başkanı tarafından imzalanır ve dosya kalem personeline verilir. Kalem personeli dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve Ruhsat ve Yapı Kontrol bürosu zimmet defterinden yaptıktan sonra dosyayı arşiv personeline imza karşılığı teslim eder.

 

4.15        Onarım ve iskele belgesi işlemleri (Boya badana , çatı işleri, bina onarımları)

4.15.1                      İlgilisinin Pafta ada parsel numaraları içeren dilekçesi alınır. İmar kalem memurluğuna verilir. Kalem memurluğu dilekçeyi inceler ve imar dosyasını arşivden çıkarır. Zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya İmar ve Şehircilik Müdürü’ne havale etmek üzere verir. İmar ve Şehircilik Müdürü dilekçe üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol personeline havale eder. Havale edilen evrak Kalem memuru tarafından havale edildiği yapı kontrol personelinin ismi iş akış sistemine kayıt edilerek yapı kontrol personeline teslim edilir.

4.15.2                      Yapı Kontrol personeli dosyayı ve yapıyı tasdikli projesiyle ait olduğu adreste inceler. İlgili yerin İskanı var ve projesine aykırı herhangi bir işlem yok ise ilgilisinden ; konu yer apartman ise "yönetim kurulu kararı" , yapı tespitli eski eser ise 2863-3386 sayılı K.T.V.K.K gereği Anıtlar Yüksek Kurulundan işlemin yapılabileceğine dair karar istenir. Basit Tamir Yazısı yazılır.

 

 

4.16        Yapı Yıkım Belgesi

4.16.1                      İlgilisinin ekinde İmar durumu, Tapu, Çap, olan yıkım ruhsatı dilekçesi alınır. İmar kalem memurluğuna verilir. İmar kalem memurluğu dilekçeyi inceler ve imar dosyasını arşivden çıkarır. Zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya İmar ve Şehircilik Müdürüne havale etmek üzere verilir. İmar ve Şehircilik Müdürü dilekçe üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol personeline havale eder. Havale edilen evrak kalem memuru tarafından havale edildiği Yapı kontrol personelinin ismi iş akış sistemine kayıt edilerek dosya yapı kontrol personeline teslim edilir.

4.16.2                      Yapı Kontrol Personeli dosyayı ve yapıyı tasdikli projesiyle ait olduğu adreste inceler. İlgili yerin yıkılmasına aykırı herhangi durum yok ise ve yapının boş olması halinde ;

Tapu sicil müdürlüğüne Tapu Müdürlüğüne Hissedar Durum Yazısı yazılır . Yapı Kontrol Personeli tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir. Kalem memuru tarafından evrakın çıkışı iş akış sistemi üzerinden yapılarak müdüre teslim edilir. Müdür tarafından da kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuruna teslim edilir. Tapu Müdürlüğünden cevap geldiğinde dosya arşivden çıkarılır, ilgili yapı kontrol memuruna havale edilir.  Tapu sicil müdürlüğü hissedar yazısına göre hissedarlar birden fazla ise; İlgilisinden tüm hissedarların noterden muvafakatı istenir.

4.16.3                      İstenilen belgelerin gelmesinden sonra Emlak vergi ilişik kesme yazısı, SASKİ su kesme yazısı, SEDAŞ Elektrik kesme yazısı, AGDAŞ Doğalgaz kesme yazısı düzenlenerek ilgili kurumlara gönderilir. Yapı kontrol personeli tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir. Evrak kalem memuru tarafından müdüre teslim edilir. Müdür de gerekli incelemeleri yaptıktan sonra ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kaleme teslim edilir. Kalem memuru tarafından dosyanın çıkışı iş akış sistemi üzerinden başkan yardımcısına yapılır. Dosya başkan yardımcısına teslim edilir. Başkan yardımcısı tarafından yapı yıkım belgesini imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Evrakın bir kopyası ilgilisine verilir, bir kopyası dosyasına ve Devlet İstatistik Enstitüsüne gönderilir.

 

4.17        Hasarlı binalara güçlendirme yapma işlemleri

4.17.1                      Yapı Kontrol personeli tarafından bina kontrolü yapıldıktan sonra Tapu Müdürlüğü hissedar durum yazısı düzenlenir ve dosyada kalacak yapı harç ve ücret makbuzu düzenlenir. Ad, Soyadı Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir.

4.17.2    Kalem memuru tarafından evrak İmar ve Şehircilik Müdürüne verilir. Evrak İmar ve Şehircilik Müdürü tarafından kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuruna teslim edilir. Evrakın çıkışı iş akış sistemi üzerinden yapılır. Yapılan işlemle ilgili yapı harç ve ücret makbuzu yapıya ait dosyaya konur.

4.17.3    İlgilisi harç makbuzunu ibraz ettikten sonra Belediyeye kayıtlı Mimar veya İnşaat Mühendisinin yapı ruhsatı üzerine imzası alınır. Yapı ruhsatı dört kopya olarak düzenlenir. Ruhsat memuru tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir. Kalem evrağı müdüre teslim eder. Müdür tarafından da kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuru tarafından çıkışı yapılır. Evrakın bir kopyası ilgilisine verilir, bir kopyası dosyasına, bir kopyası Devlet İstatistik .Enstitüsüne, bir kopyası da Maliye ve Gümrük Bakanlığına gönderilir.

 

4.18        Tadilat ruhsatı verilmesi işlemleri

4.18.1                      Projede yapılan tadilatlar proje tasdik bürosundan ita fişi ile kalem memurluğuna gelir. Ruhsat memurluğunun zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya Ruhsat ve İskan personeline teslim edilir. Kalem memuru dosyayı İmar ve Şehircilik Müdürüne havale etmek üzere verirİmar ve Şehircilik Müdürü ita fişi üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle ruhsat memuruna havale eder. Havale edilen evrak kalem memuru tarafından havale edildiği ruhsat personelinin ismi iş akış sistemine kayıt edilir ve dosya ruhsat memuruna teslim edilir.

4.18.2                      Ruhsat memuru dosyayı ve parseli olduğu adreste inceler. Tadilat ruhsatı verilecek yapı (Ruhsat için gerekli Belgeler)de belirtilen belgeler ilgilisinden istenir. Tadilat bina üzerinde yapılmış ise (Belediye Encümenince teklif raporu 42.madde) düzenlenir. Belediye Encümenine gönderilir. Eğer işlem vatandaş tarafından talep ediliyorsa Encümen kararı ilgilisine arkasına imza alınmak suretiyle tebliğ edilir. Cezanın ödendi makbuzu istenir diğer belgeleri tamamlanır. Tadilat ruhsatı düzenlenir

 

4.19        Temdit ruhsatı verilmesi

4.19.1                          İnşaata, ruhsatı tarihinden itibaren 2 yıl içinde başlanmamış veya 5 yıl içinde inşaat bitirilmemiş ise proje tasdik bürosundan (ruhsat temditi) ile birlikte ruhsat temdidi için büroya gelir.  Kalem memuru tarafından dosya zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek müdüre havale etmek üzere verilir. İmar ve Şehircilik Müdürü (ruhsat temditi) üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle ruhsat memuruna havale eder. Havale edilen evrak, kalem memuru tarafından havale edildiği ruhsat memurunun ismi iş akış sistemine kayıt edilir ve dosya teslim edilir.

4.19.2                      Ruhsat memuru dosyayı ve parseli olduğu adreste inceler. İnşaata henüz başlanmadığı tespit edilir ise ruhsat işlemleri uygulanır. İnşaata başlandığı tespit edilir ise, tasdikli proje ile yapının genel kontrolü ruhsat memurunca yapılır. Ücret ve harçlar ödenir. Ödendi makbuzu büroya geldikten sonra yapı ruhsatı düzenlenir.

 

4.20        Bağısız bölüm liste tasdiği

4.20.1                         İlgilisi dilekçe ve ekindeki 2 adet noterce tasdikli bağımsız bölüm listesi ve tapu nüshası onaylı proje ile kalem memurluğuna gelir. Arşivden gelen dosya kalem memurunca iş akış sistemine ve zimmet defterine kayıt edilir. Müdür tarafından havale edilerek dosya ruhsat memuruna teslim edilir.  Yasal bir engeli olmaması durumunda; harç makbuzu kesilir ve hesap işleri müdürlüğünce tahsil edilerek makbuzun bir nüshası dosyaya konur. Noter onaylı, listelerin bir nüshası proje tapu nüshasına ,bir nüshası da dosyadaki tasdikli projeye yapıştırılarak dört tarafından imzanın bir bölümü projede ,bir bölümü listede kalacak şekilde teknik elemanca ad-soyad yazılıp imzalanır. Müdürlük mühürü basılır ve müdür tarafından imzalanır. Tapu nüshası ilgilisine imza karşılığı verilir. Bir nüshası da dosyasında kalır. Zimmet defteri’ne kayıt edilerek dosya kalem memuruna imza karşılığı teslim edilir.

 

4.21        Hukuk İşleri Müdürlüğü’nün talepleri

4.21.1                        Hukuk İşleri Müdürlüğünden evrak talep yazısı gelir. Zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya İmar ve Şehircilik Müdürüne havale etmek üzere verir. Müdür evrak üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol personeline havale eder. Havale edilen evrak kalem memuru tarafından havale edildiği yapı kontrol personelinin ismi iş akış sistemine kayıt edilir ve dosya ilgilisine teslim edilir.

4.21.2                      Yapı Kontrol personeli dosyayı inceler. İlgili yere ait istenen evrakların birer suretini tasdik ederek Hukuk İşleri Müdürlüğüne evrak gönderme yazısını hazırlar. Personel tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir.

4.21.3                      Kalem memuru tarafından evrakın çıkışı iş akış sistemi üzerinden yapılarak müdüre teslim edilir. Müdür tarafından kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuruna teslim edilir. Kalem memuru tarafından dosyanın çıkışı iş akış sistemi üzerinden başkan yardımcısına yapılır. Dosya başkan yardımcısına teslim edilir. Başkan yardımcısı tarafından evrak imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve Zimmet defterinden yaptıktan sonra arşive imza karşılığı teslim eder.

 

 

4.22        Mahkemelerin talepleri

4.22.1                      Mahkemeden aftan iskan almış yerin proje talep yazısı gelir.  Zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya kalem memuruna teslim edilir. Kalem memuru dosyayı İmar ve Şehircilik Müdürüne havale etmek üzere verir. Müdür evrak üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol personeline havale eder. Havale edilen evrak kalem personeli tarafından havale edildiği yapı kontrol personelinin ismi iş akış sistemine kayıt edilir ve dosya teslim edilir.

4.22.2                      Yapı kontrol personeli dosyayı inceler. İlgili yere ait istenen evrakların birer suretini tasdik ederek Mahkemeye proje ve evrak gönderme yazısı hazırlar. Yapı kontrol personeli tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir.

4.22.3                       Kalem memuru tarafından evrakın çıkışı iş akış sistemi üzerinden yapılarak İmar ve Şehircilik Müdürüne verilir. Evrak müdür tarafından kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuruna teslim edilir. Dosya başkan yardımcısına teslim edilir. Başkan yardımcısı tarafından evrak imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Kalem memuru dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve Zimmet defterinden yaptıktan sonra arşiv bürosuna imza karşılığı teslim eder.

 

4.23        Şikayetlere ve isteklere cevap

4.23.1                      Şikayet veya istek dilekçesi alınır. İmar kalem bürosuna verilir. Kalem memurluğu dilekçeyi inceler ve imar dosyasını arşivden çıkarır. Zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya İmar ve Şehircilik Müdürüne havale etmek üzere verilir. Müdür dilekçe üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol memuruna havale eder. Havale edilen evrak kalem memuru tarafından havale edildiği yapı kontrol memurunun ismi iş akış sistemine kayıt edilir ve dosya teslim edilir.

4.23.2                      Yapı kontrol personeli dosyayı inceler. İnceleme sonucunda söz konusu şikayet ve istek hakkında (Şahsa Bilgi Yazısı) hazırlanır. Yapı kontrol personeli tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir.

4.23.3                       Kalem memuru tarafından evrakın çıkışı iş akış sistemi üzerinden yapılarak İmar ve Şehircilik Müdürüne verilir. Evrak müdür tarafından kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuruna teslim edilir. Dosya başkan yardımcısına teslim edilir. Başkan yardımcısı tarafından evrak imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Kalem memuru dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve Zimmet defterinden yaptıktan sonra arşiv bürosuna imza karşılığı teslim eder.

 

4.24        Kurumlardan gelen Şahsa ait Şikayet dilekçeleri

4.24.1                       Kurumlar aracılığı ile şahıs şikayet dilekçesi ya da kurumun bilgi isteme yazısı gelir. Kalem memurluğu dilekçeyi inceler ve imar dosyasını arşivden çıkarır. Zimmet defterine ve iş akış sistemine kayıt edilerek dosya İmar ve Şehircilik Müdürüne havale etmek üzere verilir. Müdür dilekçe üzerine adı soyadı ve tarihi yazmak suretiyle yapı kontrol memuruna havale eder. Havale edilen evrak kalem memuru tarafından havale edildiği yapı kontrol memurunun ismi iş akış sistemine kayıt edilir ve dosya teslim edilir.

4.24.2                      Yapı kontrol personeli dosyayı inceler. İnceleme sonucunda söz konusu şikayet ve istek hakkında ilgili kuruma yazı veya şikayetçisine yazı (Şahsa Bilgi Yazısı) hazırlanır. Yapı kontrol personeli tarafından Ad, Soyadı, Tarih yazılıp imzalanarak kalem memuruna verilir.

4.24.3                       Kalem memuru tarafından evrakın çıkışı iş akış sistemi üzerinden yapılarak İmar ve Şehircilik Müdürüne verilir. Evrak müdür tarafından kontrol edilip üzerine ad soyadı tarih yazılıp imzalandıktan sonra kalem memuruna teslim edilir. Dosya başkan yardımcısına teslim edilir. Başkan yardımcısı tarafından evrak imzalandıktan sonra dosya ile birlikte kalem memuruna verilir. Kalem memuru dosyanın çıkışını iş akış sistemi üzerinden ve Zimmet defterinden yaptıktan sonra arşiv bürosuna imza karşılığı teslim eder.

 

4.25        Kalem Memurluğu Çalışma Esasları

4.25.1     Dosya numaralarının kayıtlı olduğu kartlarının oluşturulması

Kalem memurluğuna, Resmi Kurum ve Kuruluşlar ile Özel ve Tüzel Kişiler, Riyaset Makamı, Kurum içi Müdürlükler ile Müdürlük içi bürolardan kayıt edilmek üzere gelen evrak ya da dilekçelerin üzerinde pafta, ada, parsel numarası varsa oluşmuş olan dosya kartlarından dosya numarası tespit edilir. Dosya kartında o parsele ait dosya numarası yok ise parselin karşılığına müracaat edildiği anda iş akış sisteminden verilen kayıt numarası dosya kartına dosya numarası olarak yazılır. Dosya numarası aldıktan sonra evraklar yazıcı vasıtasıyla taranarak dijital arşive kaydedilir. Daha sonra bu parselle ilgili tüm evraklar dosyası içine konur. Dosya kartında kayıtlı her bir dosya tek bir parseli içerir. Pafta, ada, parsel numarası ve dosya numarası ile Müdürlük işlem dosyalarına ulaşılabilir.

 

4.25.2    Kayıt İşlemleri

Kalem personeli havale edilen evrakı server üzerinde çalışan iş akış sistemine kayıt eder. Kayıt edilen dilekçe ise; dilekçe ilgilisinin adres bilgilerini, imzasını ve talep konusuna göre pafta, ada, parsel bilgileri ile ekli evrakı varsa ekinde olup olmadığını kontrol eder.

4.25.2.1  Bu kayıt işleminde gelen evrak ve dilekçeler, iş akış sistemi programından daha önce referans numarası ile kayıt edilmişse kalem memurluğunca aynı referans numarası ile işleme alınır.

4.25.2.2   İşleme alınan evrak Müdürlük kayıt numarası alır ve evrak üzerine referans numarası, Müdürlük kayıt numarası ve giriş tarihini içeren Müdürlük kaşesi basılır.

4.25.2.3   Dilekçe ve evrak üzerinde iş akış sistemi programınca verilmiş bulunan referans numarası yok ise;  server üzerinde çalışan iş akış sistemi’nin otomatik olarak verdiği referans numarası Müdürlük kaşesi basılarak kayıt edilir.

4.25.2.4  Gelen evrak ya da dilekçe üzerinde pafta, ada, parsel numarası mevcutsa bilgisayar sistemi ile kayıt yapıldığından, aynı pafta-ada-parsel daha önce kayıt yapıldıysa otomatik olarak bilgisayar dosya numarasını verir. Vermediği hallerde dosya kartlarına bakılarak dosya numarası tespit edilir..Bulunan numara evrakın kayıt kaşesinin altına not edilerek İmar ve Şehircilik arşiv bölümüne yollanır.

4.25.2.5  Arşiv bölümü dosyaları eklenen evrak ya da dilekçeleri Kalem memurluğuna çıkarır. Burada dosyalar havale edildikleri birimde işlem görmek üzere o birime ayrılan zimmet defteri ile kayıt, dosya no, pafta-ada-parsel, tarih yazılarak imza karşılığı ilgili birimlere teslim edilir.

 

4.25.3    Arşiv İşlemleri

İmar işleri Müdürlüğü işlem dosyaları; arşiv bölümünde sene bazında, dosya numaraları küçük numaralardan büyük numaralara doğru arşiv raflarında kutulara konmak suretiyle sıralanarak saklanır.

4.25.3.1  İşlemleri yapılan evrak dosyası ile birleştirilip iş akış sistemi programına kaydedildikten sonra arşiv bölümüne ait zimmet defterine dosya numaraları ile yazılarak Arşiv bölümünden kalem bölümüne gönderilir.

4.25.3.2  Yukarıda anlatılmış olan ve işlemleri biten dosyalar kalem bölümüne ait zimmet defterine dosya numaraları yazılıp Arşiv bölümüne gönderildikten sonra rafındaki yerinde bir sonraki işleme kadar saklanır.

 

4.25.4    Çıkış İşlemleri

İmar İşleri Müdürlüğünün birimlerinde işlemleri tamamlanan dosya veya evraklar Kalem memurluğunca imza karşılığı teslim alınmak üzere gönderilir.

4.25.4.1  Birimlerce, dosyaların içinde gelen evraklara cevaben yazılmış yazılar var ise ve bu evraklar resmi Kurumlara gidecek ise zarflanarak tebligat ise tebliğ zarfına (Tebliğ Evrakı) yazılarak Yazı İşleri Müdürlüğü’ne gönderilmek üzere iş akış sistemi programından sevk edilir ve zimmet defterine kayıt edilerek Yazı İşleri Müdürlüğü’ne teslim edilir.  Dosyalar ise zimmet defterine kayıt edilerek Arşiv Bölümüne gönderilir.

4.25.4.2  Özel veya tüzel kişilere cevaben yazılan yazılar Yazı İşleri Müdürlüğü zimmet defterine kayıt no(referans), gelen kayıt no (Yazı İşl. Nosu), varsa eki , evrakın nereye hitaben yazıldığı not edilerek, tarihte belirtilerek imza karşılığı teslim edilir.

4.25.4.3  Cevaben yazılan yazılar, Belediye Başkanlığı bünyesindeki Müdürlüklere gönderilecek ise İmar ve Şehircilik Müdürlüğü müdürlükler zimmet defterine hangi müdürlüğe gideceği, kayıt numarası, varsa eki ve tarih not edilerek imza karşılığı ilgili birime teslim edilir.

 

4.25.5    Dosyasız Evrak İşlemleri

İmar İşleri Müdürlüğü tarafından yapılan işlemlerde gerek bilgi gerekse onay işlemi içeren evrakların şahıs ya da Kurumlara gönderilmesi için iş akış sistemine kayıt edilerek gönderilen evrak bölümünden alınan referans numarası ile Müdürlük kayıt numarası verilir.

 

4.25.5.1  Kayıt işlemi yapılan evrakın alt nüshası alındıktan sonra üst nüsha 4.24.4.1-4.24.4.2 ve 4.24.4.3„de açıklandığı şekilde gönderilir. Alt nüshalar Teknik Kalem Şefliği Bürosu evrak klasöründe tarih sırasına göre saklanır.

 

4.25.6    Büro işlemleri

4.25.6.1  Durum Onay bürosu tarafından tevhit işlemi (iki parselin birleştirilmesi) tamamlanan parsellere ait işlem dosyaları iş akış sistemi programında birleştirildikten sonra tek bir dosya halinde düzenlenerek, Tapu Kadastro Müdürlüğü’nün tescil yazısına iş akış sisteminden verilen kayıt numarası Dosya numarası olarak verilir, dosya kartlarına işlenir ve Arşiv bölümüne zimmet defterine Dosya numarası yazılarak gönderilir.

4.25.6.2  İfraz (Bir parselin bölünerek çoğalması) işlemi tamamlanan parsellere ait dosyaların içindeki evraklar ayrılarak, oluşmuş bulunan parsellerden bir tanesi aynı dosya numarasını alır. Diğer parseller ise ifraz talep edilen evrakın veya dilekçelerin numaralarını alır.

4.25.6.3  Bu işlemler ile değişen parseller ve dosya numaraları dosya kartlarına ve iş akış sistemine işlenir.

4.25.6.4  Hisseli parsellerde; mal sahibinin yazılı müracaatı üzerine mal sahibinin ad ve soyadı belirtilerek müracaat evrakına iş akış sisteminden verilen kayıt numarası dosya numarası olarak verilir.

4.25.6.5  Hisseli parsellerde parselasyon yapıldığı takdirde, parselasyon sonucu oluşan yeni pafta, ada, parseller için dosya kartlarında yenileme yapar, dosyaya eski ve yeni parsel numaraları ile erişimi sağlamak için dosya kartı kaydı oluşturulur. Dosya kartına yeni pafta, ada, parsel numarası yazılır. Yeni dosya kartı kaydına eski dosya numarası verilir.

4.25.6.6  Belediye encümenine gidecek evraklar dosyaları ile birlikte gönderilir. Encümence karara bağlanarak iade edilen dosyalar ilgili birimlere zimmet defteri ile imza karşılığı verilir.

 

İLGİLİ DÖKÜMANLAR

 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu

·         3194 Sayılı İmar Kanunu ve İlgili Yönetmelikler

·         4708 Sayılı Yapı Denetim Kanunu ve İlgili Yönetmelikler

·         5393 Sayılı Belediye Kanunu

·         Yapılan iş ile ilgili diğer Kanun ve Yönetmelikler 

Daha fazla okumak için tıklayınız

Emlak ve İstimlak Müdürlüğü

MÜDÜR

İlhan Yılmaz

Telefon : 444 54 50 -1380

E-Mail :

 

Emlak ve İstimlak Müdürlüğü'nün amacı Belediyemiz bünyesinde tüm harita ve planlama altlıklarını oluşturmak, bilgi işlem ve numarataj ile birlikte ilçemizin Kentsel Otomasyon Sistemini hazırlamaktır.

 

 

Fen İşleri Müdürlüğü

MÜDÜR

Muzaffer Şanlı

Telefon : 444 54 50 - 1252/1257

E-Mail : fenisleri@serdivan.bel.tr

 

Serdivan Belediyesi, hizmet alanı içerisinde yürürlükteki İmar Planına uygun olarak yeni yolların yapılması ve mevcut yolların onarılmasını sağlamaktan, kış şartlarında yolların ulaşıma açık tutulmasından Sakarya Büyükşehir Belediyesi ile koordinasyonu sağlamaktan, UKOME AYKOME kararlarını uygulamaktan, kazı ruhsatlarının verilmesi; Belediyenin diğer birimleri ile işbirliği içerisinde Encümen kararı doğrultusunda kaçak yapıların yıkılması için İmar ve şehircilik Müdürlüğüne gerekli araç-gereç ve ekipmanları sağlamaktan, kendi müdürlüğü ile alakalı hafriyat işlerinin yürütülmesini takip etmekten, birimin sunduğu işlemlerle ilgili ihale yoluyla  yapılacak işlerin, hakkedişleri ve kontrollük görevlerini yürütmekten, Serdivan Belediyesine ait tüm araç ve iş makinelerinin akaryakıt ihtiyaçlarını, onarım tamir ve bakımlarını yapmak veya yaptırmaktan, Fen İşleri Müdürlüğü bünyesinde gelen giden evrak ve dilekçe takibi konularından sorumludur.

 

AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Fen İşleri Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

Bu prosedür Serdivan Belediyesi Fen İşleri Müdürlüğü’nün verdiği tüm hizmetleri kapsar.

 

TANIMLAR VE KISALTMALAR

Alt Yapı               : Yer altı Kanalları (atık su kanalı, yağmur suyu kanalı)

Üst Yapı              : Bordür, Parke, yol Tretuar

Bina İnşaatı         : Belediyeye ait binaların yapım işleri

 

SORUMLULAR

Bu prosedür Fen İşleri Müdürü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.

 

İLGİLİ DÖKÜMANLAR

Bayındırlık İşleri Kontrol Yönetmeliği

Bayındırlık İşleri Genel Şartnamesi

Kamu İhale Kanunu Standart Formları

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu

3194 Sayılı İmar Kanunu

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu

5393 sayılı Belediye Kanunu

5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu

4857 sayılı İş Kanunu

2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu

2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanunu

Sakarya Büyükşehir Belediyesi İmar Yönetmeliği

İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Tüzüğü

İl Özel İdareleri ve Belediyeler Arşiv Yönetmeliği

4857 sayılı İş Kanununun ilgili Yönetmelikleri

Kazı Ruhsatı Formu

Daha fazla okumak için tıklayınız

Etüd Proje Müdürlüğü

MÜDÜR

Çağlar Kotaoğlu

Telefon : 444 54 50 - 1750

E-Mail : etudproje@serdivan.bel.tr

 

Müdürlüğümüz  Serdivan’in Kentsel Gelişim seviyesini ve Serdivan Halkının yaşam kalitesini arttırmak için ihtiyaç duyulan mekanlar, yapılar, tesisler ve şehre değer katan çalışmaları projelendirip tasarlayarak hayata geçmesi ile ilgili çalışmaları yürütmektedir.

 

AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Etüt Proje Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

Bu prosedür Serdivan Belediyesi’nde yapılan işlemlerinin yapılması faaliyetlerini kapsar.

 

SORUMLULAR

Bu prosedür Etüt Proje Müdürü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.

 

PROSEDÜR AYRINTISI

4.1 Gelen Evrak Kayıt İşlemleri:

 

Valilik, Kaymakamlık Makamı, Savcılık, Müdürlükler ve vatandaşlardan gelen yazılar ve dilekçeler başkanlık binasında mevcut bulunan Kent Bank’ta belediyemizde kullanılan Sampaş Programı Oracle Menüsü üzerinden kayda alınır. Müdürlüğümüze ait evraklar evrak kayıt memuru tarafında zimmet karşılığında teslim alınır ve gelen evrak kaşelenip sayı verilerek, Programdaki Gelen evrak menüsüne kayıt edilir. Havalesi için Müdüre sunulur. Müdürün bilgisi dahilinde dilekçedeki talepler doğrultusunda gerekli çalışmalar yapılır. Çalışmaların sonucu, makamlara, Müdürlüklere ve dilekçe ilgililerine bilgi verilir.

 

4.2 Giden Evraka Yapılacak İşlemler:

 

Etüt Proje Müdürlüğünce cevaplandırılan yazılar belediyede kullanılan sampaş programı oracle menüsü üzerinden hazırlanılarak kaydı yapılır ve yazıya numara verilir. Eğer yazı kurum dışına çıkacaksa yazı işlerinden de bir çıkış numarası alınır. Elden teslim gerektiren yazılarda ise yazılar birimin zimmet defteriyle teslim edilir.

 

4.3 Proje İşlemleri

 

4.3.1 Hazırlanan projelerin metrajını düzenlemek

 

Autocad veya google sketchup programları yardımıyla hazırlanan ön proje veya uygulama projelerinin Autocad veya Google Sketchup programları yardımıylametrajının hesaplanması ve elde edilen verilen Amp Programı veya Excel e girdi olarak hesaplanması işidir.

 

4.3.2 Bina, Sosyal Tesis Mimari, Park, Rekreasyon Alanı ve Yol Projelerini Avan Proje Olarak Hazırlamak

 

İçinde bulunulan yıl için Etüt Proje Müdürü tarafından düzenlenen hedeflere göre projeler için gerekli çalışmalar yapılmaya başlanır. Projenin içeriğine göre belirlenen sürelerde Müdürlüğümüz bünyesinde çalışan mimar tarafındanAutocad veya google sketchup programları kullanılarak projenin ön tasarım işi yapılmaktadır. Tamamlanan Ön tasarım Projesi önce müdür tarafından değerlendirilerek başkanlığa bir sunum yapılarak tanıtılır.

 

4.3.3 Yapılan projelere ilişkin mahal listesini hazırlamak, fizibilite raporu hazırlamak

 

Autocad ve Google Sketchup programlarında projenin ön tasarımı tamamlandıktan sonra projenin uygulanmasında kullanılacak malzemelere karar verilmektedir  Kullanılacak malzemelere karar verebilmek için autocad   ve  google sketchup programları kullanılarak malzemenin estetik olarak uygunluğu 3 boyutlu görseller yardımıyla proje incelenir. Hazırlanan taslaklar değerlendirilerek malzemelere karar verilir.

Belirlenen malzemenin autocad , amp ve Excel dosyasına işlenir

 

4.3.4 Proje dosyaları için bilgisayar ortamında ve arazi ortamında halihazır bilgilerinin çalışmasının yapılması

 

Netcad Programı vasıtası ile proje dosyaları için bilgisayar ortamında halihazır bilgilerin çalışması yapılır. Ayrıca projeye konu olan alan yerinde incelenmek suretiyle arazi çalışması da gerçekleştirilir.

 

4.4 Hibe Krediler İçin Proje Hazırlanması

 

 4.4.1 Ulusal ve Uluslar arası Hibe Fon ve Kredilerden Yararlanılması İçin Proje Hazırlanması

 

Müdürlüğümüz Çevre Koruma Araştırma Geliştirme Çalışmaları ve Avrupa Birliği Kalkınma Ajansı Proje Sorumlusu tarafından AB Bakanlığı, Devlet Planlama Teşkilatına bağlı Bölgesel Ajans İnternet sitesi ( Bu bölgede ki Doğu Marmara Kalkınma Ajansı) günlük olarak incelenerek açılan çağrılar ve içerikleri incelenir.

Mahalli İdareleri kapsayan çağrılar bir rapor halinde başkanlığa sunulur. Raporun içeriğinde Hibenin konusu, son başvuru zamanı ve hibe tutarını içeren özet bilgiler yer alır.

Başkanlık tarafından proje ile başvurulmak istenen hibe için hazırlıklarına başlanır. Genellikle AB projelerinin ve Ajans projelerinin her yerde ortak olarak kullanılan belli bir proje mantığı vardır. Proje için bir projenin genel bir özeti niteliği taşıyan mantıksal çerçeve matrisi hazırlanılarak proje çalışmalarına başlanır ve uygun formata göre proje geliştirilir.

Bunlarla beraber yılın belli dönemlerinde Bazı büyükelçilikler bazen kendilerinin belirlediği sınırlı konularda, bazen de genel çerçevede çağrıya çıkarlar. Bu çağrılarında uygunluk kontrolleri yapılarak aynı işlemler uygulanır.

 

4.4.2 Kent Paydaşları, Kardeş şehirler, diğer şehirler ya da kurumlarla ortak projeler geliştirmek ve gerçekleştirmek

 

Kent Paydaşları aynı coğrafyada yaşayan o yöre halkı için faydalı çalışmalar içerisinde bulunan Sivil Toplum Kuruluşları, Dernekler, Vakıflar ve Öğrenci Topluluklarıdır.

 

Avrupa Birliği Projeleri ya da diğer kurumlar tarafından açıklanan çağrılar için hazırlanılacak projenin uygun başvuru sahiplerine göre şehirdeki diğer resmi kurumlar, Sivil Toplum Kuruluşları, Dernekler, Vakıflar ve Öğrenci Toplulukları ile birlikte proje hazırlanabilir yahut tüm bu kurumların hazırladıkları projelere ortak olarak katılım gösterilebilir.

 

Bu ortaklıklar projeye aynı derecede emek verilmek suretiyle bütçesinden ortaklaşa pay almak olabileceği gibi ayni katkılar şeklinde de gerçekleşir

 

Resmi kurumlar ile kurulacak olan ortaklık için önce başkanlık tarafından imzalı bir üst yazı ile kurumdan talepte bulunulur. Kurumdan gelecek ortaklığın kabul edildiğine dair bir üst yazı ile görüşmeler başlatılır. Gerekli ise karşılıklı ilişkileri koruyacak şekilde bir protokol her iki tarafın avukatları tarafından hazırlanır ve başkanları yada müdürleri tarafından karşılıklın olarak imzalanır. Taraflar arasında düzenlenen toplantılarla işbirliği içerisinde proje yürütülür.

 

Birde dünyanın herhangi bir yerinde projesi için ortak arayan belediye ya da diğer resmi kurumlarla ortak projeler yürütülür. Ortaklık arayışı için dünyaca kullanılan ortaklık arama siteleri takip edilir. Şartları uygun olan projeler tespit edilirse bu ortaklık için başkanlığa ortaklık yapabilmek için proje içeriğinin anlatıldığı bir rapor sunulur ve onay beklenir. Onay alındığında karşı tarafla mail yoluyla irtibata geçilir ve ilişkiler kurulur.

 

Kentin kalkınması daha iyi uygulamaların yapılabilmesi adına bir şehirdeki kurumların ortaklaşa çalışması şehir için gerekli bir çalışmadır.

 

 4.4.3 Serdivan İlçesinin Çevre ve Temizlik açısından daha iyi ve yenilikçi teknolojileri kullanarak hizmet verebilmesi için araştırma çalışmaları yapmak, örnek projeleri takip etmek ve öneriler hazırlamak

 

Modern belediyeciliğin göstergesi olan temiz şehircilik ilkesinden yola çıkarak çevre

temizliğinde; toplum sağlığını, güvenliğini önemseyen çevresel maliyetleri azaltan ve

sürdürülebilir bir çevre temizliği sağlayan yeni teknolojilerin kullanılması amacıyla araştırmalar yapılmaktadır.

 

Araştırılan yeni teknolojileri yakından görüp doğru kararlar verebilmek için çevre

teknolojileri üreten firmalara ve çeşitli uygulamalar yapmış belediyelere geziler

düzenlenerek sistemleri hakkında bilgi sahibi olunur.

 

Çevre Koruma Araştırma Geliştirme Çalışmaları ve Avrupa Birliği Kalkınma Ajansı Proje Sorumlusu tarafından araştırılan sistemlerden uygun olduğu düşünülen sistemler için sistemi tanıtan bir rapor hazırlanılarak başkanlığa sunulur. Gerekli görülürse sistemi uygulayan kurum yada belediyelere teknik gezi yapılarak sistem yakından incelenir.

 

Teknik gezi sonrasında çekilen fotoğrafların ve görüşlerin bildirildiği bir rapor başkanlığa sunulur. Başkanlık onay verirse sistem için çalışmalara başlanır.

 

 

 

 

 

4.5 Bütçenin Hazırlanması

 

·         Bütçe ile ilgili genelge, Müdür’ün bilgisine sunulur.

·         Çevre Koruma Araştırma Geliştirme ve AB, Kalkınma Ajansı Proje Sorumlusu bütçeyi hazırlamak için gerekli görüşmeleri yapar ve topladığı veri, belge, bilgi ve öneriler doğrultusunda birimin yıllık tahmini bütçesini bilgisayar ortamında yazar, müdüre sunar.

·         Müdürün onayından sonra giden evrak defterine kayıt yapılır ve zimmet karşılığı Mali Hizmetler Birim Müdürlüğü’ne teslim edilir.

·         Bütçenin kalan nüshaları birimin bütçe dosyasında muhafaza edilir.

·         Daha sonra Belediye Meclisine Mali Hizmetler Birimi tarafından sunulan ve onaylanan bütçe Müdürlüklere bilgi olarak sunulur.(Birim Müdürlüğü’ne kitapçık olarak tüm Belediye bütçesi gönderilir).

 

İLGİLİ DÖKÜMANLAR

1.      5393 sayılı Belediye Kanunu

2.      4734 sayılı Kamu İhale Kanunu

3.      3194 sayılı İmar Kanunu

4.      Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği

5.   Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

6.   Etüt Proje Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliğ

 

Daha fazla okumak için tıklayınız

Mali Hizmetler Müdürlüğü

MÜDÜR

Osman Çevik

Telefon : 444 54 50 - 1554/1554/1553

E-Mail : malihizmetler@serdivan.bel.tr

 

AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedür, Mali Hizmetler Müdürlüğünde yapılan tüm mali işlemlerin sistemli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak amacı ile yazılmıştır.

Bu prosedür, Mali Hizmetler Müdürlüğünce yapılan tüm iş ve işlemlerin uygulama şeklini kapsar.

 

TANIMLAR VE KISALTMALAR

 

 

2.1.Müdür: Mali Hizmetler Müdürü

 

2.2.Müdürlük: Mali Hizmetler Müdürlüğü

 

2.3.Bütçe: Mali Yıl içindeki gelir ve gider tahminlerini gösteren, gelirlerin toplanmasına ve harcamaların yapılmasına izin veren meclis kararıdır.

Genel bütçe, Devlet tüzel kişiliğine dahil olan ve 5018 sayılı Kanuna ekli (I) sayılı cetvelde yer alan kamu idarelerinin bütçesidir.

 

2.4.Kesin Hesap: Mali Hizmetler birimi tarafından mali yılın bitiminden itibaren hazırlan önceki yıl mali bilgilerin kesinleştirilmesi işlemidir.

 

2.5.Başkanlık Onayı:İstenilen işin yapılabilmesi için idare amirinin onay vermesidir.

 

2.6.Muhasebe Hizmeti: Gelir ve alacakların tahsili giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini yerine getirmek.

 

2.7.Ödeme Emri Belgesi: Kurum tarafından yapılan her türlü mal ve hizmet alım giderlerini ödeyebilmek için, Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre düzenlenen evrakların toplamının oluşturduğu belgeye denir.

 

2.8.Emanet Reddiyat: Mali Yıl içerisinde veya sonunda ödeme emri belgesine bağlandığı halde, nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle ilgililere ödenemeyen tutarların daha sonra ödenmek üzere emanete alınması işlemidir.

 

2.9.Tebligat: Tebligat “ hukuksal bir işlemin ilgili kimsenin bilgisine sunulması için yetkili makamın yasaya ve usule uygun bir biçimde yazı ile veya ilan yoluyla yaptığı belgeleme işlemi” şeklinde tanımlanabilir. Tebligat mazbatası, tebliğin ne zaman, nerede ve kime yapıldığını ispatlayan belgedir.

 

2.10.Tahakkuk: Ödemenin kesinleşmesi manasına gelen bu kelime, genelde kamu kurum ve kuruluşlarında uygulanır. Genel yanılgının aksine tahakkuk – bir vergi terimi olarak düşünüldüğünde- verginin kesinleşmesi değil tarh ve tebliğ aşamalarının geçilerek verginin ödenmesi gereken durumuna denir.

 

2.11.Tahsilat: Alacakların toplanması veya süresi içinde ödenmeyenlerin yasal yollarla alınmasına denir.

 

2.12.Ayniyat: Kullanılmaya veya harcamaya elverişli, taşınması kolay eşya.

 

2.13.Demirbaş: Bir yerde kullanılan, bir yere kayıtlı olan, bir görevliden öbürüne teslim edilen dayanıklı eşya.

 

2.14.Ambar: Muhasebe birimine teslim edilen ve parayla ifade edilen değerli kağıtlar ile muhasebe birimince kullanılacak seri ve sıra numaralı alındı, teslimat müzekkeresi, çek ve benzeri basılı evrakın muhafaza edildiği yeri ifade eder.

 

2.15. Stratejik Plan: Kurumun orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini ve bunlara ulaşmak için izlenecek yol ve yöntemler ile kaynak dağılımı içeren plandır. Beş yıllık dönemi kapsar.

 

2.16.Performans Programı : Bir kamu idaresinin program dönemine ilişkin performans hedef ve göstergelerini, hedeflere ulaşmak için yürütecekleri faaliyet projeleri, kaynak ihtiyacını, idareye ilişkin bilgileri içeren programdır. Stratejik planların yıllık uygulama dilimlerini oluşturur.

 

2.17.Faaliyet Raporu:  Kamu idaresinin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyetleri ile birim faaliyet raporları esas alınarak hazırlanan idarenin genel ve mali durumunu açıklayan rapordur.

 

2.18.Harcama Yetkilisi:  Bütçe ile ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi

 

2.19.Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevini yürüten kişi     

 

2.20.B: Mali yıl içerisinde veya sonunda ödeme emri belgesine bağlandığı halde,nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle ilgilerine ödenemeyen tutarların izlendiği kayıt.       

 

2.21. V.U.K. : 213 Sayılı Vergi Usul Kanununu,     

 

2.22.Belediye Kanunu: 5393 Sayılı  Kanunu,       

 

2.23.Belediye Gel. Kanunu: 2464 Sayılı Belediye Gelirleri Kanununu,      

 

2.24.Emlak Kanunu: 1319 Sayılı Emlak Vergisi Kanununu      

 

2.25. Ç.T.V.Kanunu: 2464 Sayılı Kanunun mükerrer 44.maddesi       

 

2.26.Tebligat Kanunu: 7201 Sayılı Tebligat Kanununu

 

2.27.Gayr-i Menkul: Bina, arsa ve arazi gibi taşınmaz mallar.

 

2.28.Mükellef: Vergi Kanunlarına göre kendisine vergi borcu terettüp eden gerçek veya tüzel kişi.

 

2.29.Tarh: Vergi alacağının Kanunlarında gösterilen matrah ve nispetler üzerinden hesaplanarak bu alacağı miktar itibari ile tespit eden idari muamele.

 

2.30.Tahakkuk: Tarh ve tebliğ edilen bir verginin ödenmesi gereken bir safhaya gelmesi.

 

2.31.Tebliğ: Vergilendirmeyi ilgilendiren ve hüküm ifade eden hususların yetkili makamlar tarafından mükellefe veya ceza sorumlusuna yazi ile bildirilmesi.

 

2.32.Terkin: Olağan üstü durumlarda vergi borcunun kısmen veya tamamen iptali

 

PROSEDÜR AYRINTISI

4.1.BÜTÇE MUHASEBE

 

4.1.1.BÜTÇE VE KESİN HESAP FAALİYETLERİ

 

4.1.1.1.BÜTÇE VE KESİN HESAP KALEMİ

 

Bütçe ve kesin hesap ile ilgili her türlü yazışmaları ve istatistikî bilgilere cevap verir Ayrıca bağlı olduğu müdürün verdiği görevleri yapar.

 

4.1.1.2.BÜTÇE VE KESİN HESAP İŞLEMLERİ

 

4.1.1.2.1.Bütçe İşlemleri

 

4.1.1.2.1.1. Bütçe Yapılması

 

Haziran ayı içerisinde gereken ön çalışma yapılarak haziran ayı sonunda müdürlüklere bütçe çağrısı yapılır. Müdürlükler bütçe çağrısına temmuz ayı sonuna kadar cevap verir. Daha sonra performans hedefleri ve birim bütçeleri doğrultusunda hazırlanan bütçe tasarısı Ağustos ayı sonunda encümene sunulur. Encümenden çıkan tasarı değişiklik yoksa olduğu gibi varsa gerekli değişiklik yapıldıktan sonra Ekim ayı toplantısında görüşülmek üzere Meclise sunulur. Meclis Plan Bütçe Komisyonuna havale eder ve komisyon incelemesini bitirip bir rapor düzenleyerek tekrar meclisi toplar. Mecliste oylanan bütçe onaylandıktan sonra kesinleşmiş olur ve ilgili makamlara gönderilir.

 

4.1.1.2.1.2. Bütçe Ödeneği Sorgulama

 

Müdürlükler tarafından sorulan (yazı ile veya şifahen) ödeneklerin önce kontrolü yapılır, ödenek durumu olumlu ya da olumsuz olarak yazıya dökülür, daha sonra imzaları (memur-şef-müdür ) tamamlanarak ilgili müdürlüğe gönderilir.

 

4.1.1.2.1.3. Aktarma İşlemleri

 

Bütçenin herhangi bir tertibinde bulunan ve o hesap döneminde kullanılmayacağı anlaşılan ödeneklerden alınarak, ödenek ihtiyacı olan diğer tertiplere veya yeni tertip açılarak yapılan eklemek suretiyle aktarma işlemi çalışması yapılır. Yapılan çalışma Excel ortamında çizelge ile düzenlenir. Yönetmelik hükümlerine göre üst yönetici, encümen veya meclise üst yazı ile sunulur. Sunulan üst yazıya yapılan çizelge eklenir. Onaylanan aktarma işlemi daha sonra bilgisayar ortamına girilerek muhasebeleştirilir.

 

 

 

4.1.1.2.2.Kesin Hesap Ve Yönetim Dönemi Hesabının Çıkarılması

 

4.1.1.2.2.1.Yönetim Dönemi Hesabı

 

Yönetim dönemi, bir mali yılın başından sonuna kadar yapılan bütün işlemler ile mali yıl geçtikten sonra, mahsup dönemi (ocak ayı sonu) içerisinde önceki mali yıla ilişkin olarak yapılan mahsup işlemlerini kapsar. Düzenlenen yönetim dönemi hesabı defter ve raporları ile YÖNETMELİK uyarınca düzenlenen yılsonu sayım tutanakları, mahsup dönemi itibariyle görev başında bulunan muhasebe yetkilisi tarafından yönetim dönemi hesabı adı altında oluşturulan bir dosya içerisinde en geç mahsup dönemini izleyen bir ay (şubat ayı sonu) içerisinde Sayıştay Başkanlığına gönderilir.

 

4.1.1.2.2.2.Kesin Hesap

 

Mali hizmetler birimi tarafından mali yılın bitiminden itibaren hazırlanarak, üst yönetici tarafından Nisan ayı içinde encümene sunulur. Encümen kesin hesabı en geç nisan ayı sonuna kadar inceler ve görüşü ile birlikte meclisin Mayıs ayı toplantısında görüşülmek üzere üst yöneticiye sunar. Kesin hesabın görüşülmesi ve kesinleşmesinde, bütçeye ilişkin hükümler uygulanır. Kesin hesap meclisçe görüşülerek kabul edilir. Haziran ayı sonuna kadar Sayıştay Başkanlığına gönderilir.

 

4.1.2. MUHASEBE İŞLEMLERİ

 

4.1.2.1. Ön Mali Kontrol

 

Birimlerden gelen her türlü ödeme evraklarının yönetmeliklere uygunluğu incelenerek, kontrolleri yapılır. Yönetmeliğe uygun olan evraklar ödenmek üzere işleme alınır ve  listelenir. Yönetmeliğe uygun olmayan evraklar düzenlenmek üzere birimlere geri gönderilir. Ayrıca her türlü bilgi desteği sağlanır.

 

4.1.2.2.Ödeme İşlemleri

 

Muhasebe birimine Müdürlüklerden gelen ödeme evrakları önce incelenir eksik belge veya imzası yok ise işleme alınır. İşleme alınan evrak için önce çek düzenlenir. Düzenlenen çek müdür ve üst yöneticiye imzaya çıkarılır. İmzadan çıkan ödeme evrakı kurumun maddi durumu çerçevesinde ödenir.

 

4.1.2.3.Muhasebe İşlemleri

 

4.1.2.3.1.Ödeme Evrakları Kayıt İşlemleri

 

Ödenen ödeme evrakları yevmiye numarası verilerek Muhasebe Yönetmeliği çerçevesinde kayıt altına alınarak bütçeleştirilir.

 

4.1.2.3.2.Emanet İşlemleri

 

Ödeme evrakları üzerinden ödenemeyen tutarlar daha sonra ki bir tarihte ödenmek üzere kurum emanetine alınır.  Maddi durumun müsait olduğu zaman muhasebe fişi hazırlanarak emanet hesabından ödemesi yapılır.  Yapılan ödeme evrakına yevmiye numarası verilerek muhasebeleştirilir.

 

4.1.2.3.3.Teslimat İşlemleri

 

Bankaya yatan belediye gelirleri ile kasa hesabında bulunan tutarların her akşam bankaya yatırılması işlemi yapılır ve bu işlemlere birer adet teslimat müzekkeresi düzenlenir. Kesilen teslimat müzekkeresi ve banka hesap özeti fotokopisinin birer nüshası gelir tahakkuk servisine gönderilir. Teslimata Yevmiye numarası verilerek muhasebeleştirilir.

 

4.1.2.3.4.Gelir Tahsilatlarının Muhasebeleştirilmesi İşlemi

 

Gelir Birimi tarafından tahsilatı yapılan gelirlerin gününde yevmiye verilerek muhasebeleştirilmesi işlemidir.

 

4.1.2.3.5.Maaş Muhasebeleştirme

 

İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.(Bordro tahakkuk servisi) tarafından işlemleri yapılan maaşların kontrolü yapılarak gününde ödenmesini sağlayarak ve yevmiye verilerek muhasebeleştirilmektedir.

 

4.1.2.4.Banka İşlemleri

 

Çekler bankaya firmalar aracılığı ile tahsil etmeleri için gönderilir. Günlük firmalara yapılan havaleler (Gönderme emri) yetkili personel tarafından bankaya götürülür. Bir önceki mali iş gününün hesap belgesi ve ekstreleri düzenli bir şekilde alınır. Bankaya giren ve çıkan tutarlar kontrol amaçlı Excel ortamında hazırlanana programa işlenir.

 

4.1.2.5.Yapı Denetim-Otopark İşlemleri

 

4.1.2.5.1. Teslimat işlemleri

 

Yapı denetim firmaları imarda yaptırdıkları işlemlerden sonra denetim amacı ile kuruma yatıracakları yapı denetim veya otopark bedellerini Muhasebe Biriminden teslimat müzekkeresi alarak bankaya yatırır.

 

4.1.2.5.2. Yapı Denetim Yazışmaları

 

Yapı denetim firmasının yaptığı iş bittikten sonra, bittiğine dair yazıyı İmar ve Şehircilik Müdürlüğü  Muhasebe Servisine gönderir. Daha önce teslimat ile yatırdıkları paraları artık iş bittiği için almaya hak kazanan firmalara üst yazı (Banka talimat yazısı) yazılarak banka hesaplarına gönderilir.

 

4.1.2.6.Vergi Beyanname İşlemleri

           

Bir önceki ay yapılan ödemeler bilgisayar ortamına işlendikten sonra her ayın 20 sinde gelir ve gider üzerinden; Muhtasar, KDV1, KDV2 beyannameleri düzenlenir.Düzenlenen beyannameler Internet aracılığı ile online olarak vergi dairesine bildirilir ve izleyen 5 gün içerisinde (her ayın 25’i) ödenir.

 

4.1.2.7.Muhasebe Kalemi

 

4.1.2.7.1. Evrak Kayıt İşlemleri

 

Valilik, Kaymakamlık Makamı, Müdürlükler ve vatandaşlardan gelen yazılar ve dilekçeler başkanlık binasında mevcut bulunan Kent Bank tarfından kayda alınır.Müdürlüğümüze ait evraklar zimmet karşılığında teslim alınır, gelen evrak kayıt defterine kayıt edilir,.Müdürün bilgisi dahilinde dilekçedeki talepler doğrultusunda bekletilmeksizin gerekli çalışmalar yapılır.

 

4.1.2.7.2. Ödeme Belgesi Hazırlığı

 

Müdürlük tarafından alınacak malzemeler ve işler için, gerekli yazışmalar yapılarak Harcama Yetkilisinden onay alınır ve gerekli piyasa araştırması yapıldıktan sonra malzeme ya da iş alınır. Daha sonra Ayniyat girişleri yapılan malzeme ödeme evrakı şeklinde hazırlanarak yetkili memurlara imzalatılır.

 

4.1.2.7.3. Hedef Raporları

 

Birim yıllık Performans Programında hazırlanan hedefler doğrultusunda her ay hedeflerin gerçekleşme durumu için yapılan çalışmalar dosyalanarak ilgili birime iletilmektedir

 

4.1.2.8. Ay Sonu İşlemleri

 

4.1.2.8.1.Banka Hesaplarının kontrol edilmesi

 

Kurumumuzun çalışmakta olduğu tüm bankalardan aylık ekstreler alınır. Muhasebe biriminde yapılan tüm muhasebe işlemlerinin (Gelir ve Gider olmak üzere) sonucunda alınan raporlar ile karşılaştırılması yapılır. Hatalı işlemler yönetmelik uyarınca düzenlenir.

 

4.1.2.8.2.İç Hesapların Tutturulması

 

Gelir, gider, emanet, banka, taşınır, K.D.V.,  kasa, Pos, kredi hesabı ve diğer hesapların kendi içlerinde tutturulup  kapatılma işlemleri yapılır.

 

4.1.2.8.3.Ay Sonu Hesap Kontrolleri

 

Gelir Gider, yapı denetim ve banka hesapları ile birim tarafından düzenlenen defterlerin (muhasebe fişlerinin defterleşmiş hali) birbiri arasında uyumunun kontrolünün yapılarak aylık defterlerin düzenli olarak dökülmektedir. Döküm alınan defterler ciltlenerek arşivlenir.

 

4.2.GELİR FAALİYETLERİ:

 

4.2.1. TAHAKKUK VE TAHSİLAT İŞLEMLERİ

 

4.2.1.1.Mahsup

 

Vatandaşın fazla veya yanlış yaptığını düşündüğü ödemeleriyle ilgili şikayetleri veya birimimizin rutin hesap kontrollerinde görülen fazla veya yanlış ödemeler kontrol edilir. Eğer konusu geçen ödemeler gerçekten fazla veya yanlış hesaba ödendiyse; ilgili şahsın başka borçlarına mahsup yapılır. Yapılan mahsup çıktısının bir nüshası vatandaşa verilir, bir nüshası ilgili dosyaya takılarak arşivlenir.

 

 

4.2.1.2.Gelir Tarifesi Oluşturma

 

2464 Sayılı Belediye Kanununun 96/n ve 97. maddeleri ile 5393 Sayılı Belediye kanununun 83. maddesine istinaden Ağustos ayı içerisinde Belediye gelir tarifesini oluşturmak üzere müdürlüklere gelir tarifesi çağrısı yapılır. Müdürlükler tarife çağrısına eylül ayı içerisinde cevap verir. Müdürlüklerden gelen cevaplar doğrultusunda gelir tarifesi üzerinde çalışmalar yapıldıktan sonra Ekim ayı içerisinde belediye meclisine sunulur. Belediye meclisi plan bütçe komisyonuna havale eder. Komisyon gerekli incelemeyi yapıp bir rapor düzenleyerek tekrar meclise havale eder. Mecliste oylanan tarife kesinleşmiş olur ve ilgili makamlara gönderilir. 

 

4.2.1.3.TAHAKKUK iŞLEMLERİ

 

2464 sayılı Belediye Gelir Kanunu gereği hazırlanan ve belediye meclisimizce kabul edilen gelir tarifesine uygun olarak, 213 sayılı V.U.K. çerçevesinde her türlü vergi, resim, harç ve diğer gelirlerin tahakkukunu yapmakla sorumlu olan birimdir.

Tahakkuk işlemi vatandaşın emlak ve gelirler servislerine başvurusu ile başlar. Başvuru esnasında vatandaşın sicil kontrolü yapılır. Vatandaşın sicil kaydı varsa ilgili yılın gelir tarifesi üzerinden tahakkuk işlemi gerçekleştirilir. Vatandaşın sicil kaydı yok ise sicil açılır ve ilgili yılın gelir tarifesi üzerinden tahakkuk işlemi gerçekleştirilir. Vatandaşa sicil numarası verilerek ödeme için veznelere yönlendirilir.(MHM.İAŞ(7.5.1)19 nl iş akış şemasına göre yapılır)

 

4.2.1.4.TAHSİLAT İŞLEMLERİ

 

Borcunu ödemek üzere veznelerimize gelen vatandaş sicili yok ise önce kent banka yönlendirilerek sicil numarası alması sağlanır. Daha sonra bu sicil numarasındaki borç hakkında vatandaş bilgilendirilir. Ödeme karşılığında vatandaşa tahsilat makbuzu verilir.

 

4.2.4.EMLAK ÇTV İŞLEMLERİ

 

4.2.4.1.Ödeme Emri İşlemleri

 

Belediyemiz alacaklarının tahsilatını zamanında yapabilmek için bilgisayar ortamında hazırlanan ödeme emirleri ilgili kişilerin adreslerine tebliğ edilmek üzere hazırlanır.

 

4.2.4.2.ÇTV ve Emlak Beyan İşlemleri

 

Çevre temizlik vergisi, bildirime dayalı bir vergidir. Çevre temizlik vergisi bildirimi köyler ve vergi değerini değiştiren sebeplerin mevcudiyeti halinde veya yeni bir gayr-i menkule sahip olununca; binayı kullanan mükellef veya kanuni temsilcileri tarafından Çevre Temizlik Vergisi Şefliği’ ne verilir.

Boş olan binalar için çevre temizlik vergisi bildirimi binanın sahipleri veya kanuni temsilcileri tarafından yapılır. Emlak Vergisi ise beyana dayalı bir vergidir. Emlak beyanı,  (Bina vergisi beyanı, Arsa vergisi beyanı) genel beyan dönemi ile vergi değerini değiştiren

Sebeplerin mevcudiyeti halinde veya yeni bir gayr-i menkule sahip olununca, mükellef tarafından veya kanuni temsilcisi tarafından emlak vergisi şefliğine verilir.

 

4.2.4.3.Mahsup İşlemleri

 

Verilen bir beyanın hatalı olmasından veya fazla ödenmesinden doğan vergi tutarının kişinin kalan vergilerine aktarımı ile mahsup işlemi yapılır. Mahsup işlemi yapıldıktan sonra yapılan düzenlemenin belgeleri sistem üzerinden çıkarıp 1 nüsha mükellefe verilir diğer nüshada arşivlenmek üzere dosyalanır.

 

4.2.4.4.Emlak Beyan İşlemleri

 

Emlak beyan işlemleri MHM. İAŞ.(7.5.1)24 nl iş akış şemasına göre yapılır

 

4.2.4.4.1.Emekli işlemleri

 

1323 sayılı emlak vergisi kanunun 8. maddesi gereği 200 metre kareyi geçmeyen tek meskene sahip olan mükelleflere uygulanan vergi indirimidir. İndirim işlemleri için gerekli belgeler ilgili müdürlükten alınmış olan emeklilik formu, emeklilik cüzdanı fotokopisi, nüfus cüzdanı fotokopisidir. Bilgisayar ortamında işlemleri yapıldıktan sonra evrakları dosyalanır ve arşivlenir.

 

4.2.5.İCRA TAKİP İŞLEMLERİ

 

4.2.5.1.YOKLAMA İŞLEMLERİ

 

Emlak ve ÇTV vergi kaçaklarının önlenmesi için ve daha önceden tahakkuk eden aynı vergilerin tahakkuklarının güncellenmesi için görevlendirilen personel tarafından yoklama tutanağı doldurulur. Daha sonra belediye hesaplarındaki vergilerle karşılaştırılır. Vergilendirilmemiş olanlar emlak ve ÇTV vergilerinin vede VUK ilgili maddeleri uyarınca resen tahakkuk işlemi yapılır.

Daha önce tahakkukları yapılmış fakat yoklama ile tespit edilen yıkımlar, kapatılan işyerleri ile ilgili kayıtlarda,  ilgili terkin işlemleri başkanlık oluru ile yapılır.

 

 

4.2.5.2.TEBLİGAT İŞLEMLERİ

 

Hazırlanan ödeme emirleri mükellef şehir içinde ise belediyemiz personeli tarafından imza karşılığı veya posta ile ilgilisine verilir Şehir dışında ise posta ile adresine ulaştırılır. Bir nüshası arşivimizde saklanır.

 

4.2.5.3.İCRA TAKİP İŞLEMLERİ

 

Tahakkuk servisince tahakkuk ettirilip vadesinde ödemeyen mükelleflere 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil usulü hakkındaki kanunun ilgili maddeleri gereği vergi mükelleflerine ödeme emri tanzim edilerek, tebliğ memurları vasıtasıyla dağıtılır. İcra takip servisi her borçlu için haciz varakası düzenleyerek posta ile mükellefe bildirilir ve icra servisi tarafından evrak takibi yapılır.

 

4.2.6.VEZNELER

 

Amme borçlusu adına yapılan ödemeleri tahsilat makbuzu düzenleyerek tahsil etmek, Tahsildar ve icra memurlarının tahsilatını usulüne uygun olarak kabul etmek, veznece tahsil olunan paraları belirlenen esaslara uygun olarak mutemede teslim etmek.

 

4.3.STRATEJİK PLANLAMA FAALİYETLERİ

 

4.3.1. STRATEJİK PLANLAMA KALEMİ

 

Stratejik Planlama Servisi ile ilgili her türlü yazışmaları ve istatistikî bilgilere cevap verir Ayrıca bağlı olduğu müdürün verdiği görevleri yapar.

 

4.3.2. STRATEJİK PLAN HAZIRLIĞI

 

Belediye başkanı, mahalli idareler genel seçimlerinden itibaren altı ay içinde; kalkınma planı ve programı ile varsa bölge planına uygun olarak stratejik plan hazırlayıp meclise sunulur. Kamu İdarelerinin Stratejik Planlamaya ilişkin Usul ve esaslar hakkında yönetmeliğin 7.maddesi uyarınca; beş yıllık dönem için hazırlanır, En az iki yıl uygulandıktan sonra kalan süreci için güncelleştirme yapılabilir. Güncelleştirme, misyon, vizyon ve amaçları değiştirmeden, hedeflerde yapılan nicel değişiklikleri kapsar.

 

4.3.3.KURUM PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLANMASI

 

Performans Programı 5 yıllık hazırlanan stratejik plan doğrultusunda yılı bütçesi hazırlanmadan önce yapılır. Müdürlükler ile yazışma yapılarak toplantı günü tespit edilir. Yapılan toplantılar neticesinde hazırlanan performans programı Meclis tarafından onaylanarak, ilgili yılında yürürlüğe girer.

 

4.3.4.KURUM FAALİYET RAPORU HAZIRLANMASI

 

Kamu idarelerinin stratejik plan ve performans programları uyarınca yürütülen faaliyetlerini, belirlenmiş performans göstergelerine göre hedef ve gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerini açıklayan faaliyet raporu, birim faaliyet raporları esas alınarak, idarenin faaliyetlerini gösterecek şekilde hazırlanır.

İdare faaliyet raporu Nisan ayı toplantısında belediye meclisine sunulur. Nisan ayı sonuna kadar Belediye Başkanı tarafından kamuoyuna açıklanır. Bu raporların birer örneği aynı sürede Sayıştay Başkanlığına ve içişleri Bakanlığına gönderilir. Sayıştay, Bakanlık veya İçişleri bakanlığınca istenilmesi halinde faaliyet raporları ayrıca elektronik ortamda gönderilir.

 

4.4.AYNİYAT İŞLEMLERİ

 

4.4.1.TAŞINIR İŞLEM FİŞLERİNİN KONTROLÜ

 

Harcama Birimleri tarafından yapılan taşınır mal alımları Taşınır Mal Yönetmeliğine göre Taşınır Kayıt Kontrol yetkilileri tarafından hazırlanan taşınır İşlem Fişleri konsolide görevlisine getirilir. Konsolide görevlisi tarafından taşınır işlem fişlerinin Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olup olmadığını taşınır malların depo kayıtlarının yapılıp yapılmadığı kontrol edilir. Kontrollerde uygun bulunmayanlar Taşınır İşlem Fişleri kayıt kontrol yetkilisine bildirilir. Gerekli düzeltmeleri yapması istenir. Taşınır işlem kayıtları, ödemenin yapılması için muhasebe birimine gönderilir.

 

4.4.2.AMBAR STOKLARINI İNCELEMEK

 

Konsolide görevlisi tarafından, Harcama Birimlerinin ambarlarındaki stokların bilgisayar ortamında hazır paket programı içerisindeki taşınır kayıt programından taşınır mallarının giriş ve çıkış işlemleri kontrol edilir.

 

4.4.3.AMBAR SAYIMI YAPMAK

 

Harcama birimi, taşınır yönetim hesap cetvelinden 150 ve 250’li hesapları tek tek incelenerek bilgisayar ortamında haftalık-aylık-yıllık sayımları yapılır. Bunların birleştirilmiş raporunu kesin hesap cetvelinden muhasebe birimine iletir.

 

 

4.4.4.DEMİRBAŞ NİTELİĞİNDEKİ MALLARIN ZİMMET TAKİBİ

 

Taşınır mallar içinde 253–254–255 hesaplarına dahil olan dayanıklı taşınır malların bilgisayar ortamında zimmet kayıtlarının taşınır mal yönetmeliğine uygun olarak yapılıp yapılmadığını, veri giriş işlemlerinden ve taşınır raporlarından kontrolünü yapar.

 

4.4.5.DEMİRBAŞ NİTELİĞİNDEKİ MALLARIN HURDA İŞLEMİ

 

Kullanımından kaynaklanan ve çeşitli nedenlerden dolayı fayda sağlanamayacak şekle gelen dayanıklı taşınırlar önce harcama birimi tarafından bir raporla belirlenir. Bu rapora istinaden hurdaya ayrılacak olan dayanıklı taşınırların hurdaya ayrılma kararının vermesi için Belediye Başkanlığına yazı yazılır. Belediye Başkanı hurdaya ayrılma kararının verilmesi için yazı ile Belediye Encümene bildirir. Belediye Encümeni hurda kararı almışsa bu dayanıklı taşınırlar kayıtlardan düşülür. Hurdaya ayrılan bu dayanıklı taşınırlar bilgisayar ortamında taşınır çıkışı düzenlenerek kayıtlardan düşümü yapılır.

 

4.4.6. İDAREYE AİT ARAÇLARIN HURDAYA AYIRMA İŞLEMİ

 

Kazadan veya çeşitli nedenlerden dolayı kullanılmayacak hale gelen araç için teknik birimden rapor alınır. Alınan rapor ile harcama biriminde komisyon kurulur ve komisyon aracı inceler ve uygunsa raporu imzalar. Bu rapora istinaden hurdaya ayrılacak olan dayanıklı taşınırların hurdaya ayrılma kararı vermesi için Belediye Başkanlığına yazı yazılır. Belediye Başkanı hurdaya ayrılma kararının verilmesi için yazı ile Belediye Encümene havale eder. Belediye Encümeni hurda kararı almışsa bu dayanıklı taşınırlar kayıtlardan düşülür. Hurdaya ayrılan bu dayanıklı taşınırların bilgisayar ortamında taşınır çıkışı düzenlenerek kayıtlardan düşümü yapılır. Trafik Şube Müdürlüğünden araca ait hurda işlemleri yapılıp araç ruhsatına hurdaya ayrılmıştır kaşesi vurdurularak hurda işlemi tamamlanır. Hurdaya ayrılan araçlar makine kimya Enstitüsü Kurum ile irtibata geçilerek belli bir ücret karşılığı bu kuruma teslim edilir veya belediyenin gelir birimi tarafından ihale edilmek suretiyle hurda satışı yapılır.

 

4.4.7.İDAREYE AİT ARAÇLARIN TRAFİK SİGORTALARININ TAKİBİ

 

Harcama Birimleri tarafından kullanılan hizmet taşıtlarının zorunlu trafik sigortalarını günü güne takip edilerek yenilenmesi sağlanır. Piyasa araştırması yapılarak en uygun sigorta acentesine trafik sigortası yaptırılır.

 

 

 

 

4.4.8. İDAREYE ALINAN DEMİRBAŞLARIN KAYITLARINI YAPMAK

 

Harcama Birimlerince yeni satın alınan ve Taşınır Mal Yönetmeliğine göre kayıtları yapılan demirbaşların kayıtları kontrol edilir.

 

4.5. PERSONEL ÖZLÜK İŞLEMLERİ

 

4.5.1. PUANTAJ İŞLEMİ

 

Müdürlüğümüzkadrosundabulunan İşçi, Memur ve Sözleşmeli Personellerin aylık puantajları izin ve rapor işlemleri göz önünde bulundurularak hazırlanır. Hazırlanan puantajları (gerçekleştirme görevlisi,şef,müdür)imzalatılır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gönderilir.

 

4.5.2. PERSONELİN İZİNLERİ:

 

4.5.2.1. Memur Personelin İzinleri

 

Devlet memurlarının yıllık izin süresi, hizmeti 1 yıldan on yıla kadar (On yıl dahil) olanlar için yirmi gün, hizmeti on yıldan fazla olanlar için 30 gündür. İzne ayrılmak isteyen Memura izin kayıt formu Müdürlüğümüz tarafından 3 nüsha halinde doldurulur. Müdür tarafından onaylandıktan sonra İnsan Kaynakları Bürosuna gönderilerek bilgisayara girişi yapılır ve özlük işleri memuru tarafından paraf atılır. Bağlı bulunulan Başkan Yardımcısından Onay alınır. Bir nüshası kişinin kendisine bir nüshası Müdürlük personel dosyasına, bir nüshası da özlük dosyasına konulmak üzere İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gönderilir.

 

4.5.2.1.1. Memur Doğum İzni:

 

Memura doğum yapmasından önce 8 hafta ve doğum yaptığı tarihten itibaren 8 hafta olmak üzere toplam 16 hafta süre ile aylıklı izin verilir. Çoğul gebelik halinde, doğumdan önceki 8 haftalık süreye 2 hafta süre eklenir. Ancak sağlık durumu uygun olduğu takdirde, tabibin onayı ile memur isterse doğumdan önceki 3 haftaya kadar işyerinde çalışabilir. Bu durumda, memurun çalıştığı süreler, doğum sonrası sürelere eklenir. Yukarıda öngörülen süreler memurun sağlık durumuna göre tabip raporunda belirlenecek miktarda uzatılabilir. Memurlara, bir yaşından küçük çocuklarını emzirmeleri için günde toplam bir buçuk saat süt izni verilir. Süt izninin kullanımında annenin saat seçimi hakkı vardır. Erkek memura, karısının doğum yapması sebebiyle isteği üzerine üç gün izin verilir.

 

 

4.5.2.1.2. Diğer İzinler

 

Memura isteği üzerine, kendisinin veya çocuğunun evlenmesi, annesinin, babasının, eşinin, çocuğunun veya kardeşinin ölümü halinde beş gün izin verilir.

 

4.5.2.1.3.Mazeret İzinleri

 

Yukarıda belirtilen hallerden başka, dairesi amirinin muvafakatiyle, bir yıl içinde toptan veya parça parça olarak, mazeretleri sebebiyle memurlara 10 gün izin verilebilir. Zaruret halinde on gün daha aynı usulle mazeret izni verilebilir. Bu takdirde ikinci defa aldığı bu izin yıllık izninden düşülür. Bu izinler sırasında özlük haklarına dokunulmaz.

 

4. 5.2.1.4.Rapor İşlemleri

 

Memurlara hastalıkları halinde, rapor evrakı üst yazı ile birlikte İnsan Kaynakları Eğitim Müdürlüğüne gönderilir.

 

4.5.2.2. İşçi Personelin İzinleri

 

İşe girdiği günden başlayarak, deneme süresi içinde olmak üzere en az bir yıl çalışmış olan işçilere aşağıdaki süreler kadar yıllık ücretli izin verilir.

Hizmet Süresi 1 Yıldan 5 Yıl dahil olanlara 22 İşgünü, 5 Yıldan fazla olanlara 30 İşgünü,

İzinleri, işyerinin bulunduğu yerden başka bir yerde geçirecek olanlara, istemeleri halinde ayrıca 10 güne kadar ücretsiz yol izni verilir. İzne ayrılmak isteyen İşçiye izin kayıt formu Müdürlüğümüz tarafından 3 nüsha halinde doldurulur. Müdür tarafından onaylandıktan sonra İnsan Kaynakları Bürosuna gönderilerek bilgisayara girişi yapılır ve özlük işleri memuru tarafından paraf atılır. Bağlı bulunulan Başkan Yardımcısından Onay alınır. Bir nüshası kişinin kendisine bir nüshası Müdürlük personel dosyasına, bir nüshası da özlük dosyasına konulmak üzere İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gönderilir.

 

4.5.2.2.1.Ölüm İzni

 

İşçinin Dedesi, Babaannesi, Kayınpederi, Amcası, Dayısı, Kayınbiraderi, Eniştesi, Teyzesi, Kayınvalidesi, Bacanak ve Baldızının ölümü halinde Bir (1) İşgünü,  Ana, baba, eş, kardeş ile öz veya bakımları kendine ait olan üvey çocuklarının ölümü halinde Yedi (7) İşgünü. İşyerinde çalışan işçilerden birinin ölümü halinde cenaze hazırlıklarını yapmak veya cenaze törenine katılmak üzere yeteri kadar işçiye ücretli mazeret izni verilir.

 

 

 

4.5.2.2.2.Evlilik  İzni

 

Evlenen çiftlere yazılı isteği üzerine düğün törenlerinde 5 İşgünü, ayrıca Nikâh törenlerinde Bir (1) İşgünü, İşçinin bakmakla yükümlü olduğu çocuklarının nikâh ve düğün merasimlerinden birinde Üç (3) İşgünü ücretli izin verilir

 

4.5.2.2.3.Doğum İzinleri

 

Doğum yapan kadın işçiye doğumdan önce ve sonra Sekiz (8)’er olmak üzere Onatlı (16) hafta ücretli izin verilir. Bir buçuk (1,5) yaşından küçük çocuğu olan kadın işçiye, çocuğunu emzirmek ve dilerse çalışma saati başında veya sonunda kullanmak üzere günde İki buçuk (2,5) saat ücretli izin verilir. Eşi Doğum yapan işçiye yazılı isteği üzerine Beş (5) İşgünü,

 

4.5.2.2.4.Diğer İzinler

 

İşçinin çocuğunun sünnet merasiminde Üç (3) İşgünü,

Yangın, Su Baskını, Deprem vb. doğal afetlere uğrayan işçiye, olayın boyutu daha fazlasını gerektirmiyorsa On (10) İşgünü,

Ana, baba, eş ve çocuğun refakatini gerektiren bakım ve ağır hastalığında refakatçi olarak On (10) İşgünü ücretli, Yeteri kadar ücretsiz izin verilir.

Ev değiştiren işçiye Üç (3) İşgünü ücretli izin verilir. ( Nakil İlmühaberi getirmek kaydıyla).Resmi kurumlardaki işlerini halletmesini yılda Bir (1) İşgünü ücretli izin verilir.

 

4.5.2.2.5.Ücretsiz Mazeret İzni

 

İşveren, işçiye yazılı müracaatı üzerine ve özrü makul görülmek şartıyla yılda 60 güne kadar ücretsiz mazeret izni vermeyi kabul eder. Doğum yapan kadın işçiye yazılı müracaatı halinde altı (6) aya kadar ücretsiz izin verilir.

 

4.5.3.Memur Personelin Vizite Kağıdı 

 

Memur Personele tedavi için üç nüsha vizite kağıdı hazırlanır. Müdüre imzalatıldıktan sonra giden defterden tarih ve sayı verilerek işleme konulur.

Memur personel rapor aldığı takdirde, rapor kağıdını Müdürlüğe gönderir veya getirir.  Vizite kağıdı İnsan Kaynakları Bürosuna üstyazı ile gönderilir. Sağlık iznine dönüştürülmek için Belediye Başkanına Onaya sunulur. Onaylandıktan sonra Üst yazı ile memurun bağlı bulunduğu  Müdürlüğüne gönderilir. Bir nüshası da özlük dosyasında saklanır.

 

 

 

4.6. ARŞİV İŞLEMLERİ

 

Birim tarafından düzenlenen bütün evraklar arşiv yönetmeliği hükümleri de dikkate alınarak teftiş gördüğü zamana göre birim ait arşivde, teftiş gören evraklar ise daha sonra kurumun bina altında bulunan yine birime tahsis edilen arşivinde aşağıdaki tabloda belirtilen esaslar doğrultusunda saklanmaktadır.

SAKLAMA SÜRELERİNİ GÖSTERİR CETVEL
EVRAKIN CİNSİ SAKLAMA SÜRESİ
1-Sözleşmeler ve onlarla ilgili defterler :
a)Devletçe yapılan ikrazve istikrazlara 
ait sözleşmeler
Sözleşmelerinde yazılı sürelerin bitiminden
itibaren beş yıl
b)İstikraz niteliğindeki avanslara 
ait sözleşmeler
c)İkraz ve istikrazlara ait bordro ,kayıt  
örnekleri ve defterler
d)Tescile tabi sözleşmeler İlgili bütçe yılının bitiminden sonra yirmi beş yıl
e)Sözleşme tescil defteri
2-Zat maaşlarına ait belge ve defterler. Süresiz
a)Zat maaşları tahsis evrakı
b) Zat maaşları tescil defteri
3-Bütçe içi ve dışı işlemlere ait evrak :
a)Nakit ve mahsup verilen emirleriyle ekleri
b) Gelir tahakkuk ve tahsil evrakı , gider 
tahakkuk ve ödeme belgeleri.
c)Yevmiye  defterleri , aylık mizanla ilgili cetveller.
d)Adi ve bütçe emanetlerine ait tahsilat ve reddiyat evrakı , her türlü avans evrakı ile sair bütçe dışı işlemlere ait belgeler.
Hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden 
başlayarak,on yıl
Ancak ;
ı-Sayıştay ' da yargılaması devam edenlerle ilgili evrak ,
on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile , ilam kesinleşmedikçe ,
ıı)832 sayılı kanunun 65. maddesi uyarınca ilgili mercilere gönderilen ya da yargılama , tahkik, teftiş vb. nedenlerle yargı organları ya da diğer mercilerce istenilen evrak , iadelerinde , on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile , sayıştaysa gereği yapılmadıkça yok edilemez
4- İdare hesabı ile ilgili evrak :
a) İdare hesabını teşkil eden cetveller.
b) Denetçi raporları.c)üye düşünceleri.
d)Savcı düşünceleri.
e)Daire kararları.
f)Ödeme emri ve vize bordroları , red takrirleri fişler ve idare hesapları dosyalarındaki bütün belgeler .
 I-Kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla ,
 hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden
başlayarak on yıl
II- 832 sayılı kanunun 66 cı maddesi gereğince  hükmen onanmış sayılan hesaba ait evrak , o yıla ait kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla , hesabın  ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden başlayarak on yıl
5-İlam ve tutanakları :
a)Daire ve temyiz kurulu ilamları.
b)Daire tutanakları.
c)Daireler kurulu tutanakları .
d)Temyiz kurulu tutanakları.
e)Genel müdür  tutanakları
Bu belgeler yok edilemez. Ancak , ilişkin bulundukları 
 bütçe yılının bitiminden başlayarak 30 yılı dolduranlar , 
devlet arşivine devredilebilir.
6-Kesin hesaba ilişkin belgeler ile elektronik bilgi İşlem merkezi kayıt  ve belgeleri  
a)Kesin hesaplar a) Kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla 
ilgili bulundukları bütçe yılının bitiminden başlayarak on yıl  
SAKLAMA SÜRELERİNİ GÖSTERİR CETVEL
EVRAKIN CİNSİ SAKLAMA SÜRESİ
b) Gelir ve gider belgelerine ve bütçe ile verilen ödeneklere ilişkin Elektronik Bilgi 
İşlem Merkezi bant ve diskleri
b)İlgili bulundukları bütçe yılı uygunluk bildiriminin 
verildiği tarihe kadar 
c) (b) fıkrasında belirtilen ödenek 
kayıtlarının yılsonu bakiyelerine ilişkin bant 
ve diskler
c)Kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla ilgili
 bulundukları bütçe yılının bitiminden başlayarak on yıl
d)Bütçe ödeneklerine ilişkin kesin vize döküm listeleri ve aktarma belgeleri d)Muhasebe  müdürlükleri ile uygunluk sağlayıncaya kadar
7-Vize ve inceleme işlerine ait sair evrak ve defterler :       Hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden 
balayarak on yıl.Gizli kadrolar on yıl sonunda 
ilgili kuruma gönderilir
a)Harcamadan önce vize ile ilgili bordro, defter ve kartlar Hesap yılının bitiminden başlayarak on yıl
Ancak;
I-Sayıştay'da yargılanmazı devam edenlerle ilgili evrak , on yıllık saklama sürelerine tamamlanmış olsalarbile,ilam kesinleşmedikçe.
II- 832 sayılı kanunun 65 inci maddesi uyarınca ilgili mercilere gönderilen ya da yargılama, tahkik, teftiş vb. nedenlerle yargı organları ya da diğer mercilere istenilen evrak, iadelerinde, on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile, Sayıştay’ca gereği yapılmadıkça yok edilemez. Döner sermayeli hesaplara ilişkin olup ticari usule göre tutulan defterler, hesabın yargılanmasından, bubent kapsamına giren diğer belgeler ise Sayıştay’ca yok edilmeleri gereken tarihten sonra yerlerine gönderilebilirler
b)Kadro cetvel ve defterleri  
c)İnceleme ve denetleme işlerine ait sair belgeler. 
8-Döner sermaye ve fon hesaplarına ait evrak ve defterler: incelenmek ve yargılanmak üzere sayıştay'a
 teslim edilen her türlü evrak ve defterler
9-Mal ve mahalli idareler hesaplarıyla ilgili belge ve defterler :
Mal ve mahalli idareler hesaplarıyla ilgili olarak sayıştaya verilen her türlü belge ve defterler.
 İlgili bulundukları bütçe yılı yada  hesap devresinin 
bitiminden başlayarak on yıl. Bu belge ve defterlerden 
ilişiği bulunmayanların ,ilgili idarenin istemi halinde 
, on yıllık süre beklenmeden yerine gönderilmesine
 sayıştay genel kurulunca kara verilebilir
 

 

İLGİLİ DÖKÜMANLAR 

5.1.5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu

 

5.2.5393 Sayılı Belediye kanunu

 

5.3.Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği

 

5.4.2464 Sayılı Belediye Gelirleri kanunu

 

5.5.1399 Sayılı Emlak Vergisi Kanunu

 

5.6.6183 Sayılı Amme Alacakları Kanunu

 

5.7.3065 Sayılı KDV Kanunu

5.8.193 Sayılı Gelir Vergisi Kanunu

 

5.9.213 Sayılı Vergi Usul Kanunu

 

5.10.488 Sayılı Damga Vergisi Kanunu

 

5.11.3473 sayılı muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemenin yok edilmesi ile ilgili kanun hükmünde kararname

 

5.12.Prosedür Hazırlama Prosedürü

 

5.13.ISO 9001

 

 

Daha fazla okumak için tıklayınız

Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü

MÜDÜR

Erhan Şirvanoğlu

Telefon : 444 54 50 - 1502/1503

E-Mail : ruhsatvedenetim@serdivan.bel.tr

 

Bir işyerinin faaliyete geçmeden  önce Müdürlüğümüz ekipleri tarafından denetlenip, İşyeri Ruhsatına uygun olup olmadığını, işyeri açacak işletmeciye tebliğ eder. İşyeri faaliyet konusuna uygun ise İşyeri açma ve çalıştırma  Ruhsatı verilmesi konusunda başvuru dilekçesiyle Müdürlüğümüze başvurulur, gerekli evrakları tamamlanmasıyla birlikte Faaliyet göstereceği iş ile ilgili Ruhsat en hızlı bir şekilde hazırlanıp İşletmeci adına düzenlenerek verilir.
Söz konusu İşletmeci İşyeri Açma ve çalıştırma Ruhsatı aldıktan sonra faaliyet konusu olan iş dalının dışında başka bir faaliyet gösterdiği tespit edilir ise Müdürlüğümüz tarafından gerekli işlemler yapılır.
 
AMAÇ VE KAPSAM
 

Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Ruhsat Denetim Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

Bu prosedür Serdivan Belediyesi’nde yapılan, Umuma açık işyerleri, sıhhi işyerleri ile 2. Ve 3. Sınıf GSM işyerlerine işyeri açma ve çalışma ruhsatı düzenlemek, hafta tatili ruhsatı düzenlemek, İşyeri Denetimleri ve Evrak Kayıt ve Arşivleme işlemlerinin yapılması faaliyetlerini kapsar.

 

SORUMLULAR

Bu prosedür Ruhsat Denetim Müdürü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.

 

PROSEDÜR AYRINTISI

Evrak Kayıt ve Arşivleme:

Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü’ne gelen evraklar gün içerisinde kalem personeli tarafından sistem üzerinde kayıt altına alınarak, arşivlenir. Ayrıca iç yazışmalar yapılır. Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğince Müdürlükte yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre sınıflandırılarak arşivleme işlemleri yapılır. Gelen evrak, giden evrak ve dilekçe kayıtları tutularak havalesi yapılan evrakların ilgili şefliklere ve servislere zimmetinin yapılması sağlanır.

 

      İşyeri Ruhsatı Verilmesi:

Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğince Umuma Açık işyerleri, Sıhhi işyerleri ile 2. ve 3.sınıf GSM işyerlerine işyeri açma ve çalışma ruhsatı düzenlenir. Ruhsat müracaatında bulunulduğu zaman gün içerisinde ruhsatı düzenlenir ve verilir.

 Sıhhi İşyerlerinden istenilen evraklar:

-Yapı Kullanma İzni (iskân)

-Vergi Levhası fotokopisi

-Meslek Kuruluşu oda kaydı

-Yangın tüpünün faturası

-Kiracı ise kira kontratı

-Ç.T.V kaydı

-İkametgâh belgesi

-Nüfus Cüzdan fotokopisi

-2 Adet vesikalık fotoğraf

İşyeri Şirket ise; ayrıca şirket evrakları da istenir.

 

GSM  İşyerlerinden istenilen evraklar:

- Yapı Kullanma İzni (iskân)

-Vergi Levhası fotokopisi

-Meslek Kuruluşu oda kaydı

-İtfaiye Raporu

- Kiracı ise kira kontratı

-Ç.T.V kaydı

-Ustalık belgesi

-İkametgâh belgesi

-Nüfus Cüzdan fotokopisi

-2 Adet vesikalık fotoğraf

-Adasu Görüşü

-Çevre Kirliliğini Önleyici rapor

-Yerleşim Planı (Alet ve Ekipmanların çizimi

-İş Akım Şeması

-Kapasite Raporu

İşyeri Şirket ise; ayrıca şirket evrakları da istenir.

 

 

Müracaat eden vatandaştan gerekli evraklar istenir. Gelen evraklar üzerine ruhsat dosyası hazırlanır. Müdür ve Başkan onayına çıkarılır. İmzalanan ruhsat vatandaşa verilir. Sıhhi işyeri ruhsatı, 2. Ve 3. sınıf GSM ruhsatı ve Hafta Tatil ruhsatları verilir.

 

      Denetim Yapılması:

Denetim Memurları ruhsatlı ve ruhsatsız işyerlerinin denetimlerini yapar. İlk denetim Ruhsat müracaatında bulunulduğu gün yapılır. 2.bir denetim bir ay sonra yapılır. Rutin kontroller de ayda bir yapılır. Müdürlük rutin kontroller için bölgede mahalle bazlı bir denetim programı belirler. Yapılan bu programa göre ekipler her gün düzenli olarak denetime çıkar. Denetim ekipleri işyerlerine kontrole gittikleri zaman; bazı hususları kontrol ederler.(Bkz. Denetim talimatı) Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğince Yapılan denetimlerde mevzuata aykırı faaliyet gösteren işyerlerine cezai işlem uygulanması sağlanır.

 

      Puantaj hazırlanması :

Puantaj hazırlama tablosu üzerinde ilgili yerler Kalem Personeli tarafından doldurularak(Tatil günleri-çalışılan günler işaretlenerek) Birim Müdürünün onayı alınır. Her ayın 25’ine kadar İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne teslim edilir.

Daha fazla okumak için tıklayınız

Zabıta Müdürlüğü

Müdür

Mustafa Engin Karaçelik

Telefon : 444 54 50 - 1652/1653

E-Mail : zabita@serdivan.bel.tr

 

AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı; Serdivan Belediyesi Zabıta Müdürlüğünün faaliyet alanında, yetki, yöntem ve sorumlulukları tanımlamaktır.

Bu prosedür, Serdivan Belediyesi Zabıta Müdürlüğünün verdiği tüm hizmetleri kapsar.

 

TANIMLAR VE KISALTMALAR

Zabıta: 5393 Sayılı Belediye kanunun 51.maddesinde Belediye Zabıtası ― Beldede esenlik, huzur, sağlık ve düzenin sağlanmasıyla görevli olup bu amaçla, belediye meclisi tarafından alınan ve belediye zabıtası tarafından yerine getirilmesi gereken emir ve yasaklarla bunlara uymayanlar hakkında mevzuatta ön görülen ceza ve diğer yaptırımları uygular‖ diye belirtilmiştir.

Tebligat: Belediye Encümeninin almış olduğu kararlar ile çeşitli kamu kurum veya kuruluşlardan gelen ve tebliğ edilmesi istenen evraklar,

İş Yeri Denetimleri: Belediyemiz sınırları dâhilinde faaliyet gösteren iş yerlerinin denetimi.

Mühür: Ruhsata bağlanması gerekirken ruhsat alamadan faaliyet gösteren iş yeri veya inşaatların faaliyetlerinin durdurulması için zabıta personeli tarafından işin durdurulduğunun gösterilmesidir.

Mühür Fekki: Faaliyeti yasal nedenler sonucu durdurulan, ancak ilgilisi tarafından mührün koparılmak suretiyle faaliyet gösteren iş yeri ilgilisi hakkında Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurunda bulunulması,

Dilenci Denetimleri: Kanun ve Yönetmeliklere aykırı olarak emeksiz para kazanmayı alışkanlık haline getirerek dilenmek sureti ile para toplayan şahısların yakalanması ve Kabahatler Kanununa göre İdari Yaptırım Kararı tanzim etmek,

Semt Pazarları: Belediyemiz sınırları dâhilinde muhtelif sokak ve caddelerde, haftanın belirli günlerinde Belediye Meclis kararı ile kurulan geçici seyyar semt pazarlarına denir.

Seyyar Satıcı Denetimleri: Kanun ve yönetmeliklere aykırı olarak sokak, cadde veya meydan gibi vs. sağılıksız ortamda satış yapan satıcıların, sattıkları malzemelere el konulması,

Yıkım: 775 Sayılı Yasa ile 3194 Sayılı İmar Kanuna aykırı olarak yapılan yapıların yıkılması

 

PROSEDÜR VE AYRINTISI

 

4.1 Zabıta Büro İşlemleri ;

 

4.1.1.Evrakların Kaydedilmesi,

Zabıta Müdürlüğüne intikal eden tüm evraklar kayıt memuru tarafından bilgisayar ortamında kaydedilir. Bilgisayar ortamında kaydedilen evraklara kayıt numarası verilir. Gün içersinde biriktirilen evraklar ilgili ekip veya personele havale edilmek üzere Zabıta Müdürüne, daha sonra ilgili Zabıta Amirine havale ettirilir. Müdür ve Zabıta Amirinin havalesinden sonra evraklar ilgili ekibe verilmek üzere zimmet defterine kaydı yapılır ve zimmet karşılığı ekibe verilir.

 

4.1.2 Evraklara cevabi yazıların hazırlanması,

Ekipler tarafından sonuçlandırılan evraklar veya doğrudan Müdürlüğümüz bürosu tarafından cevap verilmesi gereken evraklar, Müdürlüğümüz bürosunda, memur raporları doğrultusunda bilgisayar ortamında hazırlanarak ilgili Zabıta Amiri, Zabıta Müdürü, Başkan Yardımcısı veya Belediye Başkanın imzası ile ilgili birim veya kurumlara gönderilir.

 

4.1.3 Günlük Hizmet Kartının Hazırlanması:

Müdürlüğümüz personeli Belediyemizin icra organı olduğundan adli vakalarla sürekli karşı karşıya kalmaktadır. Adli makamlar olayın meydana geldiği ilgili personelin görevli olup olmadığının Müdürlüğümüzden sormaktadırlar.

Bu nedenle, tüm ekiplerimize görevli olduğu bölge ve saatleri gösterenkayıtlı hizmet kartı hazırlanmaktadır. Hizmet kartlarını ekipler sabah göreve çıkarken bürodan teslim alır, akşamda görev bitimi, gün içerisinde ifa ettiği görevler doğrultusunda, hizmet kartını doldurarak Zabıta Büroya teslim ederler. Büro personeli tarafından söz konusu hizmet kartları ileride, doğabilecek adli vakalarda kullanılmak üzere günlük olarak arşivlenir.

 

4.1.4 Günlük Çalışma Programının Hazırlanması:

Zabıta Müdürlüğü Personelinin görev yaptığı yerleri, personel sayısını, izinli - istirahatlı personelin gösterildiği kayıtlı çalışma programıdır. Bu program günlük olarak hazırlanır ve ilgili Zabıta Amirine imzalattırılır ve ileride doğabilecek adli ve idari soruşturmalarda kullanılmak üzere arşivlenir.

 

4.1.5 Günlük Nöbet Çizelgesinin Hazırlanması,

Zabıta Personeli 24 saat esasına göre çalışan Belediyenin kolluk kuvvetidir. Bu nedenle dini ve milli bayramlarda ve hafta sonlarında Belediyemize gelen şikâyetleri değerlendirmek üzere nöbetçi personel görevlendirilmektedir. Nöbetçi personelin nöbet süresince yapması gereken talimatlar nöbet defterine yazılır ve bu talimatlar doğrultusunda görev ifa edilir.

 

Nöbetçi ekip görev bittikten sonra yazılı talimatlar doğrultusunda nöbet defterini doldurur ve bir gün sonra ilgili Zabıta Amirine onaylattırılır.

 

 

4.1.6 Personel Sağlık Raporlarının Arşivlenmesi:

Müdürlüğümüz emrinde görev yapan ve hasta olup da, doktora muayene olan ve muayene sonucunda doktorun rapor vermesi halinde, rapor günlük çalışma programına işlenir. Raporun bir sureti ilgili personelin özlük dosyasına konulmak üzere bir üst yazı ile İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne, bir sureti de adı geçen personelin Müdürlüğümüzde bulunan gölge dosyasına konur.

 

4.1.7 Zabıta Personeline Senelik İzin Kâğıdının Hazırlanması:

Yıllık izne ayrılmak isteyen Personel ilk önce;

Ekip Amirinden,

Bağlı bulunduğu Zabıta Amirinden,

Daha sonra Zabıta Müdüründen izin alır.

Zabıta Müdüründen izin aldıktan sonra büroya gelerek senelik izne ayrılmak istediğini belirtir ve senelik izin kâğıdı büro personeli tarafından hazırlanır. İzin kâğıdının bir sureti senelik izne ayrılan personele, bir sureti Müdürlüğümüzde bulunan gölge dosyasına, bir sureti de adı geçen personelin özlük dosyasına konulmak üzere İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gönderilir.

Ayrıca, izin süresi boyunca söz konusu personelin senelik izne ayrıldığı günlük çalışma programına işlenir.

 

4.1.8 Zabıta Müdürlüğü Personelinin Günlük Devam İzlenim Cetvelinin Hazırlanması:

Müdürlüğümüz personelinin işe gelip gelmediğini ve Personelden izin veya rapor alanları takip etmek amacı her personel için ayrı ayrı, aylık imza sirküleri hazırlanır. Bu imza sirkülerine personel sabah işe geldiğinde ve akşam işten çıktığında imzalar. Personelin izin veya raporları bu imza sirkülerine işlenir. Söz konusu imza sirkülerinden oluşan dosya her gün görevli Zabıta Müdürü veya Amiri tarafından kontrol edilir.

 

 

 

4.1.9 Zabıta Müdürlüğü Mutemet İşlemleri:

Müdürlüğümüz mutemedi bir yıllığına aşağıda belirtilen görevleri yapmak amacı ile Zabıta Müdürü tarafından Belediye Başkanının Onayı ile seçilir. Zabıta Müdürlüğü mutemedinin yapmış olduğu iş ve işlemler maddeler halinde aşağıya çıkartılmıştır.

Müdürlüğümüzün avans, kredi gibi işlemleri takip eder,

Müdürlüğümüz personelinin maaş ile ilgili işlemlerini takip eder.

Müdürlüğümüz personelinin aylık fazla çalışma ücreti ile ilgili puantajını her ay düzenli olarak hazırlar ve

İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne gönderilir.

Personelimizin kadro, terfi vb. özlük işlemlerini takip eder,

Personelimize melbusat yardımının yapılması için gerekli girişimleri yapar ve yasal süreçlerini takip eder,

Müdürlüğümüz Personeli tarafından 5393 Sayılı yasa kapsamında yeddi emine alınan malzemelerin yasal

süreç içerisinde depoda saklanmasını sağlar.

 

4.2 Evrakların Arşivlenmesi;

Müdürlüğümüz kayıtları, arşivleme de dâhil olmak üzere tüm bilgi ve belgeler bilgisayar ortamına kaydedilmektedir.

Müdürlüğümüz arşivleme sisteminde evrakların konularına göre klasörlere 1’ den 22’ye kadar numara verilir, bu numaralar hem bilgisayarda kayıtlı evrak kayıt programına, hemde klasör üzerinde gösterilir. Ayrıca her bir klasöre evrak tarihine göre bilgisayar ortamında evrakın konduğu klasöre ait kayıt numarası verilir. Bu arşiv kayıt numarası evrak kayıtta da gösterilir. Bu klasörlerden,

 

  • Kanunlar
  • Yönetmelikler
  • İç Genelgeler
  • Dış Genelgeler
  • Duyurular(ilanlar)
  • Olurlar, Onaylar
  • Aylık Faaliyet Raporları
  • Yıllık Faaliyet Raporları
  • Valilikten Gelen İhbar ve Şikayetler
   
  • Meclis Üyeleri
     
  • Meclis Gündemleri
     
  • Meclis Kararları İlanı
     
  • Encümen Gündemleri
     
  • Encümen Kararları
     
  • Encümen Kararları Tebligatı
   
  • Nöbetler ve Görev Dağılımları
   
  • Tutanaklar
       
  • 5326  Sayılı Kanun Gereği
     

vEsnaf Denetimleri

     

vPazar Denetimleri

     

vSeyyar Denetimleri

     
  • Emniyet Teşkilatından Gelen Talimatlar
   
  • Kurum Adına Yapılan Tebligatlar
   
  • Diğer Kurumlar Adına Yapılan Tebligatlar
 
  • Trafik Komisyon Kararları (UKOME)
   
  • Hesap İşleri, Melbusatlar
       
  • Asker Aile Yardımı Yapılan Araştırma
   
  • Dilekçe İzleme ve Sonuçlandırma
   
  • Tebligatlar
       
  • E-Uygulamalar
     
  • Daire İçi Gelen Giden Yazılar
   
  • Kaymakamlık Makamı Gelen Giden Yazılar
 
  • Valilik Makamı Gelen Giden Yazılar
   
  • Büyükşehir Belediyesi Gelen Giden Yazılar
 
  • Çevre Belediyelerden Gelen Giden Yazılar
 
  • Esnaf ve Sanatkar Odaları Gelen Giden Yazılar ve Fiyat Tarifeleri
  • Personel Dosyası
     
  • Kurum İçi Görevlendirme, Kurum Dışı Görevlendirme
     

 

 

4.3 Denetim Faaliyetleri:

4.3.1 Nizam İntizamla İlgili Denetimler:

Müdürlüğümüz, nizam intizamı temin etmek ve Belediye emir ve yasakları doğrultusunda İlçe sınırları içerisinde görev yapmak üzere 2 ekipten oluşmaktadır. Söz konusu ekipler sorumlu olduğu bölgelerde rutin görevlerini yaparken nizam intizamla ilgili olumsuzluklara rastladığında;

* Kabahatler Kanunu kapsamına giren hususlarla ilgili Kabahatler Kanuna göre;

* Belediye Zabıtası Yönetmeliği kapsamına giren hususlar hakkında Belediye Zabıta Yönetmeliğine göre;

* Diğer mevzuat kapsamına giren hususlara rastladığından ilgili mevzuat gereğince gerekli yasal işlemleri

başlatır.

Yapılacak yasal işlemler aşağıda ayrıntılı olarak belirtilmiştir.

 

4.3.2 Trafik Denetimleri:

Müdürlüğümüz tarafından Belediyemiz sınırları dâhilinde verilen trafik hizmetleri maddeler halinde aşağıya çıkartılmıştır;

Yaya geçişlerini engelleyecek şekilde yaya yollarına park eden araçlara mani olmak,

belirlenen saatlerde açılmasını ve kapatılmasını sağlamak,

Pazartesi günleri Otuzikievler Mahallesi 837. Sokakta park eden araçlara mani olmak,

Salı günleri İstiklal Mahallesi Sanayi Caddesi üzerine park eden araçlara mani olmak,

Çarşamba günleri Kemalpaşa Mahallesi Karabaş Sokakta park eden araçlara mani olmak,

Perşembe günleri Bahçelievler Mahallesi Altınoluk Sokakta park eden araçlara mani olmak,

Cumartesi günleri Arabacıalanı Mahallesi Serdivan Stadı yanında kurulan Sosyete ve sebze pazarında park eden araçlara mani olmak,

Başkanlık Binası önüne uygunsuz park eden araçlara mani olmak ve trafik akışını düzenlemek,

 

4.3.3 Dilencilerle ilgili Denetimler:

Müdürlüğümüz Zabıta ekipleri;

Vatandaşlarımızdan gelen şikâyete istinaden,

Müdürlüğümüz yetkililerinin vereceği emir doğrultusunda,

Ekiplerin sorumlu olduğu bölgelerde rutin görevini yaparken kanun ve yönetmeliklere aykırı olarak özellikle

Cuma günleri cami önlerinde dilenen şahıslar toplanır,

- Dilencinin üst araması yapılır,

- Toplanan her bir dilenci için İdari Yaptırım Karar Tutanağı tanzim edilir.

— İdari Yaptırım Karar Tutanağına bahse konu olan para cezasının peşin ödenmesi halinde kanunda öngörülen gerekli indirim yapılarak para cezası tahsil edilir.

— İlgilinin peşin ödeme yapmaması halinde ceza kararına bahse konu olan para cezasının tahsil edilmesi için İdari Yaptırım Kararı Mali Hizmetler Müdürlüğü’ ne gönderilir.

— Üst araması sonucunda dilencinin üzerinden para çıkması halinde Kabahatler Kanununa göre tutanak altına alınır ve mülkiyetin kamuya geçmesi için Belediye Encümeninden gerekli karar alınır,

— Alınan karar neticesinde üst araması sonucunda çıkan paralar Mali Hizmetler Müdürlüğü veznelerine yatırılır,

 

4.3.4 Seyyar Satıcılarla ilgili Denetimler;

Belediyemiz sınırları içerisinde ana arterler başta olmak üzere; Belediye yetkililerinin vermiş olduğu emre istinaden,

Şikâyet ve müracaatlara istinaden,

Zabıta ekibinin rutin kontrolleri esnasında seyyar satıcıya rastladığında satıcının malzemelerine 5393 Sayılı Belediye Kanunun 15.maddesinin (m) fıkrası gereğince el konulur.

El konulan malzemelerden gıda dışı malzemeler 30 gün, gıda ile ilgili malzemeler 2 gün içerisinde ilgilileri tarafından cezası ödenmeyerek alınmayan malzemelerden gıda dışı malzemeler fakirlere, gıda ile ilgili malzemelerde gıda bankalarına teslim edilir.

— Her bir seyyar satıcı için İdari Yaptırım Karar Tutanağı tanzim edilir.

— İdari Yaptırım Karar Tutanağına bahse konu olan para cezasının peşin ödenmesi halinde kanunda öngörülen gerekli indirim yapılarak para cezası tahsil edilir.

— İlgilinin peşin ödeme yapmaması halinde ceza kararına bahse konu olan para cezasının tahsil edilmesi için İdari Yaptırım Kararı Mali Hizmetler Müdürlüğü’ ne gönderilir.

 

Tüm ekiplerimiz sorumlu olduğu bölgelerde seyyar satıcılarla ilgili çalışmalarına aralıksız olarak devam eder.

 

4.3.5 Çevre ile ilgili Denetimler:

Müdürlüğümüze bağlı Zabıta Ekipleri sorumlu olduğu bölgelerde çevre ile ilgili gelen şikâyetlerden,

Belediyemiz hudutları dâhilinde izinsiz olarak cadde ve sokaklara asılan pankart, afiş, vb. ilanlar çevre ve görüntü kirliliğine neden olduğundan, Müdürlüğümüz ekipleri tarafından toplanır. İlgilileri hakkında; gerçek kişiler için İdari Yaptırım Kararı, tüzel kişiler için İdari Yaptırım Kararı tanzim edilerek gerekli yasal işlemler yapılır.

Yine Müdürlüğümüze bağlı Zabıta Ekipleri tarafından yapılan rutin kontroller esnasında Belediyemizden izin almadan veya harçları ödenmeden yapılan tretuvar ve yol kazılarına rastlanıldığında, telsizle Fen İşleri Müdürlüğüne bildirilir. Şayet Fen İşleri Müdürlüğü ekiplerine ulaşılamadığı takdirde ilgili şahıs hakkında zabıt varakası tanzim edilerek gerekli yasal işlem yapılmak üzere bir üst yazı ile Fen İşleri Müdürlüğüne gönderilir.

Müdürlüğümüze bağlı Zabıta Ekipleri görevli olduğu bölgelerinde rutin görevlerini yaparken, dolan çöp konteynırlarına veya süpürülmesi gereken cadde ve sokaklara rastladığında, söz konusu olumsuzluğun giderilmesi telsizle Temizlik İşleri Müdürlüğü’nden talep edilir.

Ekiplerimiz görevli olduğu bölgelerde, kamunun ortak alanları olan yaya alt ve üst geçitlerine veya elektrik trafolarına yazılan gayri ahlaki yazılara rastladığında temizlenmesi için telsizle Temizlik İşleri Müdürlüğü’ne bildirilir.

 

4.3.6 İş Yeri Denetimleri:

Belediyemiz hudutları dâhilinde faaliyet gösteren ve 5393 Sayılı Yasa gereğince Başkanlığımız tarafından ruhsatlandırılan veya ruhsatlandırılmakla görevli kılınan iş yerleri; ruhsat, nizam intizam, temizlik, kaldırım ve yol işgali gibi benzeri hususlarda;

Belediye yetkililerinden,

Şikâyet ve müracaatlara istinaden,

Zabıta Personelinin yapmış olduğu rutin kontrolleri esnasında denetlenir. İş yeri ruhsatı olmayanlar hakkında üç nüsha olacak şekilde 5393 Sayılı yasa kapsamında Ceza Zabtı tanzim edilir. Ceza zabtının,

Bir nüshası ilgiliye,

Bir nüshası gerekli yasal işlem yapılmak üzere Zabıta Müdürlüğüne,

Bir nüshası da Zabıt koçanında kalır.

Zabıt varakası Belediye Başkanının onayı alınmak suretiyle Belediyemiz Encümenine sunulur. Belediye Encümeni tarafından verilen karar doğrultusunda iş yeri hakkında gerekli yasal işlem yapılır.

 

4.3.7 Gecekondu ve İnşaat Denetimleri:

Belediye sınırları dâhilinde izinsiz olarak hazineye, kamuya veya bir başka kamu kurum ve kuruluşlara veya ilgilinin izni alınmadan arsası üzerine yapılan inşaat veya işgallere mani bölgeden sorumlu zabıta ekibi tarafından engel olunur.

Ekiplerimiz kendi görev ve sorumluluk alanına giren bölgelerinde herhangi bir kaçak yapıya rastladığında; bu yerin tapulu olup olmadığını araştırır. Yapılan araştırma sonucunda;

Kaçak yapı tapulu alanda ise telsizle İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne bildirilir.

Şayet kaçak yapı hazine veya kamuya ait alan üzerine kalıyor ise; ekip inşaatı durdurur ve 775 Sayılı Gecekondu Kanunun 18.maddesi gereğince gerekli yıkımı yapar.

Şayet yıkımı gerçekleştirecek ekibin gücü yetmiyor ise, söz konusu inşaat polis nezaretinde yıkılır ve ilgilisi hakkında Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulmak üzere kanun gereği yıkım tutanağı tanzim eder ve yıkım tutanağı ı bir üst yazı ile Cumhuriyet Başsavcılığına gönderilir.

Söz konusu inşaat denetimleri kesintisiz olarak devam eder.

* Ayrıca, İmar ve Şehircilik Müdürlüğü rutin kontrollerini yaparken teknik elamanları ile birlikte ruhsatlı yapıları kontrol etmek üzere bir Zabıta Personeli görevlendirilir.

 

 

4.3.8 Semt Pazarları ile ilgili Denetimler:

Meclis kararları ile belirlenmiş Cadde ve Sokaklarda haftanın 5 günü toplam 5 Semt Pazarında görev yapmak üzere Zabıta Ekibi oluşturulmuştur. Söz konusu Zabıta Ekibimiz;

Halkımızın alış-verişini kolay ve rahat yapabilmesi için pazar ortalarında veya çevresinde faaliyet

gösteren seyyar satıcılara mani olur.

Bina ve işyerlerine giriş - çıkışların engellenmemesi için gerekli düzenlemeleri yapar.

Semt pazarlarında sağlıksız ortamda açıkta pişirilmeden, yıkanmadan, kabukları soyulmadan tüketilen gıda maddesi satıcılarının denetimini yapar, bahse konu olan gıda maddelerinin daha sağlıklı bir ortamda satılmasını sağlar.

Semt Pazarında faaliyet gösteren ancak çevresini kirleten veya nizam intizama uymayan esnaflar ikaz eder, yapılan ikaza rağmen olumsuzluğu gidermeyen tezgâh ilgilileri hakkında Zabıt Varakası tanzim edilir.

Pazar yerlerinde tezgâh açan esnafların etiketlerini kontrol eder ve nizami etiket kullanmayanlar hakkında 4077 Sayılı Tüketici Koruma Kanununa göre zabıt varakasını tanzim ederek büroya teslim eder. Büro Zabıt Varakası hakkında gerekli yasal işlem yapılmak üzere yine aynı yasa gereğince bir üst yazı ile Kaymakamlık Makamına gönderir.

Semt pazarlarında görev yapan Zabıta Ekibi yukarıda belirtilen olumsuzlukların dışında kalan ve Belediye Zabıtası Yönetmeliği kapsamına giren suçlara rastladığında Zabıt Varakasını tanzim ederek Büroya teslim eder. Büro tarafından zabıt varakası Başkanlık Onayı ile Belediye Encümenine sunulur. Söz konusu şahıs hakkında Encümenden çıkacak karar doğrultusunda gerekli yasal işlem yapılır.

* Seyyar satıcılık, dilencilik, başkalarını rahatsız etme vb. suçlara rastladığın da gerçek kişiler için İdari Yaptırım Karar Tutanağı, kabahati işleyen Tüzel kişi ise İdari Yaptırım Karar Tutanağı tanzim edilir.

Ayrıca Belediyemiz sınırları dâhilinde faaliyet gösteren pazarcı esnaflarına Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından her takvim yılı yenilenmek üzere tezgâh kurma belgesi verilir. Yılbaşı itibari ile semt pazarlarında faaliyet gösteren tüm esnaflar tezgâh kurma belgesi alması için uyarılır. Yapılan uyarılara rağmen tezgâh kurma belgesi almamakta ısrar eden esnaflar hakkında zabıt varakası tanzim edilir ve Başkanlık Onayı alınmak sureti ile Zabıt Varakası Belediye Encümenine sunulur.

— Pazarcı esnafına tutulan zabta istinaden Belediyemiz Encümeni tarafından verilen para veya faaliyetten men kararı tebellüğ ilmühaberi ile tebliğ edilir.

— Encümen kararına bahse konu olan Para cezasının tahsil edilmesi için karar bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderilir.

— Belediye Encümeni; zabıt tutulan pazarcı esnafına, tezgâh kurma belgesi alıncaya kadar faaliyetten men kararı verdi ise, karar tebellüğ ilmühaberi ile pazarcı esnafına tebliğ edilir.

 

Yapılan tebligat neticesinde pazarın kurulduğu ve tebligatta belirtilen sürelerde pazarcı esnafın faaliyetine son verilir ve tezgâh yerine de Bu Tezgâh İlgilisi Belediyemizden Tezgâh Kurma Belgesi almadan faaliyet gösterdiğinden dolayı Zabıta Müdürlüğü tarafından kapatılmıştır.” ibareli tabelalar konur ve tezgâh ilgilisi hakkında mühürleme zabtı tanzim edilir. Faaliyetten men kararının süresi dolduktan sonra veya ilgilinin Tezgâh Kurma Belgesi alması halinde, söz konusu Encümen Kararı memur raporu ile birlikte büroya teslim edilir.

 

4.4 Yardım Talebi Tahkikatları:

4.4.1 Asker Ailesi Yardım Talebi Tahkikatları:

Yazı İşleri Müdürlüğüne asker ailesi yardımı için müracaat eden ailelerin tahkikat formları Müdürlüğümüze gönderilir. Tahkikat formlarının evrak kaydı yapılır ve tahkikatı yapılmak üzere ilgili Zabıta Amirliği’ne zimmet karşılığı teslim edilir. Bölgeden sorumlu ekip tarafından müracaatta bulunan asker ailesinin evinde ve çevresinde gerekli tahkikat yapılır ve ilgili Müdürlüğe gönderilmek üzere Zabıta büroya teslim edilir. Büro tarafından evrak Zabıta Müdürünün onayı alındıktan sonra Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilir.

 

4.5 İş Yerlerine Verilen Faaliyetten Men Kararının Uygulanması:

Belediyemiz hudutları dâhilinde faaliyet gösteren iş yerleri 5393 ile 3572 Sayılı yasalar gereğince, Belediyemizden İş Yeri Açma ve Çalışma Ruhsatı almak zorundadırlar. Ruhsat almadan faaliyet gösteren iş yerleri hakkında 1608 Sayılı Yasa, 5393 Sayılı Yasa ve Belediye Zabıta Yönetmeliğinin ilgili maddeleri gereğince zabıt varakası tanzim edilerek bir üst yazı ile Başkanlık Makamının Onayı alındıktan sonra Belediye Encümenine sunulur. Belediye Encümeninden gelen iş yerinin Ruhsat alıncaya kadar faaliyetten men kararına istinaden veya

Belediyemiz Ruhsat Denetim Müdürlüğü tarafından verilen faaliyetten men kararına istinaden iş yeri ilgilisine iş yerini ruhsata bağlaması için tebellüğ ilmühaberi yapılır. Tebligat neticesinde iş yeri ilgilisi İş Yeri Açma ve Çalışma Ruhsatı almamış ise iş yeri giriş kapısından mühürlenmek sureti ile faaliyetten men edilir. İş yerinin giriş kapısından mühürlendiğine dair mühürleme zabtı tanzim edilir. Söz konusu iş yeri mühürlendikten sonra evraklar Büroya teslim edilir.

Faaliyetten men kararı Ruhsat ve Denetim Müdürlüğünden geldi ise, iş yerinin giriş kapısından mühürlendiğine dair büro tarafından Ruhsat ve Denetim Müdürlüğüne bilgi verilir.

Şayet; faaliyetten men kararı Müdürlüğümüz tarafından tutulan zabta istinaden Belediye Encümeni tarafından verilmiş ise, faaliyetten men kararı uygulandıktan sonra evrak, kayıtları kapatılarak arşive kaldırılır. Bahse konu olan iş yeri ilgilisine Belediye Encümeni tarafından faaliyetten men kararının yanında para cezası verilmiş ise, para cezasının tahsil edilmesi bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne bildirilir.

İş yeri, mühürleme işlemini gerçekleştiren ekip tarafından, her gün mührün sökülüp sökülmediği hususunda gerekli takip ve kontrolü yapar.

İş yeri ilgilisi Ruhsat ve Denetim Müdürlüğünden İş Yeri Açma ve Çalışma Ruhsatı aldıktan sonra iş yerinin mührünün sökülmesini Müdürlüğümüzden talep eder ise; iş yerinin giriş kapısına takılan mühür ekiplerimizce sökülür ve iş yeri hakkında Mühür Açma Zabtı tanzim edilir. Söz konusu iş yeri ile ilgili faaliyetten men kararı Ruhsat ve Denetim Müdürlüğünden gelmiş ise, Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü’ne iş yerinin mührünün sökülüp faaliyetine izin verildiğine dair bilgi verilir. Şayet faaliyetten men kararı Müdürlüğümüz tarafından tutulan zabta istinaden verilmiş ise Mühür Açma Zabtı işyerinin evraklarıyla birleştirilerek dosyasına kaldırılır.

 

 

 

4.6 Mühür Fekki:

Yukarıda prosedür 6.2’de belirtildiği gibi ruhsatsız faaliyet gösteren iş yeri ilgilisi yapılan tebligata rağmen iş yerlerini ruhsata bağlamadığı takdirde, iş yeri giriş kapısından mühürlenmek sureti ile faaliyetten men edilir ve iş yerinin faaliyetten men edildiğine dair mühürleme zabtı tanzim edilir. Mühürleme işlemini gerçekleştiren ekip, bahse konu olan iş yeri ilgilisinin mührü söküp sökmediğini tespit etmek amacıyla, iş yerini her gün kontrol eder. Şayet iş yeri ilgilisi mührü sökerek faaliyet gösterir ise; iş yeri ilgilisi hakkında Cumhuriyet Başsavcılığına gönderilmek üzere Mühür Fekki Zabtı tanzim ederek iş yerini giriş kapısından tekrar mühürlemek suretti ile faaliyetten men eder. İş yeri ilgilisi hakkında tanzim edilen  Mühür Fekki Zabtı ile ikinci mühürleme zabtı bir raporla büroya teslim edilir. Büro tarafından bahse konu olan şahıs hakkında tanzim edilen mühür fekki zabtı ve mühürleme zabtı ile ilgili evrakları Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusu yapılmak üzere Hukuk İşleri Müdürlüğü’ne gönderilir. Söz konusu iş yeri mühürleme işlemini gerçekleştiren zabıta ekibi tarafından sürekli kontrol edilir. Bahse konu olan iş yeri ilgilisi mührü tekrar sökerse, yukarıda belirtilen işlem tekrarlanır.

 

4.7 Tebligatlar:

Müdürlüğümüze kurum içinden veya kurum dışından Zabıta marifetiyle tebliğ edilmek amacı ile gönderilen evraklar Zabıta Büroda kaydı yapılır ve tebliğ istenen evrakın adresi hangi bölgede ise, o bölgeye bakan Zabıta ekibine verilir.

Şahıs evde bulunur ise tebligat ilgili şahsa tebliğ edilir ve söz konusu tebligatın tebliğ edildiğine dair kayıtlı tebellüğ ilmühaberi tanzim edilir veya tebligatla birlikte gönderilen tebliğ alındısı evrakıyla birlikte Zabıta büroya teslim edilir.

Şayet şahıs belirtilen adreste oturmuyor ancak, Mahalle Muhtarlığında kaydı var ise; tebligat mahalle muhtarlığına teslim edilir ve 10 gün süre ile kalmak sureti ile ihbarname ilgilinin kapısına yapıştırılır.

Belirtilen adrese gidildiğinde şahıs orada oturmuyor ve mahalle muhtarlığında da kaydı yok ise Mahalle Muhtarlığından ―Yokluk Belgesi‖ alınır ve tebligat geldiği kuruma iade edilmek üzere Zabıta Büroya teslim edilir.

Zabıta Büroya teslim edilen evraklar ister tebligat tebliğ edilmiş olsun, isterse tebliğ edilmemiş olsun, evrak bir üst yazı ile geldiği birim veya kuruma gönderilir.

 

4.8 İlanlar;

Müdürlüğümüze kurum içinden veya kurum dışından gelen ilanlar, evrakın üzerinde belirtilen tarihler arası Belediyemiz ilan panosunda astırılmak sureti ile ilan edilir. Söz konusu ilanının ilan edildiğine dair ilan zabtı tanzim edilerek, ilanın geldiği kurumu veya kuruluşa bir üst yazı ile ilan zabtı gönderilir.

 

4.9 Şikâyet ve Müracaatlar;

4.9.1 Yazılı Şikayetler;

Belediyemize gelen şikâyetlerde, Müdürlüğümüzün yetki ve sorumluluk alanına giren konular ile ilgili dilekçe, faks, e-mail vb. yollar ile gelen şikâyetlerin evrak kaydı yapılır. Evrakı kaydı yapıldıktan sonra söz konusu şikâyet hangi Zabıta Amirliğinin sorumluluk alanına giriyor ise; o Amirliğe evrak zimmet karşılığı teslim edilir. Evrakı alan ekip şikâyete konu olan adrese gider ve;

Sorunu çözer ve sorunun çözüldüğüne dair bir raporla evrakı büroya teslim eder.

Sorunun giderilmesi için ilgilisine tebligat yapılır ve tebligat neticesinde şikâyet giderilmiş ise şikâyetin giderildiğine dair dilekçe ilgilisine bilgi verilir.

Yapılan tebligata rağmen şikâyet giderilmemiş ise şikâyete konu olan şahıs hakkında zabıt varaksı tanzim edilerek, Belediyemiz Encümenine gönderilir. Belediye Encümeninden çıkacak karar doğrultusunda gerekli yasal işlem yapılır. Dilekçe ilgilisine de şikâyetine konu olan şahıs veya iş yeri hakkında zabıt varaksı tanzim edildiğine dair bilgi verilir.

Şayet şikâyete konu olan hadise diğer Müdürlüklerin yetki ve sorumluluk alanına giriyor ise, konu ile ilgili rapor tanzim edilerek, dilekçe ilgili Müdürlüğe gönderilmek üzere evrak büroya teslim edilir. Dilekçe bir üst yazı ile büro tarafından ilgili Müdürlüğe gönderilir.

 

 

 

4.9.2 Sözlü şikâyetler;

Gerek Müdürlüğümüze, gerekse Belediyemizin diğer birimlerine bildirilen şikâyetler;

Müdürlüğümüzün şikâyetlerini dinlemekle görevli personelimize şikâyet ulaştığı an, Günlük Şikâyet Takip Defterine işlenir. Kaydı yapılan şikâyet telsiz anonsu ile ilgili adreste görev yapan Zabıta Ekibine bildirilir. Kaydı yapan zabıta personeli, ilgili ekibin şikâyeti sonuçlandırıp – sonuçlandırmadığının takibini yapar. Şikâyete konu olan sorun giderildikten sonra veya ekibin Zabıta Merkezde görev yapan personele şikâyeti giderdiğine dair bilgi verdikten sonra, şikâyet ilgilisine telefonla şikâyetinin giderildiğine” dair bilgi verir. Kayıt formunda şikâyetin kaydı kapatılır.

Zabıta Müdürlüğüne yapılan sözlü veya yazılı tüm şikâyetler aylık olarak veri analiz prosedürüne göre analiz edilir. Döküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü uyarınca arşivlemesi yapılır.

 

4.10 Kültürel Etkinlikler;

4.10.1 Kurban Yerlerinin Organizasyonu;

Kurban mevsiminde Kurban Komisyonunun alacağı karar doğrultusunda kurulan kurban kesim ve satış yerlerinde Müdürlüğümüz personeli Belediye emir ve yasaklarının takibi doğrultusunda görev yapar.

 

4.10.2 Milli Bayramlarda Atatürk Anıtına Çelenk Konulması;

Milli Bayramlarda Atatürk anıtına Kamu Kurum ve Kuruluşlar tarafından çelenkler konulmaktadır. Söz konusu Bayramlarda Belediyemiz çelengi Belediye Başkanının nezaretinde, çelenk yönetmeliğine uygun olarak Müdürlüğümüz personeli tarafından konulur.

 

4.11 Müdürlüğümüzün Haberleşme Sistemi;

 

Müdürlüğümüz haberleşmesi telefonla veya her ekip amirleri ile ekipte rütbeli personel bulunmadığı takdirde en kıdemli veya Zabıta Müdürünün tespit edeceği bir personele verilen telsizlerle gerçekleştirilmektedir.

 

4.11.1 Telefonla Haberleşme:

Zabıta Merkezde görev yapan personel Müdürlüğü gelen şikayet ve istekleri kayda alır ve ilgili birime havale eder.

Müdürlüğümüz Zabıta Ekiplerinden veya telsiz kullanıp da mıntıkada görev yapan Belediyemiz ekiplerden yardım isteyenlere, Zabıta Merkez araya girerek yardım istedikleri birim veya şahıslarla telefonla irtibat kurar ve neticesini telsiz anonsu ile yardım isteyen ekibe bildirir ve böylelikle koordineyi sağlar.

Müdürlüğümüzün diğer kamu kurum veya kuruluşlarıyla irtibatı sağlar.

Zabıta Müdürlüğünde yapılan faaliyetlerin Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü uyarınca arşivlemesi yapılır.

 

İLGİLİ DÖKÜMANLAR

  • Gecekondu Yıkım Zabtı
  • Günlük Çalışma Programı
  • Tebellüğ İlmühaberi
  • Mühürleme Zabtı
  • Mühür Açma Zabtı
  • Mühür Fekki Zabtı
  • Günlük Hizmet Kartı
  • Günlük Şikâyet Takip Formu
  • 4077 Sayılı Zabıt Varakası
  • İnşaat Tespit Zabtı
  • Zabıt Varakası
  • Tebellüğ İlmühaberi
  • İlan Zabtı
  • İhbarname
  • Günlük İmza Formu
  • Tebellüğ İlmühaberi
  • Mühürleme Zabtı
  • İdari Yaptırım Karar Tutanağı (Gerçek Kişiler İçin)
  • İdari Yaptırım Karar Tutanağı (Tüzel Kişiler İçin)
  • 5393 Sayılı Belediye Kanunu
  • 4077 Sayılı Tüketici Koruma Kanunu
  • 1608 Sayılı Umuri Belediyeye Müteallik Ahkâmı Cezaiye Hakkında Kanun,
  • 5216 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,
  • 7201 Sayılı Tebligat Kanunu
  • 2464 Sayılı Belediye Gelirleri Kanunu,
  • 394 Sayılı Hafta Tatili Kanunu,
  • 3572 Sayılı İş Yeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına Dair Kanun,
  • 3194 Sayılı İmar Kanunu,
  • 775 Sayılı Gecekondu Kanunu,
  • 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu,
  • 5326 Sayılı Kabahatler Kanunu
  • Belediye Zabıta Yönetmeliği
  • Belediye Zabıtası Kılık Kıyafet Yönetmeliği,
  • Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü
  • Veri Analiz Prosedürü

Daha fazla okumak için tıklayınız

Temizlik İşleri Müdürlüğü

MÜDÜR

Mustafa Akyıldız

Telefon : 444 54 50 - 1202/1203

E-Mail : temizlik@serdivan.bel.tr

 

Temizlik İşleri Müdürlüğü Serdivan Belediyesi sınırları içerisinde cadde ve sokakların temizliği, boş alanlardaki molozların toplanması, evsel atıkların toplanması, park-bahçe faaliyetleri, ilaçlama faaliyetleri, geri dönüşüm faaliyetleri ve başıboş sokak hayvanlarının toplanması faaliyetlerini yürütmektedir.

 

AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Temizlik İşleri Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

Bu prosedür Serdivan Belediyesi Temizlik İşleri Müdürlüğünün verdiği tüm hizmetleri kapsar

 

SORUMLULAR

Bu prosedür Temizlik İşleri Müdürü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.

 

PROSEDÜR AYRINTISI

4.1 Evrak Kayıt Faaliyetleri

Temizlik İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Yasası’na göre teşkil edilen Müdürlüklerinden olup, Belediye Başkanı’nın görevlendirdiği Başkan Yardımcısına ve Belediye Başkanına bağlı olarak görev yapar. Müdürlüğümüze gelen – giden evraklar; kurum içi ve kurum dışı olarak gelmektedir. Kurum dışından gelen tüm evraklar Yazı İşleri kayda girdikten sonra kayıt numarası alarak müdürlüğümüz gelen-giden evrak kayıt defterine kaydı Kalem Personeli tarafından yapıldıktan sonra müdüre gönderilir. Konunun içeriğine göre müdür ilgili personele evrağı havale eder ve gerekli talimatları verir. İlgilisi tarafından gerekli kontroller ve işlemler yapıldıktan sonra yazışma gerekiyor ise iki nüsha olarak cevap yazısı Kalem Personeli tarafından hazırlanır. Evrak sırası ile müdür, başkan yardımcısı, başkan onayı alındıktan sonra müdürlüğümüzün giden evrak kayıt defterinden sıra nosu alarak bir nüshası Yazı İşlerine gönderilir. Diğer nüshası ise ilgili gelen-giden evrak klasöründe arşive kaldırılır.

 

4.2 Serdivan Belediyesi Sınırları İçerisinde Cadde ve Sokakların Temizliği;

 

 Pazar yerlerinin süpürülmesi ve yıkanması; Müdürlüğümüzce her yıl aralık ayında yapılan 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 19. Maddesi Hizmet alımlarına göre Temizlik İhaleleri, müdürlüğümüzün hazırlamış olduğu özel şartname ve kanunda belirtilen teknik şartnameye uygun olarak ihale yapılır, İhaleyi alan firma, Serdivan Belediyesi sınırlarında mevcut cadde ve sokakların belli bir program dahilin de temizliğini gerçekleştirir. Haftanın belirli günlerinde kurulan semt pazarların kurulduğu yerlerin çöpünü alır, süpürür, pazar alanları, alt geçitler ve meydanların yıkamasını yapar.

 

 4.3 İhale Edilen Tüm İşlerin Takibi ve Kontrolleri;

 

 Kontrol sorumlusu, kontrol mühendisi ve kontrol amiri (müdür) tarafından günlük olarak araç programları, bölgesinde kontrol edilir.

Müetahhit tarafından çalıştırılan araç ve işçi personelin yapmış olduğu işin aylık hak edişleri her ayın birinde kontrol mühendisi tarafından hak edişi yapılır ve imzalar, sonrasında kontrol amiri (müdür) tarafından onaylanır ve başkan yardımcısı tarafından da görülür. Onaylanan evrak önce evrak kayıt defterinden giden evrağa numara verilir ve ödemenin yapılabilmesi için hesap işlerine zimmet ile gönderilir.

 

4.4 Boş Alanlardaki Molozların Toplanması;

 

Müdürlüğümüz kontrol elemanları veya vatandaşlarımız tarafından bildirilen molozlar toplanarak açık araçlar ile Büyükşehir Belediyesine ait döküm sahasına nakledilir.  

4.5 Evsel Atıklarının Toplanması;

 

İhale ile işi alan firma kendisine ait çöp araçları ve personeli ile cadde, sokak, apartman vb. muhtelif yerlerindeki çöpleri toplar, çöp konteynırlarını boşaltır, konteynırların çevresi ilaçlanır veya kireçlenerek hijyen sağlanır. Alınan çöpler Sakarya Büyükşehir Belediyesine ait çöp transfer istasyonuna nakli yapılmasını sağlar. Müdürlüğümüz personeli tarafından periyodik olarak alan kontrolleri yapılır.

 

Vatandaş tarafından yapılan talepler yazılı veya sözlü olabilir. Talep veya şikayet yazılı ise evrak Yazı İşlerinden havale edilerek müdürlüğümüze gelir. Talep veya Şikayet sözlü ise kullanılan sampaş programına kaydı yapılır. Şikayet ve Talepler günlük olarak takip edilerek gerekli görüldüğünde kullanılan sampaş programı üzerinden raporları alınır. Belediyemize veya doğrudan müdürlüğümüze vatandaşlar tarafından yapılan çöpler ile ilgili şikayetler ihale edilen firmaya bildirilerek gereğinin yapılması sağlanır.

 

Çöp Konteynırı ihtiyacı olan cadde ve sokaklara 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu göre müdürlüğümüz tarafından satınalma yolu ile mal alımı yapılarak, planlanan yerlere dağıtımı yapılır.Tıbbi Atıklar; Belediye sınırlarımız içerisindeki 20 yataklıdan aşağı olan sağlık kurumları ve özel muayenehanelerin tıbbi atık alım sözleşmelerinin müdürlüğümüzce yapılması ve bu atıkların özel araç ile tıbbi atık toplama ekibimiz ile alınarak Büyükşehir Belediyesi Yıkama Tesislerine götürür. Tıbbi Atık Toplama Ekibimiz altı ayda bir tam teşekkülü sağlık kontrolü ve koruyucu aşıları yapılır, kendilerine özel koruyucu kıyafetler verilir. Açık arsalardaki otların temizlenmesi; açık arsa alan ve benzeri yerlerdeki gelişi güzel yetişmiş, çevrede olumsuz görüntü oluşturan ot, çimen vb. benzeri bitkilerin biçilerek temizlenmesi işi yapılmaktadır.

 

 

 

 

4.6 Park Bahçe Faaliyetleri:

 

Park, çocuk bahçeleri ve yeşil sahaların gerek yeniden tanzimi ve gerekse eskilerin onarılması ve yaşatılması için lüzumlu olan toprak taşıma, moloz atma, çukur açma, kamyon yükleme ve boşaltma, gübre aktarma ve nakletme, taş, çimento, kum, mıcır ve çöplerin kamyona yüklenip taşınması, boşaltılması ve yeşil sahalardaki otların biçilmesi vs. gibi tüm park hizmetleri bahçe işçileri tarafından gerçekleştirmektedir. Münferit olarak verilmiş görevlerden koru, köşk, çocuk bahçesi, yeşil saha ve refüjler de olacak her türlü teknik işler yapılmaktadır.

 

4.7 İlaçlama Faaliyetleri:

 

Sinek ve sivri sinek, bit, pire, fare ilaçlaması ile ilgili işleri İlaçlama sorumlusu tarafından takip edilerek yapılan faaliyetler konusunda müdür bilgilendirilmektedir.

 

4.8 Geri Dönüşüm Faaliyetleri:

 

Belediyemiz sınırları içerisindeki geri dönüşüm atıkları sözleşme yapılan firma tarafından toplanmakta ve atık miktarlarına ait raporlar firmanın çevre mühendisi tarafından düzenlenerek müdürlüğümüze teslim edilmektedir.

 

4.9 Sokak Hayvanlarının Toplanması Faaliyetleri

 

Telefon, dilekçe yada e-posta yolu ile gelen şikayetler kullanılan sampaş programı üzerinden  kalem personeli tarafından kayda alınır. Sokak hayvanları toplama sorumlusuna haber verilerek Sokak hayvanlarının toplanması, rehabilitasyon merkezine naklinin gerçekleştirilmesi, kısırlaştırılan ve aşılanan hayvanların alındığı ortama bırakılması sağlanır.

 

 

 

 

4.10 Stadyum Bakım Onarım Faaliyetleri

 

Statlarımızın bakım, onarım ve temizliğinin yapılması, organizasyonlardaki aksaklıkların giderilmesi spor kompleksi sorumlusu tarafından gerçekleştirilir.

 

4.11 İşçi Personelin Puantajlarının Tutulması

 

Müdürlüğümüz kadrosunda olan işçi personelin maaşlarını hesaplamak ve özlük işlemlerinin yapılması için puantör tarafından tutulan kayıtlar; İşçi personel müdürlük bünyesinde çalışıyor ise günlük puantajları puantaj defterine işlenir. Diğer müdürlüklerde çalışan işçilerin ise her ayın on ikisinde müdürlüğümüze puantaj cetvelleri gelir. Müdürlük personeli ile diğer personelin tümüne bir puantaj cetveli düzenlenir. Puantör ve müdür tarafından imzalandıktan sonra hesap işleri müdürlüğüne maaşları yapılmak üzere gönderilir. Ayrıca; vizite kağıdının düzenlemesi, işten ayrılan veya emekliliği gelen personelin kıdem tazminatının hesaplanması izinlerinin yazılması vb. personel özlük işlemlerinin takibi puantör tarafından gerçekleştirilmektedir.

 

İLGİLİ DÖKÜMANLAR

Temizlik İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği

 Katı Atık Kontrolü Yönetmeliği

5393 Sayılı Belediye Kanunu

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu

Daha fazla okumak için tıklayınız

Destek Hizmetleri Müdürlüğü

MÜDÜR

Mustafa Engin Karaçelik

Telefon : 444 54 50 - 1701

E-Mail : destekhizmetleri@serdivan.bel.tr

 

Belediyemizin hizmetlerinin aksatılmadan yürütülmesinin sağlanması için Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale edilen hizmet alımlarıyla ilgili denetim ve kontrollerin yapılarak, sözleşme hükümlerinin uygulanmasının izlenmesi

 

AMAÇ VE KAPSAM

 Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

 Bu prosedür, Serdivan Belediyesi bünyesinde Destek Hizmetler Müdürlüğünün  faaliyetlerini kapsar.

 

SORUMLULAR

Bu prosedür Destek Hizmetleri Müdürü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.

 

PROSEDÜR AYRINTISI

4.1.Piyasa Araştırma Yapılması      :

Kamu İhale Kurumunun belirlediği senelik limitler çerçevesinde harcama birim müdürlüklerinden gelen satın alma talep fişlerinde özellikleri cinsi, miktarı ve teknik özellikleri belirtilen mal, hizmet, danışmanlık ve yapım işleri ile ilgili teklif satın alma görevlisi tarafından hazırlanarak komisyon tarafından piyasa fiyat araştırması yapılar.

4.2.Tekliflerin Değerlendirilmesi               

Satın Alma talep fişinde belirtilen özelliklere göre piyasa araştırması yapılan mal, hizmet, danışmanlık ve yapım işleri ile ilgili en az 3 üç firmanın teklifi müdürlük tarafından değerlendirmeye alınıp en düşük olanı kabul edilir.

4.3.İhale Onay Belgesi                                 

Cinsi, miktarı, yaklaşık maliyeti, bütçe kodu ve  4734 S.Kn 22.maddesinin ilgili a.b,c  d, e   bendi gereği alınacak malın veya hizmetin özellikleri ihale onay belgesinde belirtilmekte olup, gerçekleştirme görevlisi tarafından  harcama yetkilisinin onayına sunulur.

 

4.4.Malın Teslimi/ Muayene Kabul İşleri             

 

Harcama Birimi tarafından talep edilen ve  özellikleri belirtilen mal, hizmet,danışmanlık ve yapım işlerinin  kontrolü yapılarak  muayene kabul komisyonu tarafından onaylanarak kabul edilir.

 Alınan malzemenin cinsine göre depoya yada demirbaş niteliğinde ise ilgili personele gerekli zimmet işlemleri yapılarak teslim edilir

 

4.5.Fatura Ödeme Evrakları

 

Faturanın ödenmesi ile ilgili ödeme yazısı ve ödeme emri düzenlenerek daha önce  hazırlanan satın alma talep fişi, piyasa araştırma, ihale onay belgesi ve muayene kabul evrakları ile birlikte ödenmesi amacı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim edilir

Yapılan işlemlerle ile ilgili evrakların birer sureti muhafaza edilerek arşivlenmek üzere dosyaya kaldırılır.

 

 

Belediye hizmet binaları için gerekli sözleşmeleri (Elektrik, Su, Doğalgaz, Telefon) yapılması ve faturaların takibi müdürlüğümüz tarafından yapılmaktadır. Ödemeleri hesap işleri müdürlüğümüz aracılığı ile yapılmaktadır

 

4.6.Puantaj Kaydı Tutulması        

 

Çalışan işçilerin her ayın oniksinde günlük işlenen puantaj cetvelleri müdür tarafından imzalandıktan sonra İnsan Kaynakları Müdürlüğüne maaş bordoları hazırlanmak üzere gönderilir

 

4.7.Gelen-Giden Evrak Kayıt İşleri

Müdürlüğümüze Belediye birimlerinden gelen evraklar Gelen –Giden Evrak Kayıt Defteri’ne ve bilgisayara işlendikten sonra ilgili elemana havale edilmek üzere Müdüre sunulur. Müdür onayından sonra konunun içeriğine göre ilgili birim koordinatörüne veya ilgili personele havale edilir, gereği yapıldıktan sonra Gelen Evrak klasörüne kaldırılır.

Müdürlüğümüz tarafından bağlı olduğumuz Belediye Başkan Yardımcısına bağlı Müdürlüklere direkt yazışma yapılır, diğer Müdürlükler ve Belediye dışı yazışmalarda ise Başkan Yardımcısı ve/veya Başkan onayı ile yazışma yapılır. Giden evrak, Gelen-Giden Evrak Kayıt Defteri’ne ve bilgisayara işlendikten sonra çıkış sayısı alınarak, bir nüshası Giden Evrak klasörüne kaldırılır. Gelen Evrak ve Giden Evrak klasörleri yıllık olarak arşivlenir.

İhale dosyası ile ilgili bilgi başvuru şikayet ve itirazların cevaplanmasında Kamu İhale Kurumu tarafından standardize edilen formlar kullanılmaktadır. Bu formlar ve ilgili tebliğler KİK’e ait internet sitesinden tedarik edilmektedir.

 

4.8.Arşivleme ve Dosyalama

Müdürlükçe yapılan tüm yazışmaların birer örneği konularına göre ayrı ayrı klasörlerde arşivlenir

 

4.9. İhale İşlemleri

 

İlgili Müdürlükler tarafından ihtiyaç duyulan mal ve hizmetleri alımlarının özel/teknik şartnameleri hazırlanan ve yaklaşık maliyeti belirlenen, ihale onay belgesi hazırlanan bilgilerin müdürlüğümüze teslim edilerek belgelerin EKAP üzerinden ihtiyaç listesi ve  ihale onay belgesi ihale dosyası hazırlama görevlisi tarafından girilerek ihale kayıt numarası alınır.

Hazırlanan Özel – Teknik Şartname, Proje ve Detaylarını EKAP üzerinden yükleyerek, İdari ve Sözleşme Tasarısı İhale Dosyası Hazırlama Görevlisi tarafından hazırlanır.

EKAP üzerinden ihale ilanı hazırlanır ve Sevk İşlem Formu gönderilir.

 

 İhale dosyası CD ortamında hazırlanır ve Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından isteklilere ihale dosyası satışı yapılır.   İhaleye esas yasal standart formların hazırlanır. İhalenin gerçekleşmesinden sonra İhale komisyonu toplanarak Gelen teklifler değerlendirilir ve ortak bir karar alınır. kesinleşen ihale kararları ilgililere İhale Dosyası Hazırlama Görevlisi tarafından bildirilir.

- EKAP üzerinden gerekli yasal sorgulamanın yapılır ve yüklenici ile sözleşme işlemleri düzenlenir.

Daha fazla okumak için tıklayınız

İnsan Kaynakları Müdürlüğü

MÜDÜR

İbrahim Doğan

Telefon : 444 54 50 - 1151/1152

E-Mail : insankaynaklari@serdivan.bel.tr

 

Belediyenin istihdam yönetimi, işçi-iş veren ilişkileri, iş gücü planlaması ve organizasyonu, performans değerleme sistemi, personel kariyer planlama sistemi, rotasyon sistemi, iç hizmetler, kurum personeli yönelik kurum içi eğitim v.b. faaliyetlerini üst yönetimce belirlenmiş genel politika ve prensipler çerçevesinde planlamak, organize etmek ve yürütmek, bu amaçla öneriler hazırlamak, araştırmalar yapmak, çalışma alanı ile ilgili tüm mevzuatı izlemek, uygulamak ve kuruluştaki tüm birimlerin uyum içinde çalışabilmeleri için özellikle eleman seçimi, yerleştirilmesi, eğitimi, işgücü planlaması ve organizasyonu konusunda gereken eğitim ve geliştirme programlarını, planlama ve organizasyon çalışmalarını yürütmek; kendisine bağlı elemanların eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve eğitimlerini sağlamak suretiyle astlarının faaliyetlerinde en etkin çalışmalarını organize etmek, personele yönelik motivasyon arttırıcı sosyal etkinlikler düzenlemek, belediye personelinin mesleki ve kişisel gelişmelerine yönelik yayınların temin edilmesi ve ilgili çalışmalar tarafından yararlanılmasını sağlamakla görevlidir

 

AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

Bu prosedür Serdivan Belediyesi’nde yapılan Personel Şefliği İş ve İşlemleri, Bordro Tahakkuk Şefliği İş ve İşlemleri, yapılması gereken faaliyetleri kapsar.

Çalışma Görev & Yetkileri

BELEDİYE MECLİSİ ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı; belediye meclisinin çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2 — Bu Yönetmelik belediye meclisinin, meclis başkanlık divanının, meclis ihtisas ve denetim komisyonlarının çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

Madde 3 — Bu Yönetmelik, (Ek ibare:RG-27/11/2014-29188) 10/7/2004 tarihli ve 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununun 12, 13, 14 ve 15 inci maddeleri ile 3/7/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 19 uncu maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 — Yönetmelikte geçen;

Kanun: 5393 sayılı Belediye Kanunu,

Meclis: Belediye meclisini,

Encümen: Belediye encümenini,

Başkan: Belediye meclisi başkanını,

Başkanlık divanı: Meclis başkanı, meclis birinci ve ikinci başkan vekilleri ile katip üyeleri,   

Komisyon: İhtisas komisyonlarını ve denetim komisyonunu,

Dönem: Belediye meclisinin 1 Ocak ile 31 Aralık tarihleri arasını kapsayan bir yıllık çalışma süresini,

Toplantı: Meclisin bir ay içinde yaptığı birleşimlerin tamamını,

Birleşim: Meclisin bir gün içinde yaptığı oturumların tamamını,

Oturum: Bir birleşimin ara ile bölünen kısımlardan her birini,

Salt çoğunluk: Belli sayının yarısından az olmayan çoğunluğu,

Nisbî çoğunluk: Aynı yöndeki oyların, diğer oy topluluklarından fazla olması durumunu,

Nitelikli çoğunluk: Kanunun belli durumlarda aradığı üçte iki veya dörtte üç gibi belirli bir çoğunluğu,

Oybirliği: Meclis toplantısında bütün oyların aynı yönde olması durumunu,

Oyçokluğu: Meclis toplantısında oyların aynı yönde olmaması durumunu

ifade eder.

Toplantı Usul ve Esasları

Meclisin ilk toplantısı

Madde 5 — Meclis, mahalli idareler seçim sonuçlarının ilânını takip eden beşinci gün belediye başkanının başkanlığında kendiliğinden toplanır. (Değişik cümle:RG-21/8/2014-29095) Başkanın toplantıya katılamaması durumunda en yaşlı üye toplantıya başkanlık eder. Başkan tarafından meclisin en genç iki üyesi geçici kâtip olarak davet olunur. Başkanlıkça yoklama yapılarak salt çoğunluğun mevcut olduğu tespit edildikten sonra meclis, birinci ve ikinci başkan vekillerini, en az iki kâtip üyeyi seçer. Kâtip üyeler seçildikten sonra en genç iki üye yerlerini seçilmiş kâtip üyelere bırakırlar.

(Değişik ikinci fıkra:RG-27/11/2014-29188) Ayrıca, bu toplantıda encümene üye seçimi, il ve ilçe belediyeleri ile nüfusu 10.000’in üzerindeki belediyelerde plan ve bütçe komisyonuyla imar ve bayındırlık komisyonu, büyükşehir belediyelerinde ise plan ve bütçe, imar ve bayındırlık, çevre ve sağlık, eğitim, kültür, gençlik ve spor komisyonu ile ulaşım komisyonlarına ve gerekli görülmesi halinde diğer komisyonlara üye seçimi yapılır.

Meclis toplantıları

Madde 6 — Meclis toplantısı her ayın ilk haftası başlatılır ve ara verilmeden tamamlanır. Ancak ilk haftanın tamamının resmi tatile rastlaması halinde takip eden ilk çalışma günü toplantı günü olarak belirlenebilir. Resmi tatile rastlayan günlerde çalışmaya ara verilebilir.

Meclis, toplantıların haftanın hangi günü yapılacağını genel olarak belirleyebileceği gibi, her toplantının sonunda gelecek ay toplantısının hangi gün yapılacağını da kararlaştırabilir. Meclisin bu konuda karar almaması halinde toplantı günü başkan tarafından tayin edilir.

Büyükşehir belediye meclisi her ayın ikinci haftası toplanır. İlçe (Değişik ibare:RG-21/8/2014-29095) (…) belediye meclisi toplantıları büyükşehir belediye meclisi toplantısından önce bitirilecek şekilde düzenlenir.

Meclis, başkanlık divanı, encümen ve denetim komisyonu üyeliği seçiminin yapılacağı, faaliyet raporu, bütçe ve kesin hesabı ile belli bir ayda görüşülmesi zorunlu olan konuların görüşüleceği ayların dışında bir ay tatil kararı alabilir.

Toplantı süresi bütçenin görüşüldüğü toplantılarda yirmi, diğer toplantılarda beş günü aşamaz. Bu süreler uzatılamayacağı gibi (Ek ibare:RG-27/11/2014-29188) , bu maddenin son fıkrasında belirtilen usul dışında olağanüstü toplantı da yapılamaz.

Görüşülecek konu bulunmadığı takdirde meclis gündemsiz olarak toplantıya çağırılır. Birleşim açıldıktan sonra üyeler tarafından da gündem konusu önerilmediği takdirde toplantı kapatılır. Bu gün için de meclis üyelerine huzur hakkı ödenir.

(Ek fıkra:RG-21/8/2014-29095) Belediye başkanı, acil durumlarda lüzum görmesi halinde belediye meclisini bir yılda üç defadan fazla olmamak ve her toplantı bir birleşimi geçmemek üzere toplantıya çağırır. Olağanüstü toplantı çağrısı ve gündem en az üç gün önceden meclis üyelerine yazılı olarak duyurulur ve ayrıca mutat usullerle ilan edilir. Olağanüstü toplantılarda çağrıyı gerektiren konuların dışında hiçbir konu görüşülemez.

Toplantı yeri

Madde 7 — Meclis toplantıları meclis toplantı salonu olarak belirlenen yerde yapılır. Toplantının bu yer dışında yapılmasının zorunlu olduğu durumlarda, toplantı gününden en az üç gün önceden üyelere bildirilmek ve belediye sınırları içerisinde olmak kaydıyla başkanın belirlediği yerde toplantı yapılabilir. Bu şekildeki toplantının yeri ve zamanı gündemin duyurulmasındaki usullerle belde halkına duyurulur.

Başkan ve meclis üyelerinin görüşmelere katılamayacağı durumlar

Madde 7/A – (Ek:RG-27/11/2014-29188)

Belediye başkanı ve meclis üyeleri, münhasıran kendileri, ikinci derece kan ve kayın hısımları ve evlatlıkları ile ilgili işlerin görüşüldüğü meclis toplantılarına katılamazlar.

Toplantı gündemi ve duyurulması

Madde 8 — Gündem, belediye başkanı tarafından belirlenir ve toplantı günü de belirtilerek üyelere en az üç gün önceden bildirilir. Üç günün hesabında duyuru günü ile toplantı günü hesaba katılmaz. Meclis üyelerine bildirim, imza karşılığı gündemin teslimi, taahhütlü posta, telefon, faks, belediye web sitesinde yayımlama, elektronik posta gibi ispat edici yöntemlerden biri veya birkaçı kullanılarak yapılır. Telefonla bildirimde, bildirimin hangi numaralı telefonla, ne zaman ve kimin tarafından yapıldığı hususunda bildirimi yapan kişi tarafından imzalanmış bir belge düzenlenir.

Gündem, çeşitli yollarla halka da duyurulur. Bu duyuru, meclis toplantı salonunun girişine ve belediye ilân panosuna veya halkın yoğun olarak bulunduğu ve gelip geçtiği yerlere ilân asılarak;  gazete, hoparlör, internet, radyo ve televizyon yayını gibi yöntemlerden biri veya birkaçı kullanılarak yapılır.

Meclis toplantılarının ilk gününde belediye başkanı ve üyeler (Mülga ibare:RG-27/11/2014-29188) (…) (Değişik ibare:RG-27/11/2014-29188) belediyeye ait işlerle ilgili konuların gündeme alınmasını önerebilir. Öneri, toplantıya katılanların salt çoğunluğunun kabulü ile gündeme alınır.

Meclis Çalışmaları

Başkanlık divanı

Madde 9 — Meclise, belediye başkanı başkanlık eder. Belediye başkanının bulunmadığı durumlarda  meclis birinci başkan vekili, onun da olmadığı durumda ikinci başkan vekili meclise başkanlık eder. Belediye başkanı toplantının herhangi bir safhasında da yerini meclis başkan vekiline bırakarak toplantıdan ayrılabilir. Ancak, yıllık faaliyet raporunun görüşüldüğü oturuma, meclis başkan vekili başkanlık yapar.

Meclis birinci ve ikinci başkan vekilinin de bulunmaması durumunda, varsa katip üyeler, yoksa en genç iki meclis üyesi tarafından imzalanmış tutanakla durum tespit edilerek toplantı yapılmaksızın meclis kapatılır.

Başkanlık divanında boşalma olması durumunda kalan süreyi tamamlamak üzere yenisi seçilir.

Meclis üyeliğinin sona ermesi

Madde 9/A – (Ek:RG-27/11/2014-29188)

Meclis üyeliği, ölüm ve istifa durumunda kendiliğinden sona erer. Meclis üyeliğinden istifa dilekçesi belediye başkanlığına verilir ve başkan tarafından meclisin bilgisine sunulur.

Özürsüz veya izinsiz olarak arka arkaya üç birleşim günü veya bir yıl içinde yapılan toplantıların yarısına katılmayan üyenin üyeliğinin düşmesine, savunması alındıktan sonra üye tam sayısının salt çoğunluğuyla karar verilir.

Toplantı ve karar yeter sayısı

Madde 10 — Meclis, üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve katılanların salt çoğunluğu ile karar alır. Ancak karar yeter sayısı üye tam sayısının dörtte birinden az olamaz. Belediye başkanı, meclis üye tam sayısına dâhildir. Oyların eşitliği halinde başkanın kullandığı oy yönünde çoğunluk sağlanmış sayılır.

Birleşime ilişkin karar tutanakları bir sonraki birleşimden önce üyelere dağıtılır.

Meclisin toplanması için gerekli çoğunluğun sağlanamaması veya görüşmeler sırasında başkan veya üyelerden birinin talebi üzerine yapılacak yoklamada karar yeter sayısının bulunmadığının anlaşılması durumunda, meclis başkanı gün ve saatini tayin ederek en geç üç gün içinde toplanmak üzere meclisi tatil eder. Bu toplantının günü ve saati üyelere bildirilir ve gündemin duyurulmasındaki usullerle ilân edilir.

Gelecek toplantı, üye tam sayısının dörtte birinden az olmayan üye ile yapılabilir. Bu toplantıda da yeter sayı bulunamaz ise meclis tatil edilir ve o ay içinde başka bir toplantı çağrısı yapılmaz.

Toplantı ve karar yeter sayılarının hesabında kesirli sayılar tam sayıya yükseltilir.

Görüşmeler ve yönetim

Madde 11 — Başkanlık divanı yerini aldıktan sonra başkan yoklama yaptırır; toplantı yeter sayısının olduğu anlaşıldığı takdirde birleşimi açar. Gündeme geçilmeden bir önceki birleşimde alınan kararlara ilişkin tutanakta maddi hata bulunması durumunda, hata meclis kararı ile düzeltilerek başkanlık divanınca imzalanır.

Başkan gündeme geçilmeden önce meclise sunulacak konular varsa bildirir, meclis başkanlığına hitaben verilmiş olan dilekçeleri kabul eder ve meclise sunar.

Üyelerin gündem dışı konuşma isteği yazılı olarak başkana bildirilir. Söz verip vermemek ve söz verildiğinde süresini ve zamanını belirlemek yetkisi başkana aittir.

Gündem konusunda ve usul hakkında leh ve aleyhte olmak üzere birer üyeye söz verilir. Yapılacak konuşmalar en fazla on dakika ile sınırlıdır.

Daha sonra gündem maddeleri sırası ile okunur ve görüşülür. Gündem sırasında değişiklik yapılmasına, başkan veya üyeler tarafından yapılan teklifler üzerine gündeme madde ilave edilmesine meclisçe karar verilir. Ancak ilçe (Mülga ibare:RG-21/8/2014-29095) (…) belediye meclislerinden gelen kararlar ile belediyenin birimlerinden ve bağlı kuruluşlarından gelen  talepler toplantı sırasında başkan tarafından gündeme eklenir.

Görüşmelerde konuşmak için önceden başkanlıktan söz istenir. İhtisas komisyonuna ve siyasi parti gruplarına söz almada öncelik tanınır. Siyasi parti gruplarına üye sayısı en çok olandan başlamak suretiyle; üyelere söz isteme sırasına göre söz verilir. Bütçe görüşmesinde komisyon raporu okunduktan sonra üyelere söz verilir.

Meclisteki konuşmalar başkana hitaben yapılır. Başkan her zaman söz hakkına sahiptir.

İhtisas komisyonları ve siyasi parti grupları adına yapılacak konuşmalar 20 şer dakika, üyelerin konuşmaları ise 10 dakika ile sınırlıdır. Bütçe ve program görüşmelerinde parti grupları için bu süreler iki kat olarak uygulanır. Meclis, bu sürelerin değiştirilmesine karar verebilir. Görüşmelerin yeterli olduğu meclisçe kabul edildiği takdirde başka üyeye söz verilmez.

Meclis toplantıları halka açıktır. Meclis başkanı veya üyelerden herhangi birinin gerekçeli teklifi üzerine kapalı oturum yapılmasına karar verilebilir. Kapalı oturumda başkan ve üyeler dışında gerektiğinde meclis kararıyla görevli bulundurulabilir.

Mecliste düzenin sağlanması

Madde 12 — Meclis başkanı, meclis çalışmalarında düzeni sağlamakla yükümlüdür. Meclis görüşmeleri sırasında söz alan üyenin konu dışına çıkması, kişiliğe dokunur söz söylemesi, diğer üyelerin hatibin sözünü kesmesi ve meclisin düzenini bozacak davranışta bulunması yasaktır. Buna aykırı davranan üyeler, başkan tarafından uyarılır, buna rağmen davranışlarında ısrar eden üye başkanın talimatıyla görevliler tarafından meclisten çıkarılır.

Meclis görüşmeleri sırasında sükûnetin bozulması durumunda başkan tarafından ilgililere ihtarda bulunulur. Görüşmelere devam edilemeyeceğinin anlaşılması halinde başkan oturuma ara verebileceği gibi görüşmeleri bir sonraki birleşime erteleyebilir.

Oylama usulleri

Madde 13 — Mecliste oylama usulleri gizli, işaretle ve açık oylama olmak üzere üç türlüdür. Üyeler oylarını bizzat kullanırlar. Ancak, gizli oy kullanmaya fiziki bakımdan engelli olanlar tayin edecekleri kişiler eliyle oy kullanabilirler.

a) Gizli oylama : Meclis üyelerinin oy pusulasına seçeceği kişi veya kişilerin adlarını ya da bir teklif hakkında kabul, çekimser veya ret yazıp, tanıtıcı hiçbir işaret koymadan sandığa atmasıdır.

Gizli oylamalarda kullanılacak oy pusulaları zarfla birlikte başkanlıkça mühürlü şekilde düzenlenir. Oylama bittikten sonra katip üyeler tarafından sandıktan çıkan zarflar sayılır ve üye sayısından fazla olmadığı tespit edildikten sonra açılır. Oy pusulaları sayıldıktan sonra, başkanlık divanı tarafından sonuç açıklanır. Oylarda eşitlik halinde oylama bir defa daha tekrarlanır; yine eşitlik olursa meclis başkanınca kuraya başvurulur. Kura çekimi, birbirinin aynı olan ve üzerinde adlar yazılı bulunan kağıtlar bir torbaya konularak meclis başkanı  tarafından çekilmek suretiyle yapılır. Torbadan çekilen isim  kazanmış olur.

Başkanlık divanı, encümen üyeliği ve denetim komisyonu üyeliği seçimleri gizli oylama ile yapılır. Meclis kararı ile başka konularda da gizli oylama yapılabilir.

b) İşaretle oylama: Meclis üyesinin elini yukarı kaldırarak veya ayağa kalkarak kabul, çekimser veya ret şeklinde oyunu açıklamasıdır.

İşaretle oylamada oyları tespit etmek başkanlık divanına aittir. Çoğunluk olup olmadığı hususunda tereddüt olursa, bir defa daha oylama yapılır. Tereddüt giderilemediği takdirde ad okunmak suretiyle açık oylamaya başvurulur.

c) Açık oylama: Üzerinde üyelerin ad ve soyadları yazılı oy pusulalarının sandığa atılması veya varsa elektronik oylama mekanizmasının çalıştırılması ya da üyelerin adlarının okunması üzerine, adı okunan üyenin ayağa kalkarak kabul, çekimser veya ret demesi suretiyle yapılan oylamadır.

Sandık kullanılarak yapılan oylamada, sandık katip üyeler tarafından meclis önünde açılır. Oy pusulaları sayılır ve oy çeşitleri tutanağa ayrı ayrı geçirildikten sonra başkanlık divanı tarafından sonuç açıklanır.

İşaretle ve açık oylamalarda eşitlik olması halinde, başkanın kullandığı oy yönünde çoğunluk sağlanmış sayılır.

Mecliste görüşülen konuların kabul veya reddedilmesi

Madde 14 — Mecliste görüşülen konular; mahiyetine göre salt çoğunluk, nisbî çoğunluk, nitelikli çoğunluk, oyçokluğu veya oybirliği ile kabul veya reddedilir.

Mecliste bütçe ve kesin hesap tümüyle reddedilemez. Ancak, değişiklik yapılmak suretiyle kabul edilebilir.

Reddedilen bir konu meclisin aynı toplantısında yeniden gündeme alınıp görüşülmez.

Meclisin feshi

Madde 14/A – (Ek:RG-27/11/2014-29188)

Belediye meclisi, kendisine Kanunla verilen görevleri süresi içinde yapmayı ihmal eder ve bu durum belediyeye ait işleri sekteye uğratırsa ya da görev alanına girmeyen siyasi konularda karar alırsa, belediye meclisinin feshi için Kanunun 30 uncu maddesinde yer alan hüküm doğrultusunda işlem yapılır.

Oturuma ara verilmesi ve birleşime son verilmesi

Madde 15 — Oturuma ara ve birleşime son verme yetkisi başkana aittir. Oturuma ara verilirken gelecek oturumun saati ile birleşime son verilirken gelecek birleşimin günü ve saati başkan tarafından üyelere duyurulur ve meclis salonunun uygun bir yerine asılır.

Tutanak düzenlenmesi ve kararların yazılması

Madde 16 — Meclis görüşmeleri katip üyeler veya divanın sorumluluğundaki görevlilerce tutanağa geçirilir ve başkanlık divanı tarafından imzalanır. Toplantılar, meclisin kararıyla sesli veya görüntülü cihazlarla da kaydedilebilir.

Kararlar, tutanaklara dayalı olarak yazılır, başkan ve katip üyelerce imzalanır. Meclis kararlarına her yıl birden başlamak üzere birbirini izleyen karar numarası verilir. Belediye başkanı tarafından geri gönderildiği için yeniden görüşülen kararlara yeniden karar numarası verilir. Kararlar, bir sonraki toplantıda üyelere dağıtılır. Ayrıca, kararların aslı bir dosyada muhafaza edilir.

Kapalı oturumlarda içeri görevli alınmamış ise tutanak ve kararlar katip üyeler tarafından yazılır.

Meclis kararlarının kesinleşmesi

Madde 17 — Belediye başkanı hukuka aykırı gördüğü meclis kararlarını büyükşehir belediyelerinde yedi, diğer belediyelerde beş gün içinde gerekçesini de belirterek yeniden görüşülmek üzere meclise geri gönderebilir. Meclis üye tam sayısının salt çoğunluğuyla kararında ısrar ederse karar kesinleşir. (Ek cümle:RG-27/11/2014-29188) Belediye başkanı, meclisin ısrarı ile kesinleşen kararlar aleyhine 10 gün içinde idari yargıya başvurabilir. (Mülga cümle:RG-27/11/2014-29188) (…) meclis kararının kesinleşme tarihi, ikinci kararın tarihidir. Belediye başkanı belirtilen süreyi beklemeksizin meclis kararını mülki idare amirine gönderirse gönderme tarihinde, bu süre zarfında meclise göndermez ve herhangi bir işlem de yapmazsa geri gönderme süresinin sonunda karar kesinleşir.

(Mülga ikinci fıkra:RG-27/11/2014-29188)

(Değişik üçüncü fıkra:RG-27/11/2014-29188) Büyükşehir ilçe belediye meclisleri tarafından alınan imara ilişkin kararlar, kararın gelişinden itibaren üç ay içinde büyükşehir belediye meclisi tarafından nazım imar plânına uygunluğu yönünden incelenerek aynen veya değiştirilerek kabul edildikten sonra büyükşehir belediye başkanına gönderilir. Üç ay içinde büyükşehir belediye meclisinde görüşülmeyen kararlar onaylanmış sayılır.

İlçe (Mülga ibare:RG-21/8/2014-29095) (…) belediye meclisinin bütçeye ilişkin kararları büyükşehir belediye meclisinde kabul edildikten sonra kesinleşir. Büyükşehir belediye meclisi ilçe (Mülga ibare:RG-21/8/2014-29095) (…) belediye bütçelerinde 10/7/2004 tarihli ve 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununda öngörülenlerin dışında değişiklik yapamaz.

Meclis kararlarının kesinleşmesi hususunda Kanunda öngörülen özel hükümler saklıdır.

Meclis kararlarının yürürlüğe girmesi

Madde 18 — Meclisin almış olduğu kararların tam metni, kararın kesinleştiği tarihten itibaren en geç yedi gün içinde belediye başkanı tarafından il merkezi belediyeler ile merkez ilçeye bağlı olan belediyelerde valiye, ilçe merkezi ve ilçeye bağlı belediyelerde kaymakama gönderilir ve uygun araçlarla halka duyurulur. Vali veya kaymakama gönderilmeyen kararlar yürürlüğe girmez.

Meclis kararları iki suret olarak mülki idare amirliğine gönderilir. (Mülga cümle:RG-27/11/2014-29188) (…)

Valilik, kaymakamlık ve büyükşehir belediye başkanlığınca, teslim alınan kararın son sayfasına, karar tarihi, teslim alındığı tarih ve kayıt numarası yazıldıktan sonra kararın bir sureti belediyeye iade edilir. Bu şekilde kayıtları tamamlanan karar teslim alan makam tarafından dosyasında saklanır. Bu kararları kaydetmek üzere ilgili idareler tarafından bir defter tutulur. 

Seçimler

Başkan vekilleri ve katip üyelerin seçimi

Madde 19 — Meclis, mahalli idareler seçiminden sonraki ilk toplantısında, üyeleri arasından ve gizli oyla meclis birinci ve ikinci başkan vekillerini, ikisi yedek olmak üzere en az dört kâtip üyeyi iki yıl görev yapmak üzere seçer. İki yıldan sonra seçilecek başkanlık divanı, yapılacak ilk mahalli idareler seçimlerine kadar görev yapar.

Meclis başkanlık divanı seçimi üç gün içinde tamamlanır. Başkanlık divanı seçimi bu süre içinde tamamlanmaz ise Kanunun 30 uncu maddesi uyarınca işlem yapılır.

Başkan vekilleri ve katip üye seçiminde fazladan isim yazılmış olması halinde oy pusulası geçersiz sayılır.

Başkanlık divanında boşalma olması durumunda, yapılacak ilk toplantının ilk birleşiminde, kalan süreyi tamamlamak üzere yenisi seçilir.

İki yılın hesabında başkanlık divanının seçildiği ay esas alınır ve ikinci yılın sonunda aynı ayda ikinci dönem başkanlık divanı seçimi yapılır. Meclis tatilde ise başkanlık divanı seçimi izleyen ayın toplantısında yapılır.

Encümene üye seçimi

Madde 20 — Meclis, mahalli idareler seçiminden sonraki ilk toplantısında, üyeleri arasından gizli oyla Kanunda belirtilen sayıda encümen üyesini seçer. Seçilen bu üyeler gelecek yılın aynı ayına kadar görev yapar ve her yıl o ayda encümen seçimleri yenilenir. Süresi dolan üyeler yeniden seçilebilir.

Encümene üye seçimi nisbî çoğunluk ile yapılır. Seçimde oy pusulalarına seçilecek üye sayısından fazla isim yazılması halinde oy pusulası geçersiz sayılır. Oylarda eşitlik halinde ad çekmeye başvurulur.

Encümenin seçilmiş üyeliklerinde herhangi bir nedenle boşalma olması halinde, meclisin yapılacak ilk toplantısının ilk birleşiminde kalan süreyi tamamlamak üzere yenisi seçilir.

İhtisas komisyonlarının oluşumu

Madde 21 — Meclis, görev süresi bir yılı geçmemek üzere, nisbî çoğunlukla en az üç, en çok beş üyeden oluşan ihtisas komisyonları kurabilir. Büyükşehir belediyelerinde bu komisyonlar en az beş en çok dokuz üyeden oluşturulur. Meclis, komisyonlara üye seçiminden önce kurulacak komisyonu ve üye sayısını belirler. İl ve ilçe belediyeleri ile nüfusu 10.000 in üzerinde olan belediyelerde plan ve bütçe komisyonu ile imar komisyonunun  (Ek ibare:RG-27/11/2014-29188) , büyükşehir belediyelerinde ise plan ve bütçe, imar ve bayındırlık, çevre ve sağlık, eğitim, kültür, gençlik ve spor ile ulaşım komisyonunun kurulması zorunludur.

Komisyonlar, her siyasî parti grubunun ve bağımsız üyelerin meclisteki üye sayısının meclis üye tam sayısına oranlanması suretiyle oluşturulur. İhtisas komisyonlarına siyasi parti grupları aday gösterebileceği gibi, üyeler de o partiden aday olabilir. Birden fazla komisyonda görev almak mümkündür. (Ek cümle:RG-27/11/2014-29188) (Mülga cümle:RG-8/1/2015-29230)

Komisyonların toplam üye sayısının meclis üye tam sayısından fazla olduğu durumlarda komisyona üye veremeyen siyasi partilerin üyeleri ile bağımsız üyeler meclis kararıyla komisyonlarda görev alabilirler.

Komisyon üyeliklerinde eksilme olduğu takdirde süreyi tamamlamak üzere yeni üye seçilir. Komisyon toplantılarına üst üste üç defa mazeretsiz olarak katılmayan üyenin üyeliği meclis kararı ile düşürülebilir. (Ek cümle:RG-21/8/2014-29095) Bağlı olduğu partiden istifa eden komisyon üyesinin komisyon üyeliği de sona erer. (Ek cümle:RG-21/8/2014-29095) Süreyi tamamlamak üzere ilk toplantıda aynı partiden yeni üye seçimi yapılır.

İmar ve bütçeye ilişkin konular hakkında meclis tarafından karar alınmadan önce ilgili komisyonlarda görüşülmesi zorunludur.

İhtisas komisyonları toplantılarını, meclisin toplantı süresinde veya müteakip günlerde yapar. İmar ve bayındırlık komisyonu en fazla on iş günü, diğer komisyonlar ise beş iş günü toplanarak kendisine havale edilen işleri sonuçlandırır ve raporunu meclise sunar. Rapor  Kanunda öngörülen sürenin sonunda meclise sunulmadığı takdirde, konu meclis başkanı tarafından doğrudan gündeme alınır.

İhtisas komisyonları toplantılarına Kanunda belirtilen kişi, kurum ve kuruluşların katılımına ilişkin usul ve esaslar hakkında meclis önceden genel bir karar alabileceği gibi herhangi bir komisyon toplantısı için ayrıca bir karar da alabilir. Meclisin bir karar almadığı durumlarda komisyon uygun gördüğü takdirde katılım için gerekli tedbirleri alır.

Komisyonlar üyeleri arasından bir başkan ve bir başkan vekili seçer. İhtisas komisyonları üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve katılanların salt çoğunluğu ile karar alır. Komisyonlar çalışmalarında uzman kişilerden de yararlanabilir.

Komisyon raporları alenîdir, çeşitli yollarla halka duyurulur ve isteyenlere belediye meclisi tarafından belirlenecek bedel karşılığında verilir.

Gerektiğinde bir konu meclis başkanınca birden fazla komisyona havale edilebilir.

Denetim komisyonunun oluşumu

Madde 22 — İl ve ilçe belediyeleri ile nüfusu 10.000’in üzerindeki belediyelerde, her yılın Ocak ayı toplantısında meclis, üyeleri arasından gizli oyla üye sayısı üçten az, beşten çok olmamak üzere bir denetim komisyonu oluşturur.

Denetim komisyonu, her siyasî parti grubunun ve bağımsız üyelerin meclisteki üye sayısının meclis üye tam sayısına oranlanması suretiyle oluşur. Komisyona üye seçiminde ihtisas komisyonlarına üye seçimindeki usul ve esaslar uygulanır.

Denetim komisyonu kendi arasından bir başkan, bir başkan vekili seçer. Denetim komisyonu üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve katılanların salt çoğunluğu ile karar alır.

Denetim komisyonu, belediye binası içinde belediye başkanı tarafından belirlenen yerde çalışır ve çalışmalarında uzman kişi ve kuruluşlardan yararlanabileceği gibi kamu kuruluşları personelinden de yararlanabilir. Komisyon tarafından istenen bilgi ve belgelerin iade edilmek üzere verilmesi zorunludur.

Komisyon, çalışmasını kırk beş işgünü içinde tamamlar ve buna ilişkin raporunu, Mart ayının sonuna kadar meclis başkanlığına sunar. Başkan, Nisan ayı meclis toplantısında denetim raporunu okutmak suretiyle meclise bilgi verir.

Konusu suç teşkil eden hususlarla ilgili olarak meclis başkanlığı tarafından yetkili mercilere suç duyurusunda bulunulur.

Komisyonlarda çalıştırılacak uzman kişiler

Madde 23 — Denetim komisyonu çalışmalarında görevlendirilecek kişilerde aşağıdaki şartlar aranır:

a) Kamu kurum ve kuruluşlarından görevlendirilecek kişilerde; kamu kurum ve kuruluşlarında denetim elemanı veya en az beş yıl kurumlarının gelir, gider veya bunlara ilişkin hesap kayıt ve işlemlerinin yürütüldüğü birimde çalışıyor olması gerekir.

b) Kamu personeli dışındaki kişilerde; kamu kurum ve kuruluşlarının gelir, gider veya bunlara ilişkin hesap kayıt ve işlemlerinin yürütülmesinde en az beş yıl çalışmış olmak ya da maliye, muhasebe, işletme, iktisat, kamu yönetimi veya benzer alanlarda en az lisans düzeyinde eğitim almış ve denetim yapabilecek bilgi ve tecrübeye  sahip olması gerekir.

Siyasi partilerin genel merkez, il, ilçe ve belde teşkilatlarında halen görevli olan kişiler, denetim komisyonlarında uzman olarak görevlendirilemez.

Son Hükümler

Yürürlük

Madde 24 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 25 — Bu Yönetmelik hükümlerini İçişleri Bakanı yürütür.

Daha fazla okumak için tıklayınız

Belediye Meclisi

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

24 Nisan 1980 Sakarya doğumlu Rıdvan Elturan ilköğrenimini Zübeyde Hanım İlkokulunda , orta öğrenim ve lise eğitiminin bir bölümünü Sakarya Anadolu İmam Hatip Lisesi'nde okudu , Atatürk Lisesi'nde tamamladı. Yüksek öğrenimini Sakarya Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesi Sosyoloji Bölümü'nde gören Rıdvan Elturan ticaretle uğraşmaktadır. Evli ve bir çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

13 Haziran 1987 yılında Serdivan doğumlu. İlk, Orta ve liseyi Mithatpaşa okumuştur. Askerlik görevini Diyarbakır'da yapmıştır. Evli ve 1 çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

...

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

...

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

...

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

...

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

...

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

...

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

...

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

04 Nisan 1967 Sakarya doğumlu Adem Kümbet ilkokulu Esenler , orta okulu ise Atatürk Ortaokulu'nda tamamladı. Lise öğrenimini 1.End. Meslek Lisesi'nde bitiren Adem Kümbet yüksek öğrenimini Sakarya M.Y.O. End. Elektronik Bölümü'nde bitirdi. 1989 yılında Türk Telekom'da iş hayatına başlayan Adem Kümbet halen çalışmaya Türk Telekom'da devam etmektedir. 15 yıldır Sendikacılıkla uğraşan Adem Kümbet Serdivan Belde Başkan Yardımcılığı ve İlçe Başkan Yardımcılığı görevlerinide üstlenmiştir. Evli ve üç çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

19 Ekim 1958 Erzurum doğumlu Haluk Uğur Dağıstanlı ilk, orta ve lise öğrenimi Erzurum'da tamamladı. Sakarya Üni. M.Y.O. Makine Bölümü'nü bitiren Haluk Uğur Dağıstanlı, 1986 yılında Uğur İnşaat şirketini kurmuştur halen şirketin yönetim kurulu başkanlığı yapmaktadır. Birçok sosyal toplum kuruluşunda başkanlık yapan Haluk Uğur Dağıstanlı evli ve iki çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

2 Eylül 1966 doğumlu olan Hüseyin Bayraktar lise öğrenimini Adapazarı Ticaret Lisesi'nde tamamlamıştır. 12 yıl bir şirketin yönetciliğini yaptıktan sonra 2004 yılından bu yana kendi işyerinde faaliyete devam etmektedir. Siyasete 2002 yılında köy temsilciliği ile atılan Hüseyin Bayraktar belde yönetim kurulu üyeliği ve ilçe yönetim kurulu üyeliklerinde de yer almıştır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

30 Eylül 1987 Sakarya doğumlu olan Serhat Yavuz Girti , üniversite öğrenimine Kamu Yönetimi öğrencisi olarak hala devam etmektedir. Sakarya'da kendine ait bir işletmede çalışmalarına devam etmektedir.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

15 Mart 1969 Ağrı Eleşkirt doğumlu olan Mehmet Kocabay ilk öğrenimini Ağrı Söğütlü İlkokulu'nda tamamladı. 1981 yılından beri Sakarya Serdivan'da ikamet eden Mehmet Kocabay Hakkari Beytuşebap'ta askerlik görevini yaparken gazi ünvanı aldı. 2009 da Tank Palet Fabrikası'ndan emekli olan Mehmet Kocabay kendi işyerinde çalışmaya devam etmektedir. Evli ve üç çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

1965 yılında Adapazarında doğdu. İlkokulu ve ortaokulu Mithatpaşada okudu. 1983 yılında Ticaret Lisesinden mezun oldu Anadolu Üniversitesi İşletme Fakültesinden mezun oldu. Sakaryada s.m.m.m olarak görev yapmakta, 2 dönemdir Serdivan Belediyesi Meclis Üyeliği yapmaktadır. Evli ve 3 çocuk babasıdır

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

08.04.1981 Sakarya Serdivan doğumlu olan Soner YILDIZ ilk, orta ve lise öğrenimini Sakaryada tamamlamıştır. Sakarya Üniversitesi turizm ve otelcilik mezunudur. Akaryakıt ve Lpg İstasyon İşletmeciliği yapmaktadır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

28 Aralık 1979 Sakarya doğumlu olan Burhan Tan 2001 yılında Sakarya Üniversitesi İnşaat Mühendisliği Bölümü'nden mezun olmuştur. Üç yıl İngiltere'de yaşayıp dil eğitimi görmüştür. Yine yüksek lisansını İngiltere'de Univesity of Surrey Yapı Mühendisliği bölümünde tamamlamıştır. İnşaat malzemeleri ve müteahhitlik alanında faaliyet gösteren bir firmada kendi işini sürdürmekte olan Burhan Tan evli ve bir çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

14 Ağustos 1958 Karakamış doğumlu Ahmet Çalışkan 1976 - 1980 yılları arasında özel bir şirkette argon kaynakçısı olarak çalışmıştır. 1981 yılında Kromel Makina firmasını kuran Ahmet Çalışkan iş hayatına firmasında devam etmektedir. Evli ve iki çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

12 Mayıs 1955 Sakarya Serdivan doğumlu olan Selvet Karaoğlu ilk öğrenimini Kemalpaşa Mahallesi Merkez İlkokulunda tamamladı. Orta öğrenimini 1971 yılında çıraklık okulundan mezun olarak tamamlayan Selvet Karaoğlu 3 dönem Serdivan Belediye Başkan Yardımcısı olarak görev yapmıştır ve hala Serdivan Belediye Başkan Yardımcısı olarak görevine devam etmektedir. Emekli ve üç çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

1956 yılında Adapazarında doğdu. İlkokulu Şeker İlkokulunda okudu. İş hayatına Adapazarı Merkez Belediyesinde başladı. 1996 yılında emekli oldu. 1997 yılında Arabacıalanı Mahalle Muhtarlığına seçildi. 10 yıl muhtarlık yaptı. 2 dönemdir Serdivan Belediyesi Meclis Üyeliği yapmaktadır. Evli ve 2 çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

20 Kasım 1963 yılında Muş Malazgirt doğumlu olan Köksal Saltık 1994 yılında kurmuş oldukları Saltıkoğulları Müt. San. şirketinde yöneti kurulu başkanlığı yapmaktadır. Evli ve üç çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

14 Ekim 1957 Giresun doğumlu olan Dursun Ceylan ilköğrenimini Beşköprü İlkokulu'nda orta ve lise öğrenimini ise Sakarya İmam Hatip Lisesi'nde tamamladı. Beş yıl Almanya'da yaşayan Dursun Ceylan kendi kurmuş oldukları Paletsan Orman Ürünleri şirketinde çalışmalarına devam etmektedir.Evli ve üç çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

1970 yılında Sakarya Akyazı doğumlu Hasan Güzel ilköğrenimini Hakkı Demir İlkokulu'nda orta öğretimini ise Zübeyde Hanım Ortaokulu'nda tamamladı. 1990 yılında askerlik görevini Kırıkkale'de yaptı. Besicilik yapan Hasan güze evli ve beş çocuk babasıdır.

MİLLİYETÇİ HAREKET PARTİSİ

...

MİLLİYETÇİ HAREKET PARTİSİ

02 Ekim 1984 yılında Sakarya doğumlu Ahmet Ziya Akar ilköğrenimini Mustafa Kemal Paşa İlkokulu'nda lise eğitimini ise Figen Sakallıoğlu Anadolu Lisesi'nde tamamladı. Marmara Üniversitesi Hukuk Fakültesi mezunu olan Ahmet Ziya Akar 2007 - 2009 yılları arasında avukatlık stajını ve askerliğini tamamladı. Halen Sakarya Barosu'na bağlı olarak serbest avukatlık görevini icra etmektedir. Evli ve bir çocuk babasıdır.

MİLLİYETÇİ HAREKET PARTİSİ

03 Ekim 1980 Sakarya doğumlu olan Ercüment Berber ilköğrenimini Serdivan İlkokulu , orta öğrenimini Merkez Ortaokulu , liseyi ise Mithatpaşa Lisesi'nde tamamlamıştır. Kütahya Dumlupınar Üniversitesi İnşaat Mühendisliği bölümünden mezun olan Ercüment Berber askerliğini Afyon Hava Meydan Komutanlığı'nda yedek subay olarak yapmıştır. 2003 ten bu yana yapı denetim sektöründe çalışmaktadır. Evli ve iki çocuk babasıdır.

MİLLİYETÇİ HAREKET PARTİSİ

27 Aralık 1961 Sinop Boyabat doğumlu Yusuf Sedat Bıçakçı ilk , orta ve lise öğrenimini Adapazarı'nda tamamlamıştır. Marmara Üniversitesi İşletme Fakültesi'nden mezun olduktan sonra 1980 yılında ticaret hayatına atılmıştır ve halen devam etmektedir. Evli ve iki çocuk babasıdır.

MİLLİYETÇİ HAREKET PARTİSİ

25 Nisan 1966 Sakarya Serdivan doğumlu Yıldıray Başlı ilköğrenimini Kemalpaşa Mah. Merkez İlkokulu'nda, orta öğrenimini Serdivan Ortaokulu'nda tamamladı. Liseyi Serdivan Lisesi'nde bitiren Yıldıray Başlı üniversite eğitimini İ.T.Ü Sakarya Mühendislik Fakültesi İnşaat Mühendisliği Bölümü'nde tamamlamıştır. 1990 yılında askerliğini Edirne'de yedek subay olarak yapmış olan Yıldıray Başlı serbest inşaat mühendisi olarak çalışmaktadır. Evli ve iki çocuk babasıdır.

MİLLİYETÇİ HAREKET PARTİSİ

08 Ocak 1965 Sakarya doğumlu Lütfi Alibasiç ilk ve orta öğrenimini Serdivan'da liseyi Atatürk Lisesi'nde tamamlamıştır. Askerliğini 1987 - 89 yılları arası Eğirdir'de Dağ Komandosu olarak yapmıştır. Evli ve bir çocuk babasıdır.

MİLLİYETÇİ HAREKET PARTİSİ

01 Temmuz 1955 doğumlu Emrullah Kahya lise eğitimini Endüstri Meslek Lisesi'nde tamamlamıştır. Küçük yaşlardan itibaren sporla uğraşan Emrullah Kahya Serdivanspor, Donatımspor ve Demirsporda uzun yıllar oynadıktan sonra Demirspor Teknikdirektörlüğünü üstlenmiştir. TÜVASAŞ'tan 2012 de emekli olan Emrullah Kahya evli ve iki cocuk babasıdır.

BAĞIMSIZ

25 Eylül 1960 Sakarya Serdivan doğumlu İsmail Yanova ilk öğretimini Mithatpaşa İlkokulu'nda tamamlamıştır. 1981 yılında Sarıkamışta askerlik görevini yerine getiren İsmail Yanova emeli , evli ve iki çocuk babasıdır.

BAĞIMSIZ

17 Ocak 1971 Sakarya doğumlu Abdullah Durak ilk öğrenimini Hakkı Demir İlkokulu, orta öğrenimini ise Dr. Nuri Bayar Ortaokulu'nda tamamladı. Güven Kazan San. şirketinde müdürlük görevini üstlenen Abdullah Durak evli ve iki çocuk babasıdır.

Daha fazla okumak için tıklayınız

Encümen Üyeleri

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

15 Mart 1969 Ağrı Eleşkirt doğumlu olan Mehmet Kocabay ilk öğrenimini Ağrı Söğütlü İlkokulu'nda tamamladı. 1981 yılından beri Sakarya Serdivan'da ikamet eden Mehmet Kocabay Hakkari Beytuşebap'ta askerlik görevini yaparken gazi ünvanı aldı. 2009 da Tank Palet Fabrikası'ndan emekli olan Mehmet Kocabay kendi işyerinde çalışmaya devam etmektedir. Evli ve üç çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

20 Kasım 1963 yılında Muş Malazgirt doğumlu olan Köksal Saltık 1994 yılında kurmuş oldukları Saltıkoğulları Müt. San. şirketinde yöneti kurulu başkanlığı yapmaktadır. Evli ve üç çocuk babasıdır.

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ

14 Ekim 1957 Giresun doğumlu olan Dursun Ceylan ilköğrenimini Beşköprü İlkokulu'nda orta ve lise öğrenimini ise Sakarya İmam Hatip Lisesi'nde tamamladı. Beş yıl Almanya'da yaşayan Dursun Ceylan kendi kurmuş oldukları Paletsan Orman Ürünleri şirketinde çalışmalarına devam etmektedir.Evli ve üç çocuk babasıdır.

Daha fazla okumak için tıklayınız

Encümenin Görev ve Yetkileri

1- ENCÜMENİN BAŞLICA GÖREV VE YETKİLER  ŞUNLARDIR

a) Stratejik plân ve yıllık çalışma programı ile bütçe ve kesin hesabı inceleyip belediye meclisine görüş bildirmek.

b) Yıllık çalışma programına alınan işlerle ilgili kamulaştırma kararlarını almak ve uygulamak.

c) Öngörülmeyen giderler ödeneğinin harcama yerlerini belirlemek.

d) Bütçede fonksiyonel sınıflandırmanın ikinci düzeyleri arasında aktarma yapmak.

e) Kanunlarda öngörülen cezaları vermek.

f) Vergi, resim ve harçlar dışında kalan dava konusu olan belediye uyuşmazlıklarının anlaşma ile tasfiyesine karar vermek.

g) Taşınmaz mal satımına, trampasına ve tahsisine ilişkin meclis kararlarını uygulamak; süresi üç yılı geçmemek üzere kiralanmasına karar vermek.

h) Umuma açık yerlerin açılış ve kapanış saatlerini belirlemek.

ı) Diğer kanunlarda belediye encümenine verilen görevleri yerine getirmek.

i) Sözleşmeli ve işçi statüsünde çalışanlar hariç belediye memurlarına, başarı durumlarına göre toplam memur sayısının yüzde onunu ve Devlet memurlarına uygulanan aylık katsayının (20.000) gösterge rakamı ile çarpımı sonucu bulunacak miktarı geçmemek üzere, hastalık ve yıllık izinleri dâhil olmak üzere, çalıştıkları sürelerle orantılı olarak yılda en fazla iki kez ikramiye ödenmesi için karar almak.

2- 5393 SAYILI BELEDİYE KANUNU DIŞIONDAKİ KANUN VE İLGİLİ MEVZUATA GÖRE ENCÜMENİN DİĞER GÖREVLERİ

a) İmar uygulamaları ve imar para cezaları ile ilgili karar almak (Boğaziçi Kanunu, İmar Kanunu ve 5216 sayılı Kanun’un 11. maddesi)

b) Yıkım kararlarını vermek (2960 sayılı Boğaziçi Kanunu, 5216 s.Kanun m.11)

c) Gecekondu tasfiye ve enkaz bedeli ödenmesine dair karar almak (2981 s.Kanun)

d) Yüksek Disiplin Kurulu sıfatıyla Devlet Memurluğundan çıkartılma tekliflerini karara bağlamak

e) Hallerde yer tahsisi ve iptalleri ile ilgili karar vermek

f) Dilencilik suretiyle elde edilen paranın mülkiyetin kamuya geçirilmesine karar vermek (5326 s.Kanun m.33)

3- İHALE İŞLERİ

Belediye Encümeni 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’nun 13.maddesine göre, 2886 sayılı Kanun’a istinaden gerçekleştirilen ve Belediye Bütçesinden ödenek (harcama) gerektirmeyen ihalelerde “İhale Komisyonu” görevini yürütmeye devam etmektedir. (Kiraya verme, satış, kat karşılığı, mülkiyetin gayri ayni hak tesisi vb.)

Daha fazla okumak için tıklayınız

Organizasyon Şeması

Uploaded Image

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü

MÜDÜR

İbrahim Doğan

Telefon : 444 54 50 - 1151/1152

E-Mail : insankaynaklari@serdivan.bel.tr

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

MADDE 1:

Bu yönetmeliğin amacı, Serdivan Belediye Başkanlığı Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kurulu, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütmesini sağlamaktır.

Kapsam

MADDE 2:

Bu yönetmelik Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün görev, çalışma, usul, esas ve yöntemleri ile sorumlu personelin yetki ve sorumluluklarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3:

Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanununun Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün 20.02.2015 tarih ve 2015/8 nolu genelgesi işe yürürlükteki diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4:

Bu yönetmelikte ifade edilen;

  • Başkan :Serdivan Belediye Başkanını,
  • Belediye :Serdivan Belediye Başkanlığını, 
  • Başkan Yardımcısı :Serdivan Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün bağlı olduğu                                       ilgili Başkan Yardımcısını,
  • Belediye Meclisi :Serdivan Belediye Meclisini,
  • Müdürlük :Serdivan Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü,
  • Müdür :Serdivan Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürünü,
  • Şef :Serdivan Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğünde kadrolu şefi,
  • Personel :Serdivan Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğü bünyesinde                                             çalışan tüm personeli ifade eder.
  • MBS :Muhtarlık Bilgi Sistemi

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Personel ve Müdürlüğün Görevleri

 

Kuruluş

MADDE 5:

Serdivan Belediye Başkanlığı Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” hükümlerine dayanarak Belediye Meclisinin 04.05.2015 tarih ve 41 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

Teşkilat

MADDE 6:

  1. Müdürlüğün personel yapısı aşağıdaki gibidir.
  • Müdür
  • Muhtar Bilgi Sistemi Koordinatörlüğü
  • Kalem Şefliği
  1. Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Teşkilat yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
  • Müdür
  • Şef
  • Memurlar
  • İşçiler
  • Sözleşmeli Memurlar
  • Diğer Personel

 

Bağlılık

MADDE 7:

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

 

 

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

 

Müdürlüğün görevi

MADDE 8:

  1. Başkanlık Makamı ile Muhtarlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak.
  2. İçişleri Bakanlığı tarafından muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
  3. MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb.) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçlarını en geç 15 gün içerisinde cevaplanmasını sağlamak.
  4. MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikayet, öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutmak, raporlamak ve başkanlığa sunmak.
  5. Serdivan İlçesindeki mahallelerde Serdivan Belediyesinin hizmetlerinin yeterliliği ve vatandaşların beklentileri ile ilgili belli periyotlar da anketler yapmak, sonuçlarını analiz etmek ve raporları ilgili Başkan Yardımcısı aracılığı ile Belediye Başkanına iletmek.
  6. Muhtarlarla belli zamanlarda mahalle bazlı hizmetlerin değerlendirmesi için toplantı düzenlemek.
  7. Belediyemiz Müdürlükleri tarafından yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasını sağlamak, ilgili müdürlükler de mahalle bazlı raporlama ve arşiv oluşturulmasını sağlamak.
  8. Gerek Muhtarlıklar vasıtası ile gelen şikayet veya öneriler, gerekse ilçe genelinde yapılan anket sonuçlarına göre karşılaşılan sorunlar ile ilgili çözüm önerilerinde bulunmak.
  9. Stratejik Planlamaya uygun bütçe hazırlamak ve ekonomik şekilde kullanmayı sağlamak.
  10. Yürüttüğü işler ile ilgili düzenli olarak veri toplamak, değerlendirmek, rapor hazırlamak ve bu doğrultuda uygulanan sistemleri yönetilmesine yönelik iş ve işlemleri yürütmek.
  11. Muhtarlarla ilgili oluşturulan projeler, teknik detay ve çizimler doğrultusunda Kamu İhale Mevzuatına göre işleri yürütmek.
  12. Muhtarların bilgilerini tutmak.
  13. Muhtarlardan gelen taleplerin 5393 sayılı yasa ve ilgili mevzuata istinaden, taleplerin karşılanmasını sağlamak.

 

 

 

Müdürlük yetkisi

MADDE 9:

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün sorumluluğu

MADDE 10:

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 11:

  1. Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
  2. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir.
  3. “Müdürlüğün Görevleri” kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar.
  4. Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir.
  5. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
  6. Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlar.
  7. Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar.
  8. Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllık Faaliyet Raporu” nu hazırlar.
  9. Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili “hizmet standartları” belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alır, süreç iyileşmesi yapar.
  10. Faaliyet alanıyla ilgili vatandaş memnuniyeti ölçümleri yapar.
  11. Müdürlüğün mevcut dosya, evrak ve diğer bilgilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce belirlenen “Standart Dosya Planı” formatına uygun olarak düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlar. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışır.
  12. İş süreçlerinin iyileştirmesine yönelik çalışmalar yapar.
  13. Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek, eğitim almalarını sağlar.
  14. Mesai saatlerinin etkin/verimli kullanılması ve birim personelinin uyum içinde çalışmasını sağlar.
  15. Birimi ile ilgili faaliyet raporlarının periyodik olarak hazırlanması ve Başkanlığa sunulmasını sağlar.
  16. Birim personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirler, görevli personelin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirir.
  17. Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.

 

 

 

Muhtar Bilgi Sistemi Koordinatörünün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 12:

  1. İçişleri Bakanlığı tarafından muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ'nin koordinasyonunu sağlar.
  2. MBS aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlar.
  3. Müdürlükler tarafından yapılacak geri dönüşlerin MBS talep, şikayet, öneri ve isteğinin tam karşılığı olup olmadığını sorgular, sonuçların etkinliğini denetler ve iyileştirilmesini sağlar.
  4. MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlar ve sonuçların uygunluğunu denetler.
  5. MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikayet, öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutar, raporlar ve müdüre sunar.
  6. Özellikle karşılanamayan taleplerle ilgili gerekçe raporları oluşturur.

 

Kalem Şefliğinin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 13:

  1. Görevi gereği Müdür tarafından kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar.
  2. Müdürlükte “Standart Dosya Planı” “nın eksiksiz ve mevzuata uygun yürütülmesini sağlar.
  3. Müdürüyle birlikte Birim Arşivi oluşturur. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre mevcut dosyaların “Saklanma Planı”nı oluşturur ve takibini yapar. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışır.
  4. Müdürlüğe gelen-giden evrakların kayıtlarını tutar, yazışmaları hazırlar.
  5. Büro personeli, Müdür ve Müdürün Yetkili kıldığı kişiler tarafından verilen diğer işleri yapar.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetleri İcrası

 

Görevin alınması

MADDE 14:

Kalem memurları dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve

tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

 

Görevin planlanması

MADDE 15:

Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

Görevin yürütülmesi

MADDE 16:

Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

 

Müdürlük birimleri arasında işbirliği

MADDE 17:

  1. Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
  2. Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra Müdüre iletilir.
  3. Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
  4. Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon

MADDE 18:

  1. Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
  2. Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

 

 

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

 

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem

MADDE 19:

  1. Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
  2. Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

 

Arşivleme ve dosyalama

MADDE 20:

  1. Müdürlük tarafından yapılan tüm yazışmaların birer paraflı nüshası konusuna göre “Standart Dosya Planı”na uygun olarak muhafaza edilir.
  2. Müdürlükte üretilen ve müdürlüğe gelen evrak ve belgeler Standart Dosya Planına göre sınıflandırılır ve dosyalama yapılır.
  3. İşlemi biten evraklar “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” e uygun olarak arşive kaldırılır. İlgili Müdürlük muhafazasını sağlar.

 

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

 

Denetim ve disiplin hükümleri

MADDE21:

  1. Muhtarlık İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
  2. Muhtarlık İşleri Müdürü 1.Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
  3. Muhtarlık İşleri Müdürlüğünce çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.

 

 

 

 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

MADDE 22:

İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 23:

Bu Yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ve Belediyenin (www.serdivan.bel.tr) web sitesinde yayımlanması ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 24:

Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

Daha fazla okumak için tıklayınız